ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранения или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Все документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть имеющихся документов несет информацию, имеющую разовое значение. После использования такого рода документов к ним больше не возвращаются. Часть документов содержит информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. И, наконец, отдельную группу документов, составляют документы, содержащие ценную в научных и практических целях информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы определяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй этап экспертизы ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

Третий этап — этап уточнения ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государствен- ный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер. В состав экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) входит также представитель государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Экспертиза ценности документов облегчается делением их на три группы:

1) основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

  • 2) оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности снабжению и быту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов, устанавливаются временные сроки хранения;
  • 3) документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.д.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, в фирме или в организации долговременно.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждения документов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности.

В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:

  • • постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;
  • • длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
  • • временного хранения (до 10 лет);
  • • подлежащие уничтожению в связи с истекшими сроками хранения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные для уничтожения, составляют акт. Форма актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается ЭК, которая назначается приказом руководителя предприятия. Рекомендуемый примерный состав ЭК: заместитель директора (главный бухгалтер); ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива); секретарь- референт.

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г. В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет и постоянно. При исчислении сроков хранения учитываются только годы; день и месяц составления документа значения не имеет.

В результате работы ЭК документы подразделяются на три группы:

  • • документы, передаваемые в архив (со сроком хранения свыше десяти лет);
  • • документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения до десяти лет включительно);
  • • документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

К документам, передаваемым в архив, относятся:

  • • устав, учредительный договор, решение о создании общества;
  • • свидетельство о государственной регистрации;
  • • документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
  • • положение о филиалах или представительствах общества;
  • • годовые финансовые отчеты;
  • • документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления;
  • • протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов;
  • • списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций;
  • • акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля;
  • • внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом;
  • • документы по личному составу предприятия;

• другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров.

Документы по личному составу хранятся 75 лет, руководителей предприятия — постоянно.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >