Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления

Подготовка дел к передаче в архив

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

  • • расположить документы в деле в хронологическом порядке, если таковой не соблюдался в процессе формирования дела;
  • • произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
  • • подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
  • • на наиболее важные документы составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
  • • переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
  • • дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:

  • • по основной деятельности;
  • • по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи:

  • • опись № 1 (дел по основной деятельности);
  • • опись № 2 (дел по личному составу).

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел. Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы