Описание функциональности системы Business Studio

Система бизнес-моделирования Business Studio разработана специально для поддержки полного цикла создания эффективной системы управления компанией: «Проектирование - Внедрение - Контроль - Анализ», позволяя решать следующие задачи (см. Рис. 11.5).

Задачи, решаемые Business Studio

Рис. 11.5. Задачи, решаемые Business Studio

1. Формализация стратегии

Цели, которые ставит перед компанией собственник, являются отправной точкой для формирования стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают руководители и сотрудники компании. Описывая стратегию в упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления и реализации стратегии является система сбалансированных показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Р. Капланом и Д. Нортоном.

Business Studio позволяет компаниям быстро провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей, разработать показатели достижения этих целей. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Можно назначить сотрудников, которые будут иметь право на контроль значений конкретного показателя, а также определить лицо, ответственное за внесение значений.

Бизнес-модели, которые получаются в результате формализации стратегии банка в Business Studio, представлены в Главе 1 и 3 книги.

2. Проектирование бизнес-процессов

Имея формализованную стратегию, можно приступить к проектированию бизнес-процессов компании, то есть определить ту деятельность, которую сотрудники компании должны осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Business Studio позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain).

Нотацию IDEFO целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процесс, Процедура и ЕРС - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

В соответствии с процессным подходом для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает максимально комфортную работу бизнес-аналитика от начала проектирования до выпуска регламентирующей документации.

Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей эффективности (KPI). В качестве KPI можно использовать показатели из сбалансированной системы показателей или создать новые.

Правила выполнения бизнес-процессов автоматически фиксируются в документах «Регламент бизнес-процесса».

Бизнес-модели, которые получаются в результате описания и оптимизации бизнес-процессов банка в Business Studio, представлены в Главе 1 и 4 книги.

3. Проектирование организационной структуры Организационная структура является результатом распределения

обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании. Параллельно или после проектирования бизнес- процессов Business Studio, позволяет сформировать иерархическую организационную структуру. Начиная с версии 3.5, Business Studio поддерживает создание оргструктуры не только в справочнике, но и непосредственно с помощью оргдиаграммы.

Место подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности деятельности автоматически фиксируются в документе «Положение о подразделении». Для сотрудников такими документами являются Должностные инструкции.

Сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении - наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос. Business Studio на основе информации о занятости сотрудника в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности для формирования штатного расписания. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму организационной структуры, а также в Положение о подразделении.

Бизнес-модели, которые получаются в результате описания и оптимизации оргструктуры банка в Business Studio, представлены в Главе 1 и 5 книги.

4. Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ

Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов - большим временем выполнения или высокими затратами. Business Studio позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов, используя методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА).

Business Studio обеспечивает имитацию выполнения процесса или группы процессов в условиях, максимально приближенных к реальным. В результате проведения имитационного моделирования и ФСА можно:

? оценить средние значения и разброс ключевых параметров процесса;

  • ? найти самые затратные или самые длительные процессы;
  • ? найти «бутылочные горлышки» - перегруженные ресурсы, к которым постоянно выстраивается очередь операций, в результате чего они задерживают выполнение всех процессов;
  • ? получить рекомендацию о необходимом количестве ресурсов;
  • ? найти ресурсы с низкой загрузкой;
  • ? проанализировать производство и потребление материальных ресурсов.

Если полученные значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, можно провести анализ «Что, если?». Для этого необходимо перепроектировать процессы или добавить ресурсы и снова провести имитацию. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес-аналитику остается только выбрать версию процесса с наилучшими показателями.

5. Разработка ТЗ на внедрение информационных систем

На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес- процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально повысить скорость передачи информации между исполнителями, снизить время выполнения операций, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.

Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) - обеспечить наилучшее соответствие применяемых систем бизнес- процессам компании. Business Studio позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр функций информационных систем, указать функции информационных систем, поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не реализованы или отсутствуют в ИС, получают специальный признак.

Вся информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе «Техническое задание на создание информационной системы». Оно включает в себя следующие разделы:

  • 1. Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации, используемые в них функции ИС.
  • 2. Перечень необходимой функциональности ИС.
  • 3. Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС.
  • 4. Перечень отчетов, которые должны формироваться ИС.

Техническое задание при необходимости дополняется другими разделами и передается ИТ-службе.

6. Формирование регламентирующей документации

Важным шагом в цикле проектирования системы управления является выпуск пакета регламентирующей документации.

Чем больше регламентирована деятельность сотрудников, тем меньше неприятных неожиданностей ожидает руководителя. Business Studio позволяет кардинально снизить трудоемкость этой работы. Она автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации:

  • ? регламенты бизнес-процессов и процедур;
  • ? положения о подразделениях;
  • ? должностные инструкции;
  • ? описание документооборота.

Документы формируются на основе спроектированных бизнес- процессов и организационной структуры. Любое изменение в бизнес- моделях ведет за собой внесение изменений в те регламентирующие документы, которые эти изменения затрагивают. Благодаря этому весь комплект документации поддерживается в актуальном состоянии. Business Studio для формирования документов использует стандартизированные шаблоны, поэтому формирование документации автоматически происходит в едином стандарте предприятия.

Каждая компания может использовать свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя Мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или создать новые отчеты и документы.

7. Доведение документации до сотрудников

Даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. Поэтому необходимо доведение нужной информации до конкретных сотрудников, как для формального ознакомления под роспись, так и для обеспечения реальной деятельности. Сотрудник должен знать свои обязанности и права и получать эти знания с минимальными затратами времени и сил. Для обеспечения эффективного доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:

  • ? Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия.
  • ? HTML-навигатор - версия пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-навигатор позволяет быстро переходить к необходимому документу и проводить анализ информации благодаря поддержке гиперссылок.

Система управления современного предприятия является динамичной, постоянно развивающейся. После ее изменений Business Studio предоставляет возможность быстро обновить как печатный пакет документов, так и HTML-навигатор. В результате работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.

8. Контроль показателей

Сбор и контроль значений показателей позволяет компании понять, в правильном ли направлении она движется на пути реализации стратегии и какова эффективность ее бизнес-процессов. Как правило, основная проблема, с которой сталкиваются предприятия, решившие внедрить у себя методологию сбалансированной системы показателей, заключается в обеспечении ССП актуальными данными и поддержке ее в рабочем состоянии.

Business Studio обеспечивает своевременный сбор значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников двумя способами:

  • ? Кокпит. Позволяет пользователям вносить значения показателей непосредственно в базу данных. Для предотвращения несанкционированного изменения значений показателя и для обеспечения конфиденциальности Business Studio поддерживает возможность назначить пользователям права для работы только со своими показателями.
  • ? Файлы Microsoft Excel.

Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате Microsoft Excel по электронной почте, а затем загружает заполненные отчеты в свою базу данных. Кроме того, есть возможность загружать и отчеты, созданные внешней информационной системой.

Контроль значений КР1 также реализован двумя способами.

Используя кокпит, руководитель в реальном времени может наглядно увидеть текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании.

Руководителю показывается тренд показателя, то есть рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом. Для периодического просмотра значений KPI используется HTML-навигатор, в который включены специальные отчеты.

Контроль показателей в Business Studio

Рис. 11.6. Контроль показателей в Business Studio

9. Анализ показателей

Разумеется, своевременно узнать об отклонениях - это очень важно. Но еще важнее провести анализ каждого отклонения. Кокпит Business Studio предоставляет и возможность проведения оперативного анализа по каждому из показателей. Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти среди показателей, участвующих в расчете, тот, который вызвал отклонение или тревожное состояние, после чего приступать к выработке управляющего воздействия.

Еще один вид аналитики, реализованный в кокпите, - это анализ показателей в динамике. Г рафики показывают состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных для периодов границ нормальных и тревожных значений. Наглядное представление трендов показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде или требуется принять предупредительные меры.

10. Возможности по внедрению стандартов ISO

Внедрение стандартов ISO дает гарантию получения и использования лучших мировых принципов управления. Business Studio позволяет компании разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других).

В соответствии с этими стандартами система управления должна основываться на процессном подходе, постоянно улучшаться и удовлетворять ряду других требований. Business Studio реализует эти принципы, позволяя:

  • ? установить требования и ожидания потребителей и других заинтересованных сторон;
  • ? разработать цели в области качества;
  • ? описать процессы, выполнение которых будет направлено на достижение поставленных целей, и определить ответственных за их выполнение;
  • ? измерить результативность и эффективность процессов;
  • ? контролировать состояние процессов при помощи контрольных карт;
  • ? спланировать проведение внутренних аудитов, собрать информацию о возникающих несоответствиях, проанализировать их и разработать корректирующие и предупреждающие мероприятия;
  • ? сформировать Матрицы ответственности, Руководство по качеству и другую регламентирующую документацию и поддерживать ее в актуальном состоянии.
  • 11. Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения Одним из принципов стандартов ISO является постоянное улучшение системы управления. Для этого необходимо проводить систематический анализ несоответствий, их последствий, а также причин возникновения. Это позволит оперативно выявлять недостатки, их причины, возможности улучшений, а также планировать изменения и отслеживать их эффективность.

Business Studio предоставляет широкие возможности для проведения такого анализа, включая:

  • ? описание связи несоответствия с его последствиями и причинами при помощи диаграммы Исикавы, что существенно облегчает понимание проблемы;
  • ? оценку значимости и ранжирование последствий несоответствия, а также оценку частоты возникновения и вероятности обнаружения причин несоответствия;
  • ? ранжирование причин, разработку мероприятий по их устранению и повторную оценку после проведения мероприятий;
  • ? формирование документации по результатам анализа.

Таким образом, проведение анализа с применением диаграммы Исикавы позволяет глубоко изучить проблему, выявить возможные причины ее возникновения, спланировать мероприятия по их устранению.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >