Основные понятия Excel

При запуске Excel без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание нового документа под названием Книга 1.

Рабочая книга — это совокупность рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле. В каждом файле может размещаться одна книга. По умолчанию в каждой книге находится три листа. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц, ярлычки активного листа выделяются цветом, а надпись полужирным текстом. Строки нумеруются числами, а столбцы латинскими буквами. Заголовок столбца или строки служит не только для обозначения, но и для изменения.

В старых версиях Excel в рабочем листе было 65 535 строк и 255 столбцов. Рабочий лист Excel 2007 имеет 16,4 тыс. столбцов и более 1 млн строк.

Ячейка — область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки; это наименьшая структурная единица на рабочем листе. Формат и размеры ячеек можно изменить с помощью мыши или команд меню. Каждая ячейка имеет адрес, который используется при ссылке на ячейку, например: Al, АВ2.

Окно Рабочего листа на вкладке Главная

Рис. 2.17. Окно Рабочего листа на вкладке Главная

Ссылка — способ указания адреса. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке Функция. Адреса ячеек могут быть относительными и абсолютными, ячейки могут иметь собственные имена. Блок может состоять из одной ячейки, строки или ее части, столбца или его части, а также последовательности строк и столбцов. Блок ячеек может быть выделен с помощью мыши, а также непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов. Для отмены выделения есть команда «Разгруппировать листы».

Относительным адресом называется обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки. Ссылки на диапазон ячеек состоят из адреса ячейки в левом верхнем углу, двоеточия и адреса ячейки в правом нижнем углу. Для обозначения адреса ячейки с указанием адреса листа необходимо ввести: Лист 2! 15 или [Книга 1] Лист 2! В5. При копировании формул в Excel действует правило относительной адресации ячеек. Табличный процессор автоматически смещает адрес (в соответствии с относительным расположением исходной ячейки). Если же ссылка на ячейку не должна изменяться при копировании, то вводят абсолютный адрес ячейки.

Абсолютная ссылка создается из относительной путем вставки знака доллара перед заголовком столбца и номером строки ($А$4).

Смешанный адрес — это адрес, постоянным в котором является только один из компонентов ($А1, А$1). Изменение типа ссылки для редактирования адреса производится с помощью клавиши F4. Удобен способ ссылки на адрес ячейки путем присвоения ей произвольного имени. Имена используют в формулах вместо адресов.

Имена — это абсолютные ссылки. Собственными именами можно обозначить постоянные величины, коэффициенты и т. д. Присвоить имя ячейки можно с помощью команд Формулы —» Присвоить имя, а также используя Поле имени или клавиши Ctrl+F3. Если присвоить имя из текста, то нужно задать команды Формулы —» Создать из выделенного фрагмента. Для быстрого перехода к ячейкам, которым присвоены имена, используют клавишу F5 и переходят к нужному в раскрывающемся окне Поле имен.

По правилам имя не может начинаться с цифры и не должно быть похоже на адрес ячейки, нельзя использовать пробелы — только символ подчеркивания (Доходы_за_2004), длина имени должна быть не более 255 символов. Имена листов должны содержать не более 31 символа, их нельзя заключать в квадратные скобки, не допускается использование знаков «;», «/», «», «?», «*».

Типы данных: текст, число, дата, формула, функция.

Функции — это программы с уникальными именами, для которых пользователь должен задать аргументы. Все функции имеют одинаковый формат записи и включают ИМЯ ФУНКЦИИ (ПЕРЕЧЕНЬ АРГУМЕНТОВ).

Для облегчения работы с вложенными функциями используется Мастер функций (рис. 2.18). Имеется 12 категорий встроенных функций: математические; статистические; ссылки и массивы, инженерные; даты и времени; финансовые; логические; текстовые; работа с БД; проверка свойств и значений; определенные пользователем; аналитические.

Из новых функций следует выделить: СУММЕСЛИМН и СЧЕ- ТЕСЛИМН — работают аналогично классическим функциям СУМ- МЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИ, но умеют проверять не одно, а несколько условий (до 128); СРЗНАЧЕСЛИМН — аналогична двум предыдущим, но считает не сумму, а среднее арифметическое; ЕСЛИОШИБКА (рис. 2.19) — выдает одно значение, если значение в ячейке ошибочное, и другое, если правильное. Раньше приходилось при помощи

Мастер функций в Excel 2007

Рис. 2.18. Мастер функций в Excel 2007

Функция ЕСЛИОШИБКА в Excel 2007

Рис. 2.19. Функция ЕСЛИОШИБКА в Excel 2007

функций ЕОШ, ЕНД и им подобных проверять разные типы ошибок по отдельности, теперь же все стало проще.

Кроме того, теперь при вводе функций с клавиатуры появляется подсказка — выбор вариантов.

Формулой в электронных таблицах называют арифметические и/ или логические операции, начинающиеся со знака «=». Формулы могут содержать константу числа и текст в кавычках, ссылки на ячейки, знаки арифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки, закладки и т. д.

Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно.

Имена функций можно набирать на любом регистре, а формулы только на верхнем. Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определен первым символом, который трактуется как команда переключения режима.

Режимы работы Excel: готовность ввода данных; редактирование (F2); командный (F10).

Для разделения строк в ячейке используются клавиши Alt+Enter.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >