Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Базовые и прикладные информационные технологии

Инструментальные средства автоматизации офиса

Выработка эффективных решений — основная цель автоматизации офиса, которая может быть достигнута при оснащении специалистов офиса современными инструментами работы. Поэтому результатом автоматизации офиса фирмы является создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) для всех сотрудников: менеджеров и других специалистов. Процессы, выполняемые в офисе, должны быть автоматизированы. Офис должен быть снабжен компьютерами и сетевым оборудованием, современным телекоммуникационным оборудованием, средствами связи, принтерами, ксероксами и др.

В состав комплекса технических средств современного офиса входят следующие средства:

  • 1) компьютерной техники — составляют базис комплекса технических средств офиса и предназначены для обработки и преобразования различных видов информации в документообороте офиса;
  • 2) коммуникационной техники — обеспечивают передачу информации и обмен данными с внешней средой;
  • 3) организационной техники — используются для механизации и автоматизации различных видов управленческой деятельности.

Специалистам, ответственным за создание оптимального автоматизированного офиса, следует хорошо знать:

  • • классификацию компьютеров и периферийных устройств по назначению и функциям;
  • • средства (телефонные, компьютерные и др.) административно-управленческой связи:
    • — передатчики и приемники информации;
    • — каналы связи и их классификацию по физической природе (механические, акустические, оптические, электрические), по форме представления передаваемой информации (аналоговые и дискретные), по пропускной способности (низкоскоростные, среднескоростные, высокоскоростные);
  • • средства организационной техники, используемые в кабинетах организации (персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговая система, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционная аппаратура, адресовальная машина, маркировальная машина, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машина для ликвидации документов, конвертовскрывающая машина, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейфы, тележки, пневмопочта и др.).

Основная проблема создания в офисах безбумажной технологии — ввод исходных данных в электронном виде. Эта проблема в настоящее время решается путем перевода бумажных документов в электронный вид с помощью сканеров.

Сканирование — технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Существуют разные виды сканеров: ручные, листовые, планшетные, барабанные, сканеры форм, штрих-сканеры и др. В их основе лежит один и тот же принцип: документ освещается светом от специального источника, а отраженный свет воспринимается светочувствительным элементом. Минимальный элемент интерпретируется сканером как цветная или серая точка. В результате сканирования документа создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Количество точек (пикселей) определяется как размером изображения, так и разрешающей способностью сканера.

Проблема автоматического распознавания созданного текста сложная и решается с помощью специальных программных средств. Появились специальные программы, распознающие разные шрифты и даже рукописный текст. В нашей стране наиболее распространены программы распознавания текста на русском языке — Fine Reader (компании ABBYY Software) и CuneiForm.

В качестве программного обеспечения офисной техники используют офисные пакеты — комплексы программ, решающих основные задачи делопроизводства: подготовку документов, выполнение подсчетов, презентации, ведение переписки и организацию работы, СУБД, справочные системы и оболочки АИС, программы обработки графической информации, среды разработки.

В офисе, как правило, используются также стандартные программные продукты: текстовый и табличный процессоры, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, аудио- и видеотекст, а также специализированные программы управленческой деятельности — ведения документов и контроля.

На рынке программного обеспечения имеется широкий выбор офисных автоматизированных технологий, позволяющих организовать АРМ для сотрудников офиса, построенных в основном по технологии «клиент—сервер».

Автоматизация работы офиса осуществляется в едином информационном пространстве, представляющем собой универсальную БД, содержащую всю оперативную и накопленную за время работы фирмы информацию. БД концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы и из внешнего окружения фирмы.

Текстовый и табличный процессоры, предназначенные для создания и обработки текстовых и табличных документов, дают возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

E-mail, аудиопочта, электронный календарь компьютерные конференции и телеконференции, факсимильная связь — непременные средства каждого офиса.

В качестве примера приведем систему «Умный офис» компании DomSystems по автоматизации офисов, гостиниц, апартаментов, отдельных зон руководителя или переговорных комнат. Общая цель автоматизации — объединение всей инженерии в единую систему, а также создание простого и удобного управления как отдельным помещением, так и зданием в целом. Данная система позволяет создать максимально эффективные и комфортные условия работы, обеспечить безопасность сотрудников; предоставляет возможность комплексного управления техническими ресурсами и системами жизнеобеспечения. Интеллектуальные устройства регулируют параметры освещенности, температурный режим, настраивают видео- и аудиоаппаратуру, ограничивают допуск лиц в отдельные помещения и на территорию здания, обеспечивают проведение презентаций, видеоконференций.

Все функции настраиваются вручную и поддерживаются в автоматическом режиме. Пользователь может следить за работой всего офиса. На специальные сенсорные видеопанели выводится план помещений, окружающей территории, данные видеокамер.

Управлять системами автоматизации можно с помощью:

  • • панелей управления — кнопочных, сенсорных, стационарных или переносных;
  • • компьютерной сети: локальной офисной или через Интернет.

Для простоты управления предусматривается набор типовых сценариев с предустановленными настройками. Например, сценарий «Все отсутствуют» переводит устройства в энергосберегающий режим, отключает электропитание, оставляя только дежурные устройства и охранные системы. В соответствии с данным сценарием «Умный офис» контролирует инженерные и коммуникационные системы, предотвращает попытки несанкционированного доступа в помещения. Обо всех чрезвычайных или аварийных ситуациях системы автоматизации мгновенно оповещают руководство (телефонным звонком, SMS-сообщением) или специальные службы (пожарную охрану, полицию).

Автоматизация позволяет многозонально перераспределять видео- и аудиосигналы. Аппаратура устанавливается в одном помещении, во все остальные выводятся динамики и мониторы. Режим «Мультирум» позволяет:

• включать любой источник сигнала, дублировать его по зонам офиса, регулировать громкость;

  • • транслировать любые голосовые сообщения по заданным направлениям;
  • • подключать системы общего оповещения об аварийных ситуациях;
  • • работать по сценариям, например выключать музыку при поступлении телефонных звонков.

Климат-контроль. Системы автоматизация офиса позволяют поддерживать и изменять температурный режим, регулировать влажность и циркуляцию воздуха; обеспечивают управление дополнительными устройствами: кондиционерами, оборудованием приточно-вытяжной вентиляцией, отоплением. Четкую работу системы обеспечивают датчики, фиксирующие состояние климата в офисе. Системы автоматизации управления климатом позволяют:

  • • осуществлять подогрев или охлаждение помещений до заданной температуры;
  • • поддерживать установленный температурный режим;
  • • настраивать работу системы в экономичном режиме;
  • • получать оповещение в случае протечки воды или превышения давления в трубах.

Управление освещением. Автоматизация офиса позволяет эффективно управлять световыми ресурсами. Средства автоматизации «Умного офиса» (наружные и внутренние датчики и таймеры) осуществляют:

  • • включение или выключение света из любого помещения, регулирование яркости свечения ламп;
  • • воспроизведение световых сценариев в зависимости от присутствия людей в помещении или времени года;
  • • работу оборудования в энергосберегающем режиме.

Функции автоматизации позволяют сокращать энергопотребление, обеспечивают интеллектуальное управление источниками освещения, эффективно перераспределяя электроэнергию в пользу наиболее нагруженного оборудования.

Преимущества автоматизации офиса:

  • • контроль текущего состояния — в любое время можно вывести на экран специальной сенсорной панели или компьютер схему расположения здания, на котором будет отображена вся информация о состоянии здания;
  • • комфорт и удобство управления — интеллектуальные системы с помощью дистанционных пультов и сенсорных панелей позволяют удобно и легко управлять зданием. Немаловажна возможность сценарного управления, т. е. нажатием одной кнопки можно запустить заранее прописанный сценарий;
  • • эстетичность и сочетание с выбранным дизайном — количество электрической проводки значительно уменьшается, а сценарные выключатели сводят к минимуму количество точечных выключателей.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 5. Изучение документооборота в системе электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ДЕЛО»

Для получения практических навыков работы в системе электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ДЕЛО» рекомендуется выполнить следующую работу.

Содержание работы:

  • 1. Изучить средства автоматизации документооборота в системе электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ДЕЛО» и правила работы с ними, указанные в методических указаниях.
  • 2. Изучить комплекс техники, правила работы с ней и используемое программное обеспечение в конкретном офисе.
  • 3. Приобрести навыки работы с системой электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО».
  • 4. Ответить на контрольные вопросы.

Методические указания:

«ДЕЛО» — система компании ЭОС, которая обеспечивает автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение электронного документооборота в организации. Система способна обеспечить электронный документооборот любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба. В настоящее время система «ДЕЛО» — самая распространенная в России, фактически являющаяся отраслевым стандартом. СЭД «ДЕЛО» позволяет плавно и без риска перейти от бумажного делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами.

Установку и настройку (в том числе силами заказчика) СЭД «ДЕЛО» можно осуществить достаточно легко и быстро. Важны короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию и возможность самостоятельного внедрения.

СЭД «ДЕЛО» поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрацию, контроль исполнения, маршрутизацию, различные отчеты, удобный поиск. Система может обеспечить и автоматизацию работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое, работает также с обращениями граждан. Структура системы включает модули: «Документы», «Отчеты», «Пользователи», «Справочники» (рис. 4.7).

Структура СЭД «ДЕЛО»

Рис. 4.7. Структура СЭД «ДЕЛО»

СЭД «ДЕЛО» выполняет различные функции:

  • доступ с мобильных устройств практически ко всем возможностям системы;
  • канцелярия — регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации;
  • подготовка исходящей корреспонденции — сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и пр. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту);
  • поручения — создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений;
  • контроль исполнения поручений — просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений;
  • согласование — гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;
  • бизнес-процессы — документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию — от регистрации до подписания документа;
  • организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах',
  • оповещения и уведомления — рассылка информационных сообщений и напоминаний по различным событиям системы; настройка необходимых для сотрудников оповещений и уведомлений;
  • сканирование, в том числе поточное, — перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов;
  • создание отчетов — подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов;
  • веб-доступ — полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск;
  • электронная подпись — подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет);
  • юридически значимый документооборот предприятия — решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров;
  • протоколы — просмотр всех действий, совершенных в системе;
  • интеграция — описанная структура системы.

В окне выбора опций (рис. 4.8) системы можно выбрать для работы определенную опцию.

Окно выбора опций СЭД «ДЕЛО»

Рис. 4.8. Окно выбора опций СЭД «ДЕЛО»

«ДЕЛО» имеет следующие подсистемы:

  • • «Мобильный кабинет» — универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетных компьютеров, смартфонов, коммуникаторов, мобильных телефонов и т. п.);
  • • «АРМ Руководителя» (рис. 4.9) — удобная и наглядная работа с электронными документами в любом месте и в любое время с помощью планшетного компьютера или ноутбука;
  • • «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ) — организация полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах;
  • • «Информер» — отдельно лицензируемая система информирования пользователя, альтернатива входящего в коробочную версию «Оповещателя кабинетов». В зависимости от настроек этот модуль информирует пользователя о ряде событий в его кабинете;

«Юридически значимый документооборот предприятия» — решение с применением криптографического комплекса, обеспечивающее полноценную работу с юридически значимыми электронными документами. В случае необходимости придания юридической значимости электронному документообороту данное решение может быть внедрено как при разворачивании СЭД, так и в уже работающую;

Окно «АРМ Руководителя»

Рис. 4.9. Окно «АРМ Руководителя»

  • • «Поточное сканирование» — массовый перевод бумажных документов в электронный вид, что избавляет сотрудников от выполнения рутинных операций по сканированию каждого документа в отдельности;
  • • «ДЕЛО-Web» — веб-доступ ко всем данным и функциям, благодаря чему сотрудники могут так же полноценно работать с документами, как и за своим рабочим столом, находясь в командировке или вне офиса;
  • • «ДЕЛО-1C» — интеграция СЭД «ДЕЛО» и «1C» дает возможность внедрить финансовый документооборот предприятия;
  • • «Управление процессами» — помогает специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные бизнес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т. п.);

«Оповещения и уведомления» — служит для своевременного извещения через электронную почту сотрудников о приходе нового документа, поручения и т. д.

Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказ- чиком.

Проведение работы. В Интернет на сайте http://www.eos.ru/eos_ products/eos_delo/Presentetions.php отлично представлена система «ДЕЛО» и каждый шаг работы в любом из ее модулей. Поэтому при проведении практической работы рекомендуется все шаги работы выполнять по рекомендациям этой презентации.

Контрольные вопросы

  • 1. Какие виды деятельности офиса вам известны?
  • 2. Что такое реинжиниринг?
  • 3. Что входит в состав комплекса технических средств современного офиса?
  • 4. Что входит в состав средств коммуникационной техники?
  • 5. Какие средства организационной техники вы знаете?
  • 6. Какие задачи решают офисные программные пакеты?
  • 7. Каково назначение СЭД «ДЕЛО»?
  • 8. Каковы задачи, решаемые системой «ДЕЛО»?
  • 9. Какова структура системы «ДЕЛО»?
  • 10. Какие подсистемы включает СЭД «ДЕЛО»?
 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы