АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на различные цели (мелкие административно-хозяйственные расходы, которые не могут быть произведены по безналичному расчету, а также расходы для приобретения запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличные, оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств, расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу, представительские расходы и др.) называются подотчетными суммами.

Подотчетными лицами являются сотрудники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие расходы.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи наличных денег под отчет устанавливает руководитель организации.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), в сроки, установленные локальными актами организации (по командировочным расходам — не позднее 3 дней по возвращении из командировки).

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: хозяйственные нужды, командировочные расходы, оплата представительских расходов (рис. 39).

Направления выдачи средств подотчетным лицам

Рис. 39. Направления выдачи средств подотчетным лицам

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, ГСМ, запчастей, оплату мелкого ремонта и т.п.

Приобретение материально-производственных запасов через подотчетных лиц значительно упрощает данный процесс и повышает его оперативность, поэтому достаточно часто используется организациями.

Однако все эти расходы могут быть умышленно искажены, так как речь идет об активах, привлекательных для незаконного присвоения. А значит, существует вероятность злоупотреблений: подложных документов, умышленного искажения информации, подделки первичных документов и т.п. Поэтому данный объект контроля подлежит, как правило, сплошной проверке, при которой особое внимание уделяется законности расходования средств и оформления первичных документов.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

Командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Поездка работника по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В случае направления в служебную командировку работодатель в соответствии со ст. 168 Трудового Кодекса РФ обязан возмещать работнику:

  • • расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  • • расходы по найму жилого помещения;
  • • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • • иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя (например, услуги телефонной и почтовой связи и т.п.). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, а для бюджетных организаций установлены Правительством РФ.

Очень часто командировка сотрудника связана с приобретением каких-либо материальных ценностей для организации (сырья, запчастей и т.п.) или оплатой произведенных работ, приобретенных ранее ценностей и т.п. Выдача наличных денежных средств сотрудникам для этих целей значительно упрощает их перемещение между городами, расчеты с определенными категориями контрагентов, повышает оперативность решения многих вопросов. Нарушения в этом случае связаны, как правило, с неправильным оформлением первичных оправдательных документов, списанием подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов, несоблюдением предельного размера расчетов наличными средствами между юридическими лицами.

Порядок оформления командировок и командировочных расходов сотрудникам определяется следующими нормативными документами:

  • • Трудовым кодексом РФ;
  • • Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
  • • Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», применяемой в части, не противоречащей ТК РФ;
  • • Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Размер возмещаемых командировочных расходов для бюджетных

организаций регламентируется Постановлениями Правительства РФ и иными нормативными актами. В настоящее время действуют нормы возмещения командировочных расходов работникам организаций, финансируемых из средств федерального бюджета (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729).

Отдельными нормативными документами установлены размеры суточных и возмещаемых расходов по найму жилого помещения по командировкам за пределами территории РФ.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

  • • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой;
  • • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Представительские расходы — это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

В целях налогового учета представительские расходы нормируются: они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

К ним относятся затраты:

  • • по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
  • • по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
  • • по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
  • • по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, и т.д.

Полный перечень представительских расходов в целях налогового учета приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ и является исчерпывающим. Затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Основные нарушения, выявляемые при проверке расчетов с подотчетными лицами, могут быть классифицированы следующим образом.

  • 1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
    • • отсутствие приказа руководителя, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетным средств;
    • • отсутствие утвержденного перечня лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;
  • • выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги в подотчет;
  • • выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками данной организации;
  • • выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
  • • передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому и т.п.
  • 2. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате

работ, услуг подотчетными лицами:

  • • отсутствие разрешения руководства организации на приобретение материальных ценностей;
  • • несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
  • • отсутствие оправдательных документов, подтверждающих произведенные за счет подотчетных сумм расходы, либо обязательных реквизитов в этих документах;
  • • отсутствие оправдательных документов, подтверждающих факт оприходования материальных ценностей;
  • • выделение и списание сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.
  • 3. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
    • • отсутствие приказов (распоряжений) о направлении сотрудников организации в командировку;
    • • отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
    • • отсутствие или неправильное оформление оправдательных документов;
    • • несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
    • • отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
    • • некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.
  • 4. Нарушения порядка учета представительских расходов:
    • • отсутствие приказов (распоряжений) о необходимости приема сотрудников других организации и утвержденных смет представительских расходов;
    • • несоответствие перечня утвержденных приказом (произведенных) расходов перечню представительских расходов, утвержденных Н К РФ;
    • • несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.
  • 5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
    • • некорректное составление бухгалтерских проводок операциям расчетов с подотчетными лицами;
    • • несоответствие записей в авансовых отчетах и в учетных регистрах и др.

Большое количество возможных ошибок, которые сопровождают данные хозяйственные операции, и потенциальные налоговые последствия обусловливают необходимость тщательности проверки расчетов с подотчетными лицами.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >