Планирование времени руководителя (тайм-самоменеджмент)

Многие руководители часто жалуются на перегрузки. Но во многих случаях виновата не перегрузка, а неумение планировать свое время. Если руководитель не умеет определять приоритеты, постоянно отвлекается на второстепенные дела, слишком много зависит от событий дня, то он, как правило, не имеет времени на самообразование, на отдых, на общение. В этом случае большую помощь может оказать самоменеджмент — последовательное и целенаправленное использование методов работы в повседневной практике для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Одним из слагаемых управленческой деятельности руководителя является его организационная деятельность. В организации труда руководителя практически все источники [48; 14; 80] рассматривают следующие вопросы:

• 0 планирование рабочего времени;
• 0 работа с документами;
• 0 проведение собраний и совещаний.

Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организации труда самого руководителя. Чтобы быть успешным, он должен научиться планировать свое рабочее время и рассматривать экономию времени как главный резерв повышения эффективности труда.

Эффективность личной работы руководителя в значительной мере зависит от его умения точно определять свои цели и планировать работу. Умение планировать свое время — важная составляющая часть самоменеджмента руководителя, в том числе руководителя образовательного учреждения.

Любая работа должна начинаться с постановки целей.

Процесс постановки цели состоит из III этапов:

I. Нахождение цели (чего я хочу?).

II. Ситуационного анализа (что я могу?).

III. Формулировки цели (к чему я конкретно приступаю?).

Постановка цели — начальный этап планирования. План — это перечень дел, которые необходимо выполнить для достижения целей. Причем каждое дело должно быть выполнено в определенный срок. По мнению японских менеджеров, один час, потраченный на планирование, дает экономию 3-4 часа при выполнении работы.

При планировании обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния — времени: либо имеющееся время употребить для плодотворной деятельности (максимальный критерий), либо достичь поставленных целей с меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Существуют правила планирования личного времени: метод Эйзенхауэра, система учета времени А. А. Любищева, система управления временем Б. Франклина и др. [48]. Наиболее приемлемое — правило 60 : 20 : 20, которое позволяет с меньшими эмоциональными и физическими затратами достигать намеченных целей. Зная и успешно применяя это правило, можно за меньшее время сделать больше дел, то есть повысить свою личную эффективность.

Для того, чтобы спланировать личное время, необходимо:

• 1) устанавливать соотношение (60 : 40), т. е. составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (приблизительно на 60 %). Дело в том, что события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные потребности не могут быть запланированы полностью. Следовательно, свое время рекомендуется распределять между двумя блоками:
  • а) 60 % — запланированное время (запланированная активность);
  • б) 40 % — рабочее непредвиденное (непредвиденная активность) и спонтанное (спонтанная активность) время.

В зависимости от вида занятий, должности указанное соотношение может варьироваться;

• 2) анализировать виды деятельности и расход времени, а также «помехи». Для этого рекомендуется документировать и контролировать, как и на что расходуется время;
• 3) составлять планы действий: перечислять все предстоящие в плановый период дела, подразделить их на долго-, средне- и краткосрочные;
• 4) осуществлять реалистичное планирование, т. е. планировать лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться;
• 5) восполнять по возможности допущенные потери времени;
• 6) составлять свои временные планы в письменной форме, что позволяет всегда иметь полной обзор дел, а также оказывает мобилизующее воздействие;
• 7) включать невыполненные задачи в план следующего периода;
• 8) фиксировать в планах результаты или цели, а не действия, чтобы активность была направлена непосредственно на достижение целей;
• 9) устанавливать временные нормы, предусматривать в своем плане на выполнение каждого задания столько времени, сколько оно требует. Дело в том, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько имеется в распоряжении;
• 10) устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности, что, в частности, приучает к самодисциплине;
• 11) устанавливать приоритеты, т. е. точно определять, какое задание является приоритетным;
• 12) избавляться от «тирании» спешности. Самое срочное задание не всегда бывает самым важным, однако, именно на его выполнение затрачивается часто большая часть времени;
• 13) делегировать полномочия. Для этого следует устанавливать в своих планах, какую работу выполнять самому, а какую — перепоручить;
• 14) оставлять определенное количество времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров или на случай недооценки продолжительности отдельных дел;

• 15) постоянно перерабатывать и перепроверять свои планы: могут ли те или иные дела быть реализованы полностью и вовремя;
• 16) планировать и использовать с пользой свое свободное время, время на поездки и ожидания, например для проработки материалов, размышлений и т. д.;
• 17) оставлять продолжительные непрерывные периоды для решения основных задач (спокойное время, закрытые часы);
• 18) резервировать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации;
• 19) планировать выполнение рутинных дел, например чтение месячных отчетов, обход отделов и т. д.;
• 20) следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени, ограничиваться при этом только самым необходимым;
• 21) при планировании мыслить альтернативно — по принципу «всегда есть другой, лучший путь»;
• 22) вносить разнообразие в свою деятельность, чередовать выполнение долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;
• 23) согласовывать свои временные планы с планами других людей.

На табл. 3 планирование времени представлено как закрытая система, в которой прослеживается взаимосвязь между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в средне- и краткосрочных планах, в планах текущего период и планах дня. По истечения соответствующего планового периода путем сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться при корректировке планов на следующий период.

Планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени. Планирование означает подготовку к реализации целей. Руководитель сможет совсем по-иному воспринимать окружающий мир, если знает, чего хочет, и имеет конкретный план расхода времени. В таком случае деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе.

Таблица 3

Система планирования времени

При составлении недельного плана целесообразно придерживаться следующих правил:

• 0 не загружать свой рабочий день больше, чем на 60 %, т. к. каждый день могут возникнуть незапланированные дела.
• 0 вносить в план предполагаемые совещания.
• 0 отличать в еженедельнике время, которое нужно для выполнения задания.
• 0 выделять и группировать так называемые мелкие работы.

На основе недельных планов рекомендуется составлять планы на каждый день, при этом соблюдать следующие правила:

• 1) выполнять задания, намеченные на день до конца;
• 2) начинать рабочий день с 10-15 минутного обдумывания предстоящей на этот день работы;
• 3) определять последовательность выполнения работ (сначала лучше выполнить самое трудное задание дня, оно обычно составляет основное ядро рабочего дня, но ни в ком случае нельзя подвергать себя соблазну «сначала убрать с дороги всякую мелочь»);
• 4) не начинать рабочий день с разбора почты, т. к. она редко содержит что-либо срочное;
• 5) заканчивать в первую очередь работу, оставшуюся незаконченной накануне, чтобы дела «не зависали»;
• 6) вычеркивать из плана работы на день каждое выполненное задание;
• 7) использовать, если возможно, час в первой половине дня для работы «за закрытыми дверями».

Выявление слабых мест

Чтобы научиться рационально использовать свое время, надо выявить свои слабые места. Приведенная ниже анкета поможет руководителю справиться с этой задачей.

Анкета

• 1. Я резервирую в начале рабочего дня время для планирования.
• 2. Я поручаю другим все, с чем они могут справиться самостоятельно.
• 3. Я письменно фиксирую свои дела, задачи, указываю сроки их реализации.
• 4. Каждое распоряжение вышестоящих организаций стараюсь выполнить сразу и самостоятельно.
• 5. Каждый день составляю список дел по приоритетам. Важнейшие дела делаю в первую очередь.
• 6. Рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от незапланированных встреч, телефонных разговоров, совещаний.
• 7. Дневную нагрузку пытаюсь распределить в соответствии с графиком своей работоспособности.
• 8. В моем плане предусмотрены «окна» для решения актуальных жизненных проблем.
• 9. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить важные дела.

Важно, чтобы каждый руководитель на эти вопросы дал утвердительный ответ. Анализ своего рабочего стиля, покажет причины дефицита времени.

«Находите время для работы — это условие успеха. Находите время для размышлений — это источник силы. Находите время для дружбы —- это условие счастья» [47].