СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИИ И ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОТЫ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

Система планирования работы позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений.

Местная администрация строит свою работу в коллективных формах (коллегия местной администрации, постоянные и временные комиссии, совещания) и посредством индивидуального распорядительства. Свои функции и полномочия местная администрация осуществляет, используя экономические, властные, воспитательные и организационные методы.

Основными организационными методами деятельности местной администрации являются: планирование, принятие актов, контроль, координация. Внутренним нормативным актом, выстраивающим деятельность местной администрации, служит ее регламент, который утверждается главой местной администрации (табл. 14).

Перечень организационно-распорядительных документов, издаваемых главой местной администрации

Таблица 14

Глава местной администрации подписывает

Глава местной администрации утверждает

Постановления

Уставы

Распоряжения

Акты

Трудовые договоры (контракты)

Положения

Протоколы

Инструкции

Письма

Правила

Договоры, соглашения

Графики

Исковые заявления

Местная администрация организует свою работу на основе Программы социально-экономического развития, включающей приоритетные направления развития района, долгосрочные программы развития, планы действия местной администрации на год, а также текущие (квартальные) и оперативные (недельные) планы работы.

В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы. Предложения по проекту плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу наиболее эффективно.

Годовой план — документ, включающий перечень мероприятий, проводимых местной администрацией в течение года, с указанием сроков их выполнения, ответственных исполнителей и плановых показателей эффективности деятельности.

Текущий план работы местной администрации на квартал формируется с учетом обеспечения реализации Программы и содержит перечень наиболее важных вопросов жизни и управления муниципального образования, выносимых на рассмотрение главы местной администрации, а также перечень организационно-массовых мероприятий, обеспечивающих решение задач экономического, социального и культурного развития.

Текущий план работы местной администрации состоит из следующих разделов:

  • 1) вопросы, выносимые на рассмотрение заседания коллегии местной администрации;
  • 2) мероприятия, проводимые руководством местной администрации;
  • 3) работа по совершенствованию деятельности, внедрению передового опыта, повышению квалификации работников местной администрации (семинары, учебно-методические занятия и т.д.);
  • 4) разработка нормативных правовых актов и организационно-методических рекомендаций;
  • 5) культурно-массовые и спортивные мероприятия;
  • 6) контроль хода выполнения решений вышестоящих органов совета района, постановлений и распоряжений главы местной администрации.

Проект текущего плана работы местной администрации направляется на согласование главе местной администрации и дорабатывается с учетом полученных замечаний.

Оперативный (еженедельный) план работы местной администрации направлен на формирование вопросов, требующих незамедлительного решения в короткие сроки. Оперативный план работы составляется в виде протокола поручений еженедельно в ходе проведения аппаратного совещания у главы местной администрации с участием его заместителей, руководителей структурных подразделений местной администрации, отраслевых и функциональных подразделений.

Обычно план работы администрации включает:

  • 1) вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;
  • 2) вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;
  • 3) вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации;
  • 4) вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;
  • 5) организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.

В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов. По мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.

Важное направление деятельности администрации — взаимодействие с представительным органом муниципального образования, подготовка проектов нормативных и других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования. В качестве субъекта правотворческой инициативы в этих вопросах выступает глава администрации.

Администрация обычно составляет перечень нормативных правовых актов, требующих рассмотрения в представительном органе, и график их разработки. Разработчиками проектов отдельных актов являются профильные структурные подразделения администрации, а общая организация работ и контроль их хода возлагаются на руководителя аппарата.

Представители администрации участвуют в предварительном рассмотрении проектов нормативных актов в комитетах и комиссиях представительного органа, в работе согласительных комиссий. Депутаты представительного органа могут участвовать в подготовке проектов нормативных актов.

Структурные подразделения местной администрации планируют свою работу на год, квартал и месяц. План работы структурного подразделения на год утверждается главой местной администрации, на квартал и месяц — руководителем подразделения.

Порядок планирования работы специалистов, входящих в состав структурных подразделений местной администрации, день и время проведения оперативных совещаний определяются руководителями структурных подразделений.

Рассмотрим организацию работы коллегии администрации. В ее состав обычно входят: глава администрации (председатель коллегии), его заместители, руководитель аппарата, руководитель финансового органа администрации, руководитель местного органа внутренних дел, могут входить руководители некоторых предприятий, организаций и учреждений, расположенных на территории муниципального образования, а также высококвалифицированные специалисты отдельных сфер муниципального управления. Их участие обеспечивает всестороннее, квалифицированное и объективное решение проблем управления муниципальным образованием.

Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. На них обычно рассматриваются крупные и комплексные вопросы, в частности:

а) планы и программы социально-экономического развития муниципального образования;

  • б) предложения о размещении, развитии и специализации предприятий и организаций различных форм собственности, деятельность которых важна для муниципального образования;
  • в) сложные (неординарные) ситуации, возникающие в муниципальном образовании и требующие принятия всесторонне продуманных решений.

Перечень вопросов, выносимых на заседание коллегии, зависит от специфики конкретного муниципального образования. Порядок работы коллегии определяется положением, утверждаемым главой администрации. Решения, принятые на коллегии, оформляются при необходимости постановлениями и распоряжениями главы администрации.

Рассмотрим организацию работы администрации с гражданами. Закон устанавливает право граждан на индивидуальные и коллективные обращения в органы и к должностным лицам местного самоуправления, которые обязаны в течение месяца дать ответ по существу обращений. За нарушение сроков и порядка рассмотрения обращений граждан законами субъектов РФ может быть установлена административная ответственность. Регламентом работы администрации предусматривается определенная система приема граждан руководителями администрации. Устанавливаются дни и часы приема посетителей каждым руководителем (обычно один-два раза в месяц), а также порядок записи на прием. Организуются встречи руководителей с населением, в том числе для разъяснения вопросов, наиболее часто поднимаемых в письмах и обращениях.

В некоторых местных администрациях внедряются прогрессивные технологии работы с гражданами и юридическими лицами, целью которых является повышение качества муниципальных услуг, оказываемых структурными подразделениями. К числу таких услуг относится выдача различных справок, разрешительных и согласовывающих документов, ответов на просьбы и обращения и др.

Рассмотрим организацию труда работников администрации. Организация управленческого труда муниципальных служащих — один из важнейших факторов эффективной работы местной администрации. Его значение зачастую недооценивается руководителями и специалистами администраций. Однако именно рациональная организация управленческого труда существенно влияет на обоснованное распределение обязанностей внутри управленческого аппарата, методы и сроки внедрения различных технических и организационных нововведений, технологию выполнения управленческих работ, обеспечивая устойчивое положение муниципальных образований.

Одним из направлений научной организации труда муниципальных служащих является создание рациональной системы разделения труда и кооперации.

Разделение управленческого труда означает разграничение и обособление различных видов деятельности, а кооперация — совместное участие работников в одном или нескольких взаимосвязанных процессах. Вместе они призваны обеспечить качественное и эффективное выполнение возложенных на работников функций.

Разделение и кооперация труда взаимосвязаны и взаимообусловлены. Это выражается в том, что расчленение процесса труда на отдельные составляющие с закреплением их за определенными работниками или группами работников в значительной степени предопределяет и форму взаимодействия.

Цели рационального разделения и кооперации труда в местной администрации представлены на рис. 36. Реализация этих целей позволяет обеспечивать стабильность системы муниципального управления.

Цели рационального разделения и кооперации труда в местной администрации

Рис. 36. Цели рационального разделения и кооперации труда в местной администрации

Основными признаками, по которым осуществляется разделение труда, являются:

  • а) состав и содержание функций управления;
  • б) технологическая однородность работ;
  • в) сложность выполняемых работ и квалификационные характеристики исполнителей.

В соответствии с этими признаками различают функциональное, технологическое и квалификационное разделение труда.

Функциональное разделение труда — это разграничение и обособление деятельности групп работников по функциям управления и относительно самостоятельным сферам деятельности.

Технологическое разделение труда — разделение труда по видам работ и операций, закрепление их за определенными группами работников и отдельными исполнителями, что обеспечивает специализацию работников, их ориентацию на выполнение однородных или сопряженных видов работ и операций.

Целевая форма предполагает закрепление за работником широкого круга задач и разнообразных видов работ, связанных с достижением определенной цели. Она характерна для руководителей.

Предметная форма предполагает закрепление за работником одной или нескольких однородных, связанных между собой задач. Эта форма наиболее характерна для специалистов, но может использоваться и для технических исполнителей (например, специалисты по социальной защите, по работе с населением, по охране прав детей и др.).

Операционная форма предполагает наибольшую степень дифференциации труда, когда за работником закрепляются однородные операции (машинопись, учетные операции, переработка информации с помощью компьютера и пр.). Она используется в основном для технических исполнителей.

Технологическое разделение труда, разграничивая деятельность работников администрации по признаку однородности выполняемых работ, позволяет выделить типичные работы, для которых целесообразно разработать процедуры выполнения, а также стереотипные и формализуемые операции, которые могут выполняться с помощью технических средств.

Квалификационное разделение труда означает распределение обязанностей между работниками различных квалификаций с учетом сложности поручаемых им работ и занимаемой должности.

Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального служащего является важным элементом организации труда в местной администрации. Оно осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы:

  • а) анализ личного бюджета времени;
  • б) оценку планируемого объема работ (деятельности);
  • в) сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;
  • г) формирование личного перспективного плана;
  • д) разработку проекта рабочей недели и плана рабочего дня.

Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный выбор формы записи текущих дел. Это могут быть: календарь для записи личных дел, календарь-еженедельник, записная книжка, разграфленный определенным образом лист ватмана, картотека и т.п.

Планирование личного бюджета времени, по существу, сводится к составлению проекта процессов на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы работник четко представлял себе, что ему необходимо выполнить в первую очередь, какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям, а каких нагрузок можно избежать вовсе.

При индивидуальном планировании работы муниципального служащего целесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов:

  • 1. План целесообразно составлять только на определенную долю рабочего времени, согласно рекомендациям специалистов — примерно на 60%. Из оставшихся 40% около 20% времени приходится на непредвиденную активность (резерв времени и непла- нируемые действия), а еще 20% остается на спонтанную активность и творчество. В зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.
  • 2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расходы времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как оно используется. Это позволяет постоянно контролировать собственный бюджет времени и накапливать опыт определения затрат времени на различные виды трудовой деятельности, корректировать распределение рабочего времени.
  • 3. Задачи, которые предстоит решить в плановом периоде, следует свести воедино, составить последовательный план действий, предварительно разделив все задачи на долго-, средне- и краткосрочные и установив приоритетность выполнения.

Составляя план работы, целесообразно руководствоваться следующими правилами:

  • 1) в план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен;
  • 2) план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достижение поставленных целей, а не просто соблюдение позиций плана;
  • 3) необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;
  • 4) временной план целесообразно составлять в привычной для исполнителя письменной форме, а невыполненные задачи, которые по достижении контрольного срока не утратили своего значения, следует переносить на следующий период;
  • 5) в планах следует указывать ожидаемые результаты или конечные цели, что позволяет направить усилия на их достижение;
  • 6) важно ставить конкретные сроки исполнения всех видов работ для повышения самодисциплины и самоорганизованности;
  • 7) надо не планировать «спешных» дел, поскольку далеко не всегда неотложное дело является самым важным и срочным, однако именно «спешные» дела занимают большую часть времени;
  • 8) следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать);
  • 9) при планировании необходимо учитывать время, которое тратится на поездки и ожидания;
  • 10) в плане следует резервировать часть времени на творческую работу и повышение квалификации;
  • 11) в некоторых случаях при планировании необходимо рассматривать альтернативные варианты;
  • 12) нужно предусматривать в плане разнообразие деятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу индивидуальную и коллективную;
  • 13) желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых посетителей.

Большую помощь при планировании и организации личного рабочего времени муниципальным служащим как работникам умственного труда оказывают компьютер и другие технические средства, позволяющие облегчить труд и сделать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных служащих становятся рационализация документооборота, разработка оптимальных процедур принятия управленческих решений, комфортные условия труда и организация автоматизированных рабочих мест.

Система планирования, организация и стиль работы муниципальной администрации в значительной степени зависят от личности руководителя. В отличие от представительного органа, где все решения принимаются коллегиально, а руководитель исполняет лишь функции ведущего (спикера), администрация как исполнительный орган организуется на принципе единоначалия. В зависимости от прежней профессии, квалификации и личных качеств главы администрации может изменяться и сама ее структура, например, количество заместителей и распределение обязанностей между ними.

В теории управления известно несколько стилей работы руководителя, оказывающих влияние на деятельность организации и поведение подчиненных. На крайних позициях находятся лидер авторитарного типа, замыкающий на себя решение всех больших и малых проблем, и либеральный лидер-стратег, оставляющий за собой лишь общее руководство и возлагающий решение всех текущих задач на членов подобранной им команды. В реальной жизни всегда наблюдается сочетание того и другого.

Самим характером муниципальной деятельности востребован руководитель с демократическим стилем управления, умеющий организовывать коллегиальную работу, выслушивать различные точки зрения, постоянно сверять принятые решения с ходом их реализации, не бояться вносить в них необходимые коррективы.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

  • 1. Какое значение для работы местной администрации имеют организация и планирование ее деятельности?
  • 2. Какие вопросы деятельности администрации определяются ее регламентом?
  • 3. Для чего необходимы положения о структурных подразделениях администрации и должностные инструкции для работников?
  • 4. Что понимается под системой планирования местной администрации?
  • 5. Что включает в себя план работы местной администрации?
  • 6. Каков порядок планирования работы администрации?
  • 7. Каковы основные цели разделения и кооперации труда в администрации?
  • 8. По каким признакам осуществляется классификация видов управленческого труда?
  • 9. Как должно осуществляться планирование индивидуальной работы муниципального служащего?
  • 10. Проанализируйте план работы местной администрации любого муниципального образования. Выявите недостатки и достоинства плана.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >