Службы отеля - Back Office и их функциональное назначение

Back Office отеля — это совокупность служб,которые обеспечивают каждодневную деятельность отеля для его бесперебойной жизнедеятельности, не вступая в прямую коммуникационную связь с гостями отеля. То есть деятельность данных служб отеля, как правило, не заметна для постояльцев отеля, а иногда они даже не подозревают об их существовании в организационной структуре организации. Состав служб Back Office отеля и их структура могут быть очень разнообразными, но при этом, как правило, выделяют так называемые базисные службы, которые встречаются в большинстве отелей современного мирового гостиничного рынка. Рассмотрим эти жизненно важные для отеля службы детальнее.

Служба управления человеческими ресурсами (Human resources management - HRM)

Служба управления человеческими ресурсами отеля — это одно из важнейших структурных подразделений отеля, поскольку во многом от эффективности ее работы зависит успех гостиничной деятельности отеля.

Название данной службы, встречающееся в отельной практике, достаточно разнообразно: отдел кадров, кадровая служба, отдел управления персоналом, служба кадрового менеджмента и т.д. Важно отметить, что наличие данной службы свойственно в основном средним и крупным отелям, где эта единица организационной структуры может быть достаточно многочисленной и включать в себя до 10 человек. В структуре малых и мини-отелей этой службы, как таковой нет, поскольку там все обязанности возложены либо на одного человека, штатную единицу — менеджера по кадрам, или же выполняются непосредственно директором отеля при помощи кадровика, который очень часто может быть на аутсорсинге.

В крупных отелях данную службу возглавляет директор службы управления человеческими ресурсами.

Директор службы управления человеческими ресурсами — это специалист отеля, ответственный за создание эффективной системы управления кадрами и социальными процессами в отеле.

В состав службы управления человеческими ресурсами отеля обычно входят следующие должности.

1. Специалист отдела кадров — это служащий отеля, выполняющий исполнительские обязанности в отношении ведения и систематизации кадрового документооборота отеля.

Основные функции специалиста службы управления человеческими ресурсами отеля заключаются в следующем:

  • • ведение учета личного состава отеля, его структурных подразделений (служб отеля) в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;
  • • оформление приема, переводов и увольнений сотрудников отеля в соответствии с трудовым законодательством РФ, положениями и приказами руководства отеля;
  • • формирование и ведение личных дел сотрудников отеля и внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
  • • подготовка необходимых материалов для аттестационных комиссий отеля и представления сотрудников к поощрениям;
  • • ведение трудовых книжек, хранение медицинских книжек отдельных категорий сотрудников, которые обязаны их иметь в соответствии с занимаемой должностью;
  • • выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности сотрудников отеля по их запросу по месту требования;
  • • ведение информационной компьютерной базы о коллективе отеля (количественный, качественный состав служащих, движение кадров и т.д.), а также ее своевременное обновление;
  • • ведение учета предоставления отпусков служащим отеля, осуществление контроля за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
  • • оформление необходимых документов для назначения пенсий сотрудникам отеля и для установления льгот и компенсаций;
  • • мониторинг изменений в трудовом законодательстве РФ;
  • • формирование отчетов руководству службы управления человеческими ресурсами отеля.

Применительно к специалистам службы управления человеческими ресурсами приказом Министерства строительства РФ от 15 ноября 1994 г. № 11 «Об утверждении Рекомендаций по нормированию и оплате труда работников гостиничного, банно-прачечного хозяйств и ритуального обслуживания населения» рекомендованы следующие нормативы (табл. 37).

2. Тренинг-менеджер — это служащий отеля, в ведении которого находятся вопросы организации обучения, повышения квалификации и переподготовки сотрудников отеля в целях повышения

Таблица 37. Нормативы численности специалистов службы управления человеческими ресурсами для гостиниц категорий * - **** (1-4 звезды)

Количество

койко-мест

Среднесписочная численность работающих

до 200 | 201-800 801-1500 1501 и более

Нормативная численность, чел.

До 1000

1-2

2-2,5

-

-

1001-1500

-

2,5-3

3-3,5

-

1501-3000

-

3-3,5

3,5-4

-

3001-5000

-

3,5-4

4,5-5

5-7

5001 и более

-

-

7-8

8-10

их квалификационных навыков и знаний и общего уровня компетенции в отношении более качественного выполнения своих основных функциональных обязанностей.

Данная должность свойственна обычно крупным отелям и отелям высокой категории звездности. Малые же и мини-отели в своей структуре данной должности не имеют, а если и занимаются внедрением тренинг-программ, то делают это при помощи сторонних тренинговых компаний, в большей степени специализирующихся на оказании образовательных услуг в сфере отельного бизнеса.

Основные функции тренинг-менеджера отеля заключаются в следующем:

  • • мониторинг деятельность персонала отеля и выявление потребности в обучении, проведении тренингов в каждой службе отеля;
  • • разработка планов, временных графиков проведения тренингов;
  • • определение бюджета на проведение тренингов для персонала отеля;
  • • обеспечение выполнения планов и соблюдения графиков тренингов;
  • • определение типов и форм тренингов, которые необходимо провести в отеле в отношении конкретных служб, должностей или служащих отеля;
  • • организация вводных тренингов для новых служащих отеля, тренинговых курсов для сотрудников служб отеля, курсов перепрофилирования, тренингов по сохранению и улучшению навыков служащих;
  • • разработка наглядных пособий, методической литературы и автоматизированных средств обучения для сотрудников отеля;
  • • подготовка специалистов, менеджеров низшего и среднего звена на более высокие должности в отеле, которые требуют более высокого уровня знаний, навыков, иных личностных качеств;
  • • консультации низшего и среднего менеджмента отеля, супервайзеров отеля по вопросам организации труда и управления персоналом для более эффективного управления служащими отеля;
  • • участие в проведении оперативных совещаний по принятию отдельных управленческих решений;
  • • поиск тренинг-специалистов по отдельным направлениям и заключение договоров со сторонними тренинг-компаниями или независимыми специалистами (данная функция свойственна исключительно для инновационных тренинг-проектов, которые гостиница не в состоянии организовать собственными силами);
  • • отслеживание развития технического и организационного прогресса в сфере образовательной деятельности и внедрение его результатов в практику отельной деятельности;
  • • контролирование результатов тренингов путем проведения тестирования, собеседований, квалификационных замеров;
  • • составление отчетов по эффективности обучения персонала отеля и представление их руководству гостиницы.
  • 3. Психолог — это служащий отеля, занимающийся изучением душевной жизни и законов коррекции поведения сотрудников отеля, использующий эти знания для оказания им помощи и для оптимизации их деятельности в сфере гостиничного хозяйства.

Должность психолога в отельной структуре появилась в российском гостиничном бизнесе относительно недавно, и в отличие от мировой практики она пока еще не получила столь широкого распространения. Данную должность можно встретить в основном в крупным отелях РФ, находящихся под управлением международными отельными брендами.

Основные функции психолога в отеле заключаются в следующем:

  • • разработка профессиограмм и детальных психологических характеристик для всех должностей служащих отеля;
  • • осуществление обследования индивидуальных качеств потенциальных сотрудников отеля на вакантные должности в целях выявления их личностных качеств (стрессоустойчивость, конфликтность и т.д.), а также интересов и склонностей;
  • • предоставление рекомендаций руководству отеля в отношении подбора и расстановки новых кадров;
  • • предоставление рекомендаций руководству относительно условий оптимального использования личных трудовых возможностей человека с учетом перспективы развития его профессиональных способностей;
  • • участие в осуществлении мер по профессиональной адаптации молодых служащих отеля;
  • • анализ трудовых процессов и психологического состояния служащих отеля во время их непосредственной работы;
  • • анализ причин текучести кадров в отеле;
  • • консультирование руководства отеля, работников, занимающихся кадровыми и трудовыми вопросами, по социально-психологическим проблемам управления производством и социального развития коллектива отеля.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >