Наименование и справочные данные автора документа.

В бланке прежде всего указывается автор документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовивших документ. Также это может быть и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация. Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входят индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адреса указываются в соответствии с требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи. По международным стандартам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс, в конце — название страны.

Дата и регистрационный номер документа. Дата — обязательный реквизит любого документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов (приказов, справок и т.д.) — дата подписания, для отправляемых — дата подписания и отправки, для протокола или акта — дата события, зафиксированного в нем, для утверждаемых документов (инструкции, планы) — дата их утверждения.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются все стадии оформления и обработки документа, таким образом можно установить, где произошла задержка в работе с документом.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков — восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0 (например, 03.04.2006). Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат — 21 мая 2006 года; применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек. Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число (например: 2002.03.08).

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа расположен рядом с датой на бланке документа. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы «к» (кадры) или «л/с» (личный состав) (например: приказ № 8к или приказ № 21 л/с).

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивших документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или его копия).

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии (например: В-17, Д-124).

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе слева направо (например: № 463/162/298).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа, место его составления или издания включает информацию о

документе, на который дается ответ (пример: на №_

от_). Этот реквизит может размещаться на бланке

и заполняться при составлении письма-ответа.

В общем бланке вместо номера и даты входящего документа указывается место его составления. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно- территориальным делением России. Он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должно указать — Москва. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >