ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ

Адресование, т.е. указание получателя информации, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

  • • наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
  • • наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
  • • указание должности получателя (в дательном падеже);
  • • инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: Г.И. Иванову);
  • • почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними — 1,5 межстрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9—10 см, строка ограничивается длиной текстового поля справа. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри и вне учреждения. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, до подписания согласование проводится с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Все замечания и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении.

Внешнее согласование может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования. Он имеет два варианта: с конкретным должностным лицом и с другим документом — чаще всего письмом, протоколом и т.п.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >