Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Делопроизводство: документационное обеспечение управления

Отметка о контроле

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется соответствующая отметка в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.

Например:

Сообщено по телефону О.Б. Павловой 12.05.2006.

В дело 03-13.

И. Иванов. 14.05.2006

Эта отметка особенно важна в бухгалтерском учете. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнителе

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Это позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может предоставить всю необходимую информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.

Например:

Лопухова А.С. Смирнов

Людмила Николаевна или 135-00-00

157-98-06

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил:

  • • если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа);
  • • на документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров;
  • • на документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Форматы бумаги. Размеры полей. Нумерация листов

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате АЗ (297 х 420).

Установлены и размеры полей. Они должны быть не меньше, чем:

  • • левое поле — 20 мм;
  • • правое поле — 10 мм;
  • • верхнее поле — 20 мм;
  • • нижнее поле — 20 мм.

Для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и следующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница». Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

 
Посмотреть оригинал
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ ОРИГИНАЛ   След >
 

Популярные страницы