ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Пример оформления внутренней докладной записки:

ОАО «КОЛОРИТ» Директору предприятия

Отдел рекламы Гущину А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Резолюция руководителя

07.04.06

О дополнительном финансировании заказа №174/15

В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2006 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно __тысяч руб. для завершения работ по заказу

№ 174/15.

Начальник отдела Подпись И.Р. Логинов

Отметка об исполнении

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию документа. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором), внешние, направляемые в вышестоящие органы, — руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.), объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы: сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа — оформляются на общем бланке учреждения; объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

ПРОТОКОЛ

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п. Протокол ведется секретарем. Составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ... заседания совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

  • • Председатель — фамилия и инициалы;
  • • Секретарь — фамилия и инициалы;
  • • Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более десяти человек, указывается их общее количество. В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета независимо от их количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки, например:

1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2006 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

  • • СЛУШАЛИ;
  • • ВЫСТУПИЛИ;
  • • ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Постановление (решение) излагается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем. Протокол заседания правления акционерного общества или совета директоров подписывается всеми присутствовавшими на заседании. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения. Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее десяти лет и могут передаваться на архивное хранение.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >