Методология системного подхода и логика базовой структу рообразующей модели теории организации.

Системный подход является методологией анализа и синтеза объектов природы, науки и техники, организационных и производственных комплексов как систем. Он позволяет научно обоснованно решать задачи оптимизации структуры, функционирования и развития больших и сложных систем.

С позиций системного подхода любые предпринимательские структуры характеризуются следующими особенностями:

они состоят из нескольких составляющих частей и элементов; их свойства являются результатом взаимодействия этих частей и элементов.

их свойства являются результатом взаимодействия этих частей и элементов.

Отсюда следует, что на свойства предпринимательской структуры оказывает влияние с одной стороны количество и разнообразие его частей и элементов, и с другой - особенности их взаимодействия друг с другом.

Таким образом, любая ПС может быть создана и усовершенствована с помощью системного подхода, который включает в себя два этапа:

Разделение совершенствуемой ПС на элементы, исследование их свойств, взаимодействий и влияния на ее характеристики.

Выявление тех состояний и взаимодействий элементов, которые обеспечивают наилучшие характеристики совершенствуемой ПС и объедение всех необходимых элементов в обновленную систему.

На первом этапе исследуются целостность и членимость, т.е. наличие всех необходимых элементов и их взаимодействий и согласованность свойств элементов, т.е. наличие существенных устойчивых связей между элементами.

На втором этапе исследуется влияние интегративных качеств на получение двух эффектов: резонансного, обеспечивающего синергетический эффект, и порогового, обеспечивающего заданный уровень параметров развития.

Системный подход, как раз и ориентирован на достижение: максимума эффективности и критических значений параметров, определяющих устойчивость и границы взаимодействия с другими системами.

Остановимся на аспектах системного подхода, позволяющих научно обоснованно решать задачи оптимизации структуры, функционирования и развития больших и сложных систем. Исходя из сущности понятия «система» (взаимосвязь, целостность и взаимодействие), выделяют три определяющих аспекта системного подхода: функциональный, элементный и организационный, составляющих логику структурообразующей модели теории организации и управления (рис. 2.1.).

Функциональный аспект состоит в определении состава функций- задач, которые должна выполнять система и соответствующие обособленные подсистемы последней. В основе реализации функционального аспекта лежит построение дерева целей системы, вершиной которого является главная цель, а ветвями - локальные (обеспечивающие) цели, реализация которых обеспечивает достижение главной цели.

Поскольку достижение любой цели предполагает определенные действия, то каждая цель фактически достигается посредством реализации некоторой функции-задачи, а дерево целей представляет собой фактически еще более разветвленное дерево функций-задач.

При организационном проектировании главная цель предпринимательская структура определяется его общей долгосрочной задачей, а соответствующая главная функция - решением этой задачи. Задачам, которые обеспечивают решение общей долгосрочной задачи, соответствуют общие функции (производственная, финансовая, экономическая, торговая и т. п.), которые самостоятельно или в определенных сочетаниях образу-

Базовая модель формирования и развития системы организации и управления ют функциональные подсистемы. Эти подсистемы можно рассматривать как прообразы целостных групп подразделений фирмы

Рис. 2.1. Базовая модель формирования и развития системы организации и управления ют функциональные подсистемы. Эти подсистемы можно рассматривать как прообразы целостных групп подразделений фирмы.

Элементный аспект предусматривает выделение в системе отдельных элементов с четким назначением их функций. Для этого функции выделенных подсистем группируются по признаку их содержательной близости и закрепляются за конкретными элементами - автономными (в большей или меньшей степени) частями системы.

С точки зрения организационного проектирования реализация элементного аспекта заключается в выделении подразделений ПС с наделением их конкретными функциями - задачами. При этом происходит движение по дереву целей (функций) фирмы снизу вверх: на самом низком уровне, как правило, определяются исполнители. По мере движения они объединяются в группы - подразделения, предполагающие наличие руководителей.

При организационном проектировании нового предприятия выделение подразделений с учетом только их функционального состава не вызывает сложностей. Однако, при реорганизации действующего предприятия необходимо стремиться, по возможности, сохранить элементный состав, особенно те подразделения, в которых применяется специализированное и дорогостоящее техническое обеспечение (например, оборудование цехов).

В этом случае функциональный и элементный анализ должны носить встречный характер: от функций определяются необходимые элементы, а от существующих элементов - их возможные функции. Результаты анализа сравниваются между собой, а критерием выбора функции является экономическая эффективность сохранения или ликвидации элемента [1371.

Организационный аспект решает задачу формирования состава и содержания связей между элементами системы, т.е. окончательно определяет ее структуру. Эти связи объединяют систему в единое целое и позволяют элементам взаимодействовать: выполняя свои функции, совместно достигать локальных целей и главной (общей) цели системы.

В организационном проектировании в результате реализации этого подхода создаются предпосылки для эффективного управления предприятием: окончательно решается вопрос об иерархическом построении организационной структуры, и создаются необходимые требования к взаимодействию подразделений одного иерархического уровня.

Описанный выше методологический подход к дифференциации и интеграции системы требует выполнения следующих правил:

первичной является реализация функционального аспекта;

если при реализации элементного аспекта возникают сложности с подбором элементов определенного функционального назначения, необходимо вернуться к функциональному анализу;

если возникают трудности при реализации организационного аспекта, следует вернуться к элементному, а при необходимости - к функциональному анализу.

Любая система, создаваемая на основе системного подхода, в конечном счете, должна отвечать четырем принципиальным требованиям:

Иметь четкую цель функционирования, которая по возможности, должна быть выражена количественно.

Иметь критерий или систему критериев достижения цели.

Обладать целостным свойством элементов, обеспечивающим достижение цели в рамках заданного критерия.

Обладать планом функционирования - регламентированным порядком взаимодействия элементов в ходе выполнения их функций.

В целом, организационное проектирование на основе системного подхода позволяет обеспечить фирме следующие преимущества:

Создать систему четкого распределения задач между подразделениями и исполнителями и, следовательно, прав и ответственности руководителей за их решения.

Точно ориентировать деятельность каждого подразделения, исполнителя и руководителя на достижение общей цели фирмы, обеспечив при этом их необходимую оперативную самостоятельность и творческий подход к достижению поставленных целей.

Повысить эффективность планирования деятельности предприятия, создав ясную систему бизнес-планирования, исключающую проблемы взаимоотношений между структурными элементами фирмы по поводу их функций.

Сформировать систему объективной оценки работы всех структурных элементов фирмы - от функциональной подсистемы до конкретного отдельного исполнителя и, следовательно, объективную информационную базу эффективного управления.

Создать условия заинтересованности работников предприятия в наилучшем выполнении их функциональных обязанностей и реализации прав, которыми они наделены.

Обеспечить максимальную восприимчивость предприятия к любым нововведениям - техническим, технологическим, экономическим, организационным и управленческим - и преодолеть объективное сопротивление их внедрению.

Использование системного подхода в организационном проектировании на практике приводит к более эффективному использованию всех ресурсов фирмы - материально-технических, финансовых и трудовых, что создает экономические преимущества - главный фактор рыночного успеха предприятия.

Обеспечение взаимосвязи и единства, указанных трех аспектов системного подхода при формировании предприятия и его структурных частей позволяет упорядочить и упростить структуру предприятия, достичь целостности частей и обеспечить приобретение ими качественно новых свойств и характеристик. В результате реализации этого подхода создаются предпосылки для эффективного управления предприятия.

Формирование и развитие структуры любой организации представляет собой специфический бизнес-процесс, которым нужно управлять.

Организационная структура системы имеет многоцелевую направленность: обеспечивает достижение цели организации, ее развитие, устанавливает и усиливает взаимосвязь, взаимодействие между работниками организации и подразделениями; формирует благоприятный психологический климат в организации; обеспечивает ротацию и обучение, предоставляет ценностные ориентиры для деятельности работников и др.

Таким образом процесс формирования и развития системы организации и управления должен быть осуществлен на основе системного подхода. Базовая модель формирования и развития системы организации и управления должна отражать три взаимосвязанных аспекта системного подхода: функциональный, элементный и организационный.

Все аспекты системного подхода к формированию и развитию системы организании и управления должны ориентироваться и способствовать достижению главной ее цели.

На организацию оказывают влияние различные возмущающие воздействия. Они могут быть направлены как на объект, так и на субъект управления. Следовательно, важнейшим моментом является снижение и ограничение их влияния через повышение адаптации структуры системы к изменяющимся условиям.

На систему организации и управления оказывают влияние множество факторов внутренней и внешней среды.

Основными факторами внешней среды являются: деловые партнеры; конкуренты; акционеры и собственники; инвесторы; законодательные акты; международная и внутренняя политическая, экономическая, социальная ситуации; научно-технический прогресс.

Факторы внутренней среды: личность руководителя; размер и сфера деятельности организации; уровень образования и квалификации работников; располагаемые ресурсы; технология.

Процесс формирования и развития системы организации и управления представляет собой комплексный процесс, который должен осуществляться в определенной последовательности.

Технология формирования и развития системы организации и управления (то есть определение состава, содержания и последовательности работ по формированию структуры системы) в виде блок-схемы представлена на рис. 2.2.

Данная блок-схема динамична, и позволяет изменять, развивать организационную структуру системы в процессе ее существования, обеспечивает в полной мере самоорганизацию социально-экономической системы: из схемы видно, что для осуществления процесса формирования и развития структуры системы не требуется существенной поддержки извне; весь процесс может быть осуществлен за счет внутренних ресурсов.

Блок-схема формирования и развития (совершенствования) системы организации и управления

Рис. 2.2. Блок-схема формирования и развития (совершенствования) системы организации и управления

Технология формирования и развития системы организации и управления предусматривает анализ факторов внешней и внутренней среды, оказывающих на нее влияние. Необходимость проведения такого анализа обуславливается тем, что отсутствие учета силы и характера воздействия основных факторов может привести к неэффективности мероприятий по формированию и развитию системы организации и управления.

Разработанная на основе системного подхода базовая модель формирования и развития системы организации и управления позволяет четко очертить круг функций-задач системы; создать в организации эффективную структуру, реализующую функции-задачи; определить необходимое оптимальное элементное обеспечение, усовершенствовать и создать новые связи и отношения между элементами организации.

Любую подлинную систему, механическую, биологическую или социальную, характеризует взаимозависимость частей. Вся система не обязательно улучшается, если одна ее функция или часть совершенствуется, становится более эффективной. Эффект может быть обратным: возможно серьезное повреждение и даже разрушение системы. В некоторых случаях, чтобы усилить систему, требуется ослабить ее часть — сделать ее менее точной или менее эффективной. Например, в целях повышения надежности проектируемых производственных систем коэффициент загрузки оборудования должен быть меньше единицы на величину необходимого резерва (10-15%). В любой системе важна работа целого: это результат роста и динамического равновесия, приспособления и интеграции, а не простой технической эффективности.

Изначальный же недостаток подходов различных школ теории организации и управления заключается в том, что они сосредотачивают внимание только на одном каком-то важном элементе, а не рассматривают эффективность системы как результирующую, зависящую от многих различных факторов. В этом принципиальное отличие современного системного подхода к теории организации и управления. Таким образом, системный подход — это не есть набор каких-то руководств или принципов для специалистов в области теории организации и управления, это способ мышления по отношению к системе. Именно поэтому теория систем помогла интегрировать вклады всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике организации и управления.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >