• Реквизит 14. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления и издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Данный реквизит содержит сведения о географическом пункте, где зарегистрирована организация, место ее нахождения.

Пример оформления данного реквизита на угловом бланке приведен на рис. 5.1.22.

Пример указания места составления и издания документа

Рис. 5.1.22. Пример указания места составления и издания документа

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.

• Реквизит 15. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов. Примеры адресования документов приведены на рис. 5.1.23.

Примеры адресования документов

Рис. 5.1.23. Примеры адресования документов

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

При адресовании частному лицу может использоваться отечественный формат адреса (664000, г. Иркутск, ул. Сиреневая, 15, кв. 13. Краснову М. Т.) или иностранный формат (Краснову М. Т, кв. 13, ул. Сиреневая, 15, г. Иркутск, 664000).

• Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ и оказание услуг приобретают юридическую силу только после их утверждения.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (рис. 5.1.24).

Пример грифа утверждения документа

Рис. 5.1.24. Пример грифа утверждения документа

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:

Документ может быть утвержден коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.). Решение об утверждении документа заносится в протокол заседания.

Утверждение документов может осуществляться распорядительными документами.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНА ИЛИ УТВЕРЖДЕНЫ

Протоколом Приказом генерального директора

совета директоров АО «Уралсвязьинформ»

от 05.08.2005 № 15 от 30.09.2005 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

 
Посмотреть оригинал