ПРОЦЕДУРА ОБУЧЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИМ НАВЫКАМ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ MICROSOFT WORD (из опыта работы Международного института управления, г. Архангельск)

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ

  • 1.1. Применяется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) мм.
  • 1.2. Документы должны иметь поля — не менее (мм):
  • 20 — левое, нижнее;
  • 10 — правое;
  • 20 — верхнее.
  • 1.3. Установлены два варианта расположения реквизитов на документах: угловое (флаговое и центрированное расположение реквизитов) и продольное.
  • 1.4. Реквизиты документов отделяют друг от друга 1-2 межстрочными интервалами, а текст реквизитов печатают в каждой строке или через один межстрочный интервал.
  • 1.5. Наименование вида документа печатают прописными буквами.
  • 1.6. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, нумерация начинается со второй страницы.
  • 1.7. Разделы и абзацы начинают с красной строки.
  • 1.8. Пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, например 1.;
  • 1.4.; 2.1.9.
  • 1.9. От границы левого поля печатаются реквизиты: заголовок текста, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», надпись «Верно», а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».
  • 1.10. Слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» печатают без разрядки с новой строки от абзаца.
  • 1.11. Наименование организации должно соответствовать уставу или положению.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ НА КОМПЬЮТЕРЕ

Подготовка документа обычно ведется на компьютере, который стал основным средством составления и редактирования документов. Это позволяет выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, значительно сократить трудозатраты по сбору данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, повысить культуру оформления документа.

В подготовке каждого документа можно выделить три этапа: составление текста документа, его согласование и окончательное оформление. Компьютер внес значительные изменения в работу с документом.

Первый этап подготовки документа — изучение законодательной базы, нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Данный этап подготовки документа часто выпускался из виду в силу его сложности, труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоемких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические документы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов.

Недорогие банки данных могут представлять собой тематическую подборку документов на компакт-диске. Системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и подобные им предусматривают периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Интернет. Это могут быть законодательство России, законодательство регионов, тематические подборки: таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, налогообложение, бухгалтерский учет и т.д. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, дают возможность просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт или которые ссылаются на данный нормативный документ) и при необходимости — распечатывать подобранные материалы.

Второй этап подготовки к составлению документа — изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. Ранее при использовании традиционных систем регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне затруднен. Тематическая подборка документов была ограничена наличием предметнотематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризированная система регистрации с установлением связи между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов — сразу вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа — сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме.

Один из наиболее распространенных методов сбора информации — поиск в Интернете, например поиск информации о технических характеристиках изделий на станциях производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ.

Так как любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций.

Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами, например бухгалтерские документы включены в альбом унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом РФ и т.п.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов.

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой создается документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать трафаретный текст такого документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.

Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит, и облегчить восприятие документов.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе уже спроектированных бланков организаций.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов.

Например:

Подтверждаем получение Вашего заказа от_на место

для хранения товара. К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление ожидается в течение (место для срока поступления товара). Мы свяжемся с Вами немедленно после поступления товара на наш склад.

С уважением

старший менеджер _ Е. Волобуева

(Подпись)

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов широко распространено применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Особенно часто они применяются в начальной части документов: «Уважаемый господин (госпожа)», «Многоуважаемые господа», «Благодарим Вас за письмо от ...», «Ваше письмо от ... получено, нами изучены Ваши предложения о ...», «В ответ на Ваше письмо от ... напоминаем, что ...», «В подтверждение нашего факса сообщаем», «В дополнение к нашему письму от ...», «Приносим извинения за задержку с ответом на ...» и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов, так называемые «комплименты»: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины часто встречаемые в данной области деятельности, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например приказы по командировкам, об изменении фамилии и т.д.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально строить в следующей последовательности: сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п.; на его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов); на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и все содержание документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.

 
Посмотреть оригинал