Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий

Снятие грифа «Коммерческая тайна» с документа или изделия осуществляет должностное лицо, подписавшее (утвердившее) этот документ или техническую документацию на изделие, или руководитель предприятия.

Основанием для снятия грифа «Коммерческая тайна» с документов и изделий являются:

  • • требования заказчика;
  • • соответствующая корректировка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
  • • гриф «Коммерческая тайна» был установлен неправильно;
  • • истечение установленного срока действия грифа.

О снятии грифа «Коммерческая тайна» соответствующее должностное лицо делает отметку на самом документе и в технической (сопроводительной) документации на изделие путем зачеркивания грифа с проставлением своей подписи и даты.

Лица, осуществляющие учет документов (изделий) с грифом «Коммерческая тайна», делают необходимые отметки в соответствующих учетных документах (формах) с указанием фамилии лица, снявшего гриф, и даты снятия.

О снятии грифа «Коммерческая тайна» предприятие, устанавливавшее гриф, извещает все предприятия, связанные договорными обязательствами с предприятием-разработчиком в части охраны коммерческой тайны. Извещение является основанием для снятия грифа «Коммерческая тайна» с полученных документов или изделий. Выполняют эту операцию лица, осуществляющие учет документов или изделий с грифом «Коммерческая тайна».

Ответственность за правильность определения и своевременность установления и снятия грифа «Коммерческая тайна» несут разработчики этих документов или изделий и руководители, подписавшие (утвердившие) документы или техническую документацию на изделия.

Контроль за правильностью определения и своевременностью установления и снятия грифа «Коммерческая тайна» осуществляют лица, назначенные руководителем предприятия. Права, обязанности и ответственность этих лиц должны быть определены документально (например, в должностных инструкциях, положениях и т.п.) и известны сотрудникам предприятия.

Порядок учета, хранения и обращения с документами и изделиями с грифом «Коммерческая тайна» на предприятии

Каждый информационный объект имеет свой жизненный цикл, который состоит из следующих стадий:

  • • создание объекта субъектом;
  • • хранение объекта (в качестве хранителя или хранилища, вообще говоря, может выступать некий субъект);
  • • передача объекта от хранилища к месту обработки и обратно;

• обработка объекта (модификация, уничтожение, создание нового

объекта из данного).

В соответствии с данным жизненным циклом определим основные действия с объектом как хранение, передачу, обработку (создание, модификация, уничтожение).

Классификация субъектов информационной деятельности:

  • • субъект, создающий объекты;
  • • субъект, использующий объекты;
  • • администрирующий объект, т.е. обеспечивающий среду работы

с объектами;

• контролирующий использование объектов.

Конкретный субъект может совмещать в себе несколько или все классификационные сущности.

На документах, содержащих сведения, составляющие КТ, проставляется гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства), а в документах и изданиях, кроме того, — номера экземпляров.

Срок действия КТ, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или лицом, подписавшим документ, в виде конкретной даты, или «до заключения контракта», или «бессрочно».

Гриф «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам.

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, содержащего КТ, печатается разметка, в которой указываются: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, срок действия КТ, фамилия машинистки.

Решение вопроса о снятии грифа «Коммерческая тайна» возлагается на создаваемую специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы безопасности и соответствующих структурных подразделений.

Решение комиссии оформляется актом произвольной формы, который утверждается директором или его заместителем по направлению. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Коммерческая тайна» снимается. Один экземпляр акта вместе с делами предается в архив.

На обложках гриф «Коммерческая тайна» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Допуск работников к сведениям утверждается директором или его заместителем по направлению, а также руководителями структурных подразделений.

Допуск к работе с делами «Коммерческая тайна» работников, имеющих к ним непосредственное отношение, производится в соответствии с оформленным на внутренней стороне обложки списком за подписью руководителя структурного подразделения, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей подразделений.

Выписки из документов и изданий, содержащие сведения с грифом «Коммерческая тайна», производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф.

Дела и издания с грифом «Коммерческая тайна» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий.

Документы, содержащие сведения, составляющие КТ, подлежат обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или общего делопроизводства подразделения уполномоченным СБ. В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, ее порядок использования, сроки ограничения на публикацию и т.д.

Вся поступающая корреспонденция с грифом «Коммерческая тайна» или другими грифами принимается и вскрывается работниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конвертах документов с грифом «Коммерческая тайна» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых отправляется отправителю.

На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом «Коммерческая тайна» проставляется штамп, в котором указываются наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Печатание материалов с грифом «КТ» производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

Отпечатанные и подписанные документы с грифом «Коммерческая тайна» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа.

Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «КТ».

При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф «КТ». Такие сведения могут передаваться только по закрытым техническим каналам связи или открытой телетайпной связью с проставлением на документах и телеграммах соответствующего штампа.

Размножение документов и изданий с грифом «Коммерческая тайна» производится с разрешения СБ (службы безопасности) и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению.

Тираж издания с грифом «КТ», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий (форма 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Рассылка документов и изданий с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения списков с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Документы с грифом «Коммерческая тайна» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается перечнем номенклатурных дел несекретного делопроизводства.

Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также производство выписок из документов и изданий с грифом «КТ» сотрудниками осуществляется по разрешению руководителей подразделений.

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий с грифом «КТ» производится на основании письменных запросов по разрешению руководителей подразделений, подготовивших эти документы и издания.

Порядок работы на ЭВМ при обработке информации с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется в соответствии с требованиями инструкции о порядке работы на ПЭВМ при обработке несекретной информации.

Документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или в общем делопроизводстве подразделения уполномоченным службы безопасности. Они должны иметь реквизиты, предусмотренные положением, и гриф «КТ» (или полностью «Коммерческая тайна»). На документах, передаваемых иностранцам, гриф «КТ» не проставляется. Полученные от иностранцев документы маркируются грифом «КТ» графитным карандашом.

В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и др.

Отсутствие грифа «КТ» и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждавшее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

Вся поступающая корреспонденция с грифом «КТ» или другими грифами принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «КТ» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых отправляется отправителю.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КТ». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.

Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «КТ».

При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф «КТ». Такие сведения могут передаваться только по закрытым техническим средствам связи или по открытой телетайпной связи с проставлением на документах и телеграммах соответствующего штампа.

При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов и отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

Порядок работы на ЭВМ при обработке информации с грифом «КТ» осуществляется в соответствии с требованиями инструкции о порядке работы на ПЭВМ при обработке несекретной информации.

Учет документов с грифом «Коммерческая тайна» осуществляется отдельно от учета секретных и несекретных, а также с грифом «Для служебного пользования» документов.

Для этого заводят следующие виды учета:

  • • учет входящих документов (поступающих из других организаций, предприятий, подразделений);
  • • учет исходящих документов, подготовленных внутри фирмы;
  • • инвентарный учет разработанных на предприятии или присланных с других предприятий документов. Данный учет проводится для документов, находящихся на постоянном хранении;
  • • учет дел. Этот учет ведется при наличии большого потока информации, которая учитывается в зависимости от направлений деятельности фирмы (маркетинг, реклама, кредитование и т.п.). Прием и регистрация документов с грифом «Коммерческая

тайна» осуществляются подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна». Однократная регистрация распространяется и на документы с грифом «Коммерческая тайна».

Если на предприятии вся получаемая корреспонденция поступает в экспедицию, а также при получении корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию, пакеты с грифом «Коммерческая тайна» не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».

Ошибочно поступившие документы с грифом «Коммерческая тайна» возвращаются отправителю.

В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Регистрация поступивших документов с грифом «Коммерческая тайна» производится на карточках или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы.

Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом «Коммерческая тайна» учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Каждый вид учета осуществляется, как правило, в отдельном журнале. Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах (форма 1) или на карточках (форма 2) отдельно от учета другой несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета (форма 5).

Движение документов и изданий с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КТ» проставляется штамп, в котором указываются наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Тираж издания с грифом «КТ», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий (форма 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится в машбюро подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна». По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.

Отпечатанные и подписанные документы с грифом «КТ» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».

Журнал ведется с соблюдением требований общего делопроизводства.

На титульном листе документа (дела, магнитного носителя, экспонированной фотопленки) проставляются следующие данные:

  • • гриф: «Секретно», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна»;
  • • учетный номер по журналу учета;
  • • дата учета;
  • • количество листов (массивов данных или число кадров).

На последнем листе, в нижнем правом или левом углу проставляются:

  • • количество исполненных экземпляров документа;
  • • учетный номер по журналу размножения;
  • • дата исполнения (размножения);
  • • расчет рассылки (адрес отправки каждого экземпляра документа). Кроме того, на последнем листе могут быть показаны фамилии

исполнителя и лица, размножившего документ.

Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела, журналы и картотеки с грифом «Коммерческая тайна».

При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом «Коммерческая тайна», кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации необходимо предусмотреть круг лиц, имеющих право пользоваться делом, не допуская необоснованного его расширения, но и не затрудняя решение производственных вопросов.

Документы с грифом «Коммерческая тайна» подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с грифом «Коммерческая тайна» независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.

Листы дела нумеруются, после закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».

Учет информационного обеспечения. Стандартом АБВ является строгий учет каждой единицы информационного обеспечения и основных его параметров и настроек.

Подразделению автоматизации необходимо обеспечить ведение учетного архива всех единиц СВТ, размещенных в расположении данного отделения или филиала. При изменении настроек СВТ, перемещении, смене ответственного за СВТ необходимо оперативно обновить данные учетного архива.

В зависимости от подробности охвата документ может разделяться три или более частей, а именно — процедуры для обычных пользователей, процедуры для администраторов, процедуры для специалистов по безопасности, процедуры для разработчиков и т.д. Причем, с одной стороны, следует проанализировать — все ли эти части могут быть доступны для пользователей. Возможно, рядовым пользователям не стоит знать, каким образом производится администрирование систем или контроль их согласования. С другой стороны, возможно, организация считает, что работа всех субъектов системы должна быть прозрачна.

Рекомендуется разделять процедуры:

  • • на первоначальные процедуры (получение доступа в информационное пространство организации или к конкретной информационной системе);
  • общие процедуры, которые характерны для всех пользователей сети (работа с аппаратным обеспечением, с операционной системой);
  • специфические рабочие процедуры (работы в отдельных информационных системах, администрирование, контроль и т.д.);
  • завершающие процедуры, связанные с временным или постоянным прекращением работы пользователя с конкретной информационной системой по специальным должностным функциям или в организации вообще.

Важным акцентом процедур должно быть разделение полномочий и ответственности между различными службами. В крупных организациях возможно появление конфликтов интересов, в том числе и рабочих, например, между пользователями и администраторами или между администраторами и контролерами (специалистами по безопасности) в следующих вопросах.

При работе с документами с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией, принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческих секретов.

Документы текущего делопроизводства по истечении года могут быть переданы на хранение в архив предприятия.

Оформление и передача дел с документами с грифом «КТ» осуществляются в соответствии с требованиями инструкции по органиПримеры журналов учета

Форма 1

Журнал учета документов и изделий с грифом «Коммерческая тайна»

Порядковый номер (вход, выход)

Дата поступления и индекс документа

Дата и индекс документа

Откуда поступил или куда направлен

Наименование доку- мента и краткое содержание

Количество листов

Количество и номера экземпляров

документа

приложения

1

2

3

4

5

6

7

8

Резолюция или кому направлена исполнение

Отметка о взятии на контроль и срок исполнения

Дата и расписка

Индекс (номер) дела, куда подшит документ

Отметка об уничтожении

Примечание

о получении

о возврате

9

10

11

12

13

14

15

Форма 3

Журнал учета и распределения изданий с грифом «Коммерческая тайна»

п/п

Наименование

издания

Издано или поступило

Количество листов

Возврат

Уничтожение

Откуда поступило и где отпечатано

Входной № сопроводительного письма и дата

Количество экз. и № экземпляров

Куда и кому направлено (или выдано)

№ исх. документа (или расписка в получении) и дата

Кол-во экз., № экз.

Дата

кол-во экз.

Дата № акта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Форма 5

Журнал учета служебных изданий с грифом «Коммерческая тайна»

п/п

Дата и № сопроводительного письма (накладная)

Откуда поступило, название и год издания

Количество

экземпляров

№ экз.

Кому отправлено, дата и исх. №

Количество

экземпляров

№ экз.

Отметка о переучете или уничтожении

1

2

3

4

5

6

7

8

9

зации хранения дел, содержащих конфиденциальную информацию в архиве.

Инструкция по организации хранения дел отражает основные технические операции, в том числе:

  • • прием дел, содержащих конфиденциальную информацию, в архив;
  • • составление и оформление сводной описи дел с конфиденциальной информацией;
  • • составление и оформление сводной описи по списочному составу;
  • • учет документов, содержащих конфиденциальную информацию. Порядок уничтожения документов должен быть следующим:
  • • отбор документов сотрудниками штатного подразделения;
  • • получение разрешения на уничтожение у руководителя подразделения, при этом руководитель проставляет одну резолюцию на титульном листе документа, а другую — в соответствующем журнале учета;
  • • подготовка акта;
  • • непосредственное уничтожение по акту специально назначенной комиссией с помощью шредеров или сжиганием;
  • • заполнение акта, подписи членов и председателя комиссии, а также проставление отметок об уничтожении в акте против каждого документа;
  • • утверждение акта руководителем предприятия;
  • • проставление соответствующих отметок (с указанием номера акта и даты) в графах против каждого из уничтоженных документов в журналах учета.

Незарегистрированные ранее копии и проекты документов (например, испорченные копии документов при размножении их на пишущей машинке) уничтожаются двумя лицами без составления акта с соответствующей отметкой в журнале размножения. Такими лицами могут быть работники штатного секретного подразделения, исполнители. При этом документы помещаются на хранение в специальную урну с опечатываемой крышкой, имеющей щель. Уничтожение их производится одновременно с уничтожением зарегистрированных документов.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >