Подготовка и издание конфиденциальных исходящих документов

Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 3.5):

  • 1) разработка проекта документа;
  • 2) согласование документа;
  • 3) подписание документа;
  • 4) регистрация документа;
  • 5) отправка документа.
Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

Рис. 3.5. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в двух экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы.

Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа проект регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов.

Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанным руководителем спискам с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 3.6.

Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами

Рис. 3.6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 3.7).

Журнал учета выдачи конфиденциальных документов

Рис. 3.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов

При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ, поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.

Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании каждого года руководителем предприятия создается комиссия, которая должна: проверить наличие конфиденциальных документов; определить конфиденциальные документы для архивного хранения; определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.

В случае утери конфиденциального документа руководителем предприятия создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем предприятия принимается решение о привлечении к ответственности лиц, виновных в утрате конфиденциального документа.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >