ИНФОРМАЦИОННАЯ ЛОГИСТИКА

Сущность и задачи информационной логистики. Логистические информационные системы. Информационные технологии в логистике. Штрихкодирование.

СУЩНОСТЬ И ЗАДАЧИ ИНФОРМАЦИОННОЙ логистики

Без информации не может жить ни одна современная организация, даже самая маленькая. В логистическом управлении информации отводится особая роль, так как при помощи информационных потоков осуществляется формирование, поступление и перемещение материальных потоков. При квалифицированном управлении информационными потоками снижаются затраты на их формирование, хранение и передачу информации, ускоряется коммерческий процесс, включающий принятие решений, планирование, совершение сделок, поступление ресурсов и пр. Если информация оказывается некачественной, то организация принимает ошибочные решения, которые могут привести к потерям и даже поставить под угрозу само ее существование.

Иногда от умения управлять информацией зависит и жизнь людей. В июле 2002 г. над Боденским озером (Германия) из-за ошибки авиадиспетчера произошло столкновение двух самолетов — грузового Боинга-757 и пассажирского Ту-154. В результате погиб 71 человек, включая 52 ребенка. Авиадиспетчер не смог обеспечить безопасного эшелонирования между самолетами.

Сегодня ни одно коммерческое или производственное решение невозможно без учета и умения управлять самой разнообразной информацией. Таким образом, одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.

Информационный поток представляет собой совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистическими операциями.

Информационный поток может существовать в различном виде — на бумажных и электронных носителях. Логистические системы базируются на информации, формируемой как в самой организации, так и вне ее.

Построение информационной системы логистического управления коммерческой организации предполагает выделение ее контуров, т.е. границ информационных потоков, с точки зрения ее границ, характеризующих уровень полноты информации.

Информационную логистику может существовать в организации в качестве обслуживающей функции и в качестве целостной самостоятельной системы. В качестве обслуживающей функции информация сообщает транспортировщикам о наиболее загруженных участках дорог (это мы хорошо видим по схеме в Яндексе), производственникам о прохождении продукции между цехами или о неполадках оборудования (производственное диспетчирование), сбытовикам — об изменении потребительского спроса, что дальше потребует корректировки заявки на поставку продукции и т.д. Если информационная логистика существует как система, то она сопровождает продукцию от начальной стадии ее производства и до приобретения конечным покупателем, т.е. она присутствует на всех стадиях производственного и коммерческого процессов и задает темп и содержание всем логистическим процессам организации.

Информационная логистика отражает движение информационных потоков в рамках элементов системы управления организации.

Объектами информационной логистики являются информационные потоки, отражающие движение материальных, финансовых и других потоков, влияющих на народно-хозяйственную деятельность.

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:

  • • в зависимости от вида связываемых потоком систем — горизонтальный и вертикальный;
  • • в зависимости от места возникновения — внешний и внутренний;
  • • в зависимости от направления по отношению к логистической системе — входной и выходной.

Горизонтальные информационные потоки соответствуют логистическим цепям и осуществляются по технологической цепочке от места возникновения продукции до ее потребления. Вертикальные, циркулирующие в логистических сетях, охватывают весь спектр существующих коммерческих связей, включая информацию смежных областей (контрагентов и рынков). Вертикальные потоки более сложные и предполагают больший объем информации, которая является и более точной, так как учитывает куда большее количество факторов, влияющих на организацию.

Внутренние информационные потоки — это потоки информации, существующие в самой организации и циркулирующие между различными службами и уровнями организации. К ним, например, может относиться документация на отпуск материалов с заводского склада в цеха предприятия и др. Внутренние информационные потоки характеризуют этапы производственного или коммерческого процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой. Основной особенностью внутренних информационных потоков является упрощенное оформление. Передача информации внутри организации, как правило, не требует сложных специальных процедур. Так, большинство внутренних документов заверяется подписями должностных лиц, а внутри отдельных производственных подразделений (цехов и участков), как правило, слабо документированы, часто состоят из устных сообщений.

Правда, на работе иные «специалисты» только и занимаются бумагами, придумывая разные процедуры их согласования и утверждения. Но это уже проблема бюрократии. В эффективных организациях — информация должна быть всегда новой и точной. Если возникают задержки, то информация стареет. А кому нужна старая?

Внешние информационные потоки — потоки информации между данной организацией и объектами, находящимися вне ее пределов. Потоки внешней информации включают заказы покупателей на продукцию фирмы, данные о конкурентах, договора со сторонними организациями, информацию о технологических новинках, изменениях в законодательстве и вообще в органах государственной власти, а также об условиях рынка труда и продукции. Такую информацию сложнее собрать, но зато велика ее ценность. Всем этим занимаются отдельные специалисты, которые используют подчас необычные приемы сбора информации (рис. 11.1).

Виды информационных потоков

Рис. 11.1. Виды информационных потоков

В «Основах маркетинга» я написал о том, как мой сотрудник Николай Ми- хайлюк собирал информацию о конкурентах. Будучи человеком умным и коммуникабельным, он поставлял фирме довольно точную информацию о конкурентах. Современные организации повсеместно ставят на входе турникеты, не подозревая, насколько легко их преодолевать в условиях низкой оплаты труда сотрудников, плохого внутрифирменного управления и большой текучести кадров.

Самая интересная для организации информация — о технических новинках. В ее сборе — ничего незаконного. Надо только скрупулезно мониторить все изменения, начиная с разработки простейших технических решений. В МГУДТ (университет дизайна и технологий) готовят специалистов-технологов для швейной промышленности и модельеров. Студенты демонстрируют свои дипломные работы на открытых университетских показах. И хотя студенты очень стараются, лишь очень немногие могут чем-то удивить присутствующих. Но даже на этом уровне (на студенческих показах) присутствуют представители модельных агентств и швейных предприятий. А вдруг?

Различают разный характер взаимосвязей информационного потока с материальным по времени и направлениям. Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. Опережающий информационный поток может содержать сведения об ожидаемых рыночных событиях, поступившем заказе, выставках и презентациях, сообщения о предстоящем прибытии грузов и др.

Одновременно с материальным потоком идет информация о количественных, качественных параметрах материального потока (производственное диспетчирование), время или место его нахождения (транспортировка), документальное сопровождение продукции (накладные). Вслед за материальным потоком может поступать информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразных претензиях, подтверждениях, результатах торговых ярмарок и пр.

На какие ухищрения ни шел X. Колумб, чтобы успокоить свою команду. Та совсем приуныла. А может, и не будет никакой новой земли, и все усилия напрасны? И они уже никогда не вернутся домой? А X. Колумб указывал своим матросам на пролетавших птиц и успокаивал их, что где-то поблизости земля. О ней же говорили предметы (куски деревьев, кокосы и пр.), которые встречались в море... Впоследствии все эти предположения оказались ошибочными, и до Земли, как оказалось, было очень далеко. Но команду это успокоило.

Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Вообще, чем проще траектория информационного потока, чем меньше посредников при прохождении информации, тем более достоверной будет информация. Как-то автор участвовал в простом тренинге. Его участники, а их было пять или шесть, выстроились в последовательную цепочку, и каждый друг другу передавал простое сообщение: от первого ко второму, от второго к третьему и т.д. В процессе передачи информация настолько исказилась, что понять что-либо было невозможно.

Информационные потоки в логистических системах имеют свои специфические особенности, которые отличают их от всех других видов информационных потоков. Эти особенности зависят от свойств логистических систем. Логистические информационные потоки имеют следующие характеристики:

  • • неоднородность (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна);
  • • множественность подразделений—поставщиков информации и потребителей информации;
  • • сложность практической обозримости информационных маршрутов, особенно если информация поступает через «и-нет». Информационный поток включает несколько компонентов: реквизит, показатель, документ и массив1 (рис. 11.2).
Компоненты информационного потока

Рис. 11.2. Компоненты информационного потока

Реквизит является элементарной единицей сообщения. Обычно реквизиты представляются в разных символах: цифровых, буквенных, специальных. Реквизиты являются элементом любого документа. В отдельных случаях для используемой информации организацией устанавливаются обязательные реквизиты, включающие наименование, дату, номер, содержание, подписи ответственных лиц и печать. Важным реквизитом является ссылка на доступность (секретность) информации.

Показатель, или показатели, содержит качественную или количественную характеристики объекта, например количество произведенной или проданной продукции, величину выручки, время поступления продукции на склад, время прибытия груза и т.д. Каждый показатель может иметь множество значений и рассчитывается определенным образом.

Документы представляют материальные или электронные носители информации. В практической деятельности документы классифицируются в целях систематизации данных и упрощения работы с ними. Выделяют первичные и вторичные, внутренние и внешние документы, бумажные и электронные, входящие и выходящие и т.д.

Александров О.Л. Логистика. М.: ИНФРА-М, 2015. С. 152.

В логистике используются как первичные документы (счета, накладные, маршрутные карты), так и вторичные документы (отчеты о закупках и продажах, планы поставок и пр.).

Массив представляет собой совокупность однородных данных, имеющих единую технологическую основу и объединенных единым смысловым содержанием. Данные (экономические процессы, события, явления, факты, ит.п.) обычно представляются в формализованном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

Важным информационным массивом любой организации являются ее статистические данные по важнейшим направлениям деятельности: финансовая отчетность, показатели продаж, отчеты по выполнению планов, включая планы функциональных подразделений и пр. В процессе оптимизации складских запасов (логистическая концепция RP) анализируется информация за период иногда в 5-10 лет. Это сведения о реализации продукции в различных торговых подразделениях организации (при том — в разном временном масштабе).

Информационные потоки отражают движение данных, имеющих разную смысловую нагрузку, поэтому их необходимо классифицировать по следующим видам:

  • • плановая документация;
  • • сопроводительные документы;
  • • аналитическая документация (обзоры, докладные записки, сводки, отчеты);
  • • нормативные документы;
  • • статистическая отчетность;
  • • технические регламенты.

Исходя из видов носителя информации, информационные потоки разделяются на бумажные, электронные, смешанные. В настоящее время электронные документы применяются наравне с бумажными в ряде сфер деятельности (расчеты с налоговыми органами, оплата услуг), вытесняя бумажные документы. Информационный поток включает бумажные и электронные носители, дополняющие или дублирующие друг друга.

Для восприятия информации необходима ее индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся на:

  • 1) буквенные (словесная запись в документ, на экране монитора компьютера);
  • 2) цифровые (цифровая запись, цифровое изображение на экране монитора компьютера);
  • 3) символические (условные изображения на чертежах, организационных схемах);
  • 4) предметно-визуальные (телеизображение, фотография).

К субъектам информационной логистики относятся структурные подразделения организации (отделы), должностные лица, принимающие управленческие решения.

В информационных системах выделяют звенья, функции, процедуры и операции, изучаемые в рамках системного подхода.

Информационное звено представляет функционально обособленный объект, выполняющий локальную цель, связанную с информационными операциями. Исходя из структуры системы управления организации, к таким звеньям относятся отделы, службы, должностные лица, группы сотрудников, выполняющих однородные операции.

Информационные функции реализуются в виде обеспечения функций управления (планирование, регулирование, учет, контроль и анализ) в разрезе видов деятельности и отделов организации. К информационным процедурам относятся блоки операций по сбору, регистрации, обработке, хранению и передаче информации.

 
Посмотреть оригинал