Оценка зрелости функциональных областей управления портфелем проектов

Управленческий контроль портфелем проектов

Уровень 1

Описание

Организация осознает портфель, но не в терминах документирования процессов или стандартов.

Специфические атрибуты

• 1. Концепция портфеля может осознаваться на уровне департаментов и дивизионов, но не на уровне организации в целом. Может быть небольшая поддержка в понятийном аппарате и документации.
• 2. Заметно некоторое внимание управлению портфелем, но нет осознанного процесса трансляции стратегических целей в конкретные проектные инициативы.
• 3. Используется терминология портфельного менеджмента, но ее применение непоследовательно.

Общие атрибуты

• 1. Процесс обучения не скоординирован, малое разделение знаний или его отсутствие.
• 2. Отсутствует стандартизация ролей и ответственности.
• 3. Ключевые игроки не имеют нужного опыта.
• 4. Присутствует некоторая информация, но она не количественная, не структурированная и рассеянная.
• 5. Ограничены формальные проверки и обзоры, если они вообще имеются.
• 6. Планы, если они есть, абстрактны, представляют последовательность событий без временной шкалы.
• 7. Планирование на начальной стадии со слабой поддержкой собственников и отслеживанием результатов.

Описание

Имеется пакет портфельных дисциплин (областей знаний) в отдельных департаментах, но они базируются на ключевых фигурах, но не представляют системный и всеобъемлющий подход по организации в целом.

Специфические атрибуты

• 1. Готовность организации внедрять новые процессы, поддержать и запустить портфельный менеджмент, но при этом отсутствует единообразие.
• 2. Наличие осознания того, что портфели департаментов и дивизионов должны соответствовать приоритетам и процессам портфеля организации.
• 3. Начинают формировать общий понятийный комплекс управления портфелем.
• 4. Могут быть специфические рекомендации в отдельных частях организации.

Общие атрибуты

• 1. Существуют локализованные информационные структуры с некоторым разделением информации между командами.
• 2. Фокусирование на начальных этапах отдельных инициатив, без их поддержки в течение жизненного цикла.
• 3. Лимитированный и локализованный информационный контроль без формального выпуска управленческих договоренностей.
• 4. Локальные обзоры с некоторыми корректирующими действиями внутри групп.
• 5. Организовано общее обучение и имеются индивидуумы, предпринимающие повышение квалификации.
• 6. Существует разделение знаний, но в основном спонтанное.
• 7. Ключевые сотрудники имеют практический опыт и зафиксированные результаты.
• 8. Роли, ответственность и компетенции определены в отдельных областях, не согласованно по организации в целом.
• 9. Планы существуют, но не поддерживаются единообразной методологией развития, хотя локально могут быть эффективны.
• 10. Планирование основывается на учете результатов деятельности, но не является проактивным и прогнозным.
• 11. Оценки являются больше приблизительными и не используют стандартную технику.

Уровень 3

Описание

Процессы портфельного управления централизовано определены, поняты роли и ответственность за получение результатов.

Специфические атрибуты

• 1. Портфельное управление определено как ответственность исполнительного совета для обеспечения результатов портфеля.
• 2. Централизованно определенный и управляемый процесс для трансляции политики и централизованных приоритетов в портфельные инициативы и для исключения излишних инициатив.

• 3. Процессы портфельного управления имеют владельцев и есть подтверждение эффективности функционирования офиса управления портфелем.
• 4. Имеется связь плана стратегических инициатив организации и портфельных инициатив.
• 5. Портфельное управление включает набор политик, стандартов и методов обеспечения оптимальной и последовательной поставки результатов реализации портфеля.
• 6. Офис портфельного управления отчитывается перед исполнительным советом.
• 7. Документация объясняет содержание, цели и ожидания портфеля.
• 8. Портфель имеет определенный периметр, демаркацию и понимание включаемых в него инициатив.

Общие атрибуты

• 1. Информация регулярно обновляется и доступна.
• 2. В целом по организации существуют стандарты конфиденциальности, доступности и целостности информации.
• 3. Существуют информационные выпуски по управленческим процедурам.
• 4. Имеют место проведение независимых обследований и подготовка обзоров.
• 5. Делаются попытки выявления общих интересов, но скорее анализируются ошибки, чем направления улучшения.
• 6. Планы разрабатываются по централизованным и устойчивым стандартам, базирующимся на целях.
• 7. Имеются подтверждения эффективности оценочных техник.
• 8. В планировании развития учитываются релевантные факторы.
• 9. Выявляются и отслеживаются взаимозависимости инициатив.
• 10. Обучение сфокусировано на подходах организации и росте компетенций отдельных лиц в специфических областях.
• 11. Существуют форумы для обмена опытом по организации в целом для повышения эффективности индивидуумов и самой организации.
• 12. Определены централизованно управляемые ролевые дефиниции и наборы компетенций.

Уровень 4

Описание

Существуют и на практике проверены процессы портфельного управления. Портфельное управление имеет установленные метрики, по которым может быть измерен успех.

Специфические атрибуты

• 1. В наличии надежные рамочные основы категоризации инициатив в целом по организации, измерения и мониторинга эффективности организации, измерения вклада портфеля.
• 2. Исполнительный совет ответственен за гарантии поставок результатов портфеля.
• 3. Создаются отчеты высокого уровня по ключевым аспектам портфеля для исполнительного совета в целях принятия управленческих решений.

• 4. Имеется процесс оценки и управления главными изменениями в портфеле.
• 5. Непрерывная оценка возможностей организации управления инициативами и приоритетами.
• 6. Высокий уровень операционных контактов по принятию портфельных решений.
• 7. Принятие решений базируется на поддержке выравнивания и балансирования внутри портфеля, его оптимальной конфигурации и достижении стратегических целей.
• 8. Инициативные менеджериальные возможности подкреплены и используются для установки подходящих целей, которые затем подвергаются мониторингу.
• 9. Отчетность о прогрессе, соотношении фактической и проектной стоимости уровню риска, доступа стейкхолдеров собирается на рутинной основе и используется исполнительным советом для принятия решений.
• 10. Качественные и количественные оценки и полученные уроки используются для повышения эффективности портфельного управления.

Общие атрибуты

• 1. Информация широко используется для принятия решений.
• 2. Осуществляется трендовый анализ и предпринимаются измерения на основе информации о производительности с целью выявления возможностей улучшения.
• 3. Управление знаниями — централизованная функция, используется для повышения производительности и планирования.
• 4. Обзоры фокусируются на возможностях улучшения и согласования.
• 5. Планы основываются на цифрах, используют сложную технику планирования и определения взаимозависимостей.
• 6. Обеспечивается экстенсивное обучение, фокусирующееся на развитии персоналий и улучшении производительности.
• 7. Имеются свидетельства оперативного вмешательства для избежания конфликтов и обеспечения преимуществ возможностей.
• 8. Менторство и индивидуальное развитие используется для улучшения производительности.
• 9. Успешные планы существуют для ключевых ролей.

Уровень 5

Описание

Управление портфелем имеет хорошо определенный контроль и характеристики, что делает возможным достижение стратегических целей организации через широкий спектр процессов и инструментов.

Специфические атрибуты

• 1. Управление портфелем хорошо испытано и оптимизировано.
• 2. Менеджериальный контроль и система отчетности проактивны и фокусируются на ключевых индикаторах производительности, ориентированных на достижение стратегических целей.
• 3. Портфельный менеджмент может продемонстрировать, что его роль в тщательном рассмотрении инициатив имеет результаты в остановке инициатив и их уточнении для получения лучшей увязки с другими инициативами и оптимизации вклада в общий результат.

• 4. Уроки прошлых действий широко распространены и уясняются благодаря портфельному управлению.
• 5. Менеджериальный контроль развивается навстречу соответствия потребностям бизнеса.
• 6. Благоприятные бизнес-возможности идентифицированы и потенциальные результаты от новых технологий удачного завершения проектов определены.

Общие атрибуты

• 1. Определена ценность информации через непрерывную поддержку процессов и ссылки (практическое использование).
• 2. Имеются свидетельства объединения интенсивного процесса сбора информации с ее распространением по широким каналам.
• 3. Обзоры и улучшения непрерывны и проактивны с открытой передачей прошлых уроков.
• 4. Планирование присуще процессу принятия решений.
• 5. Активное управление взаимозависимостью инициатив и различных бизнес-планов.
• 6. Оценки точны и используются эффективно для гарантирования результатов.
• 7. Высокий уровень компетенций встроен во все роли, которые рассматриваются в качестве карьерного пути.
• 8. Передача знаний есть внутреннее поведение внутри организации.
• 9. Знания встроены в лидерство в организации и программы управления развитием.