ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО СЛУЖАЩЕГО. РЕЕСТР МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ. ЛИЧНОЕ ДЕЛО МУНИЦИПАЛЬНОГО СЛУЖАЩЕГО

Федеральный закон № 25-ФЗ в ст. 29 устанавливает понятие «персональные данные муниципального служащего», которое означает информацию, необходимую представителю нанимателя (работодателю) в связи с исполнением муниципальным служащим обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы и касающуюся конкретного муниципального служащего[1]. Персональные данные муниципального служащего подлежат обработке в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных с особенностями, предусмотренными ТК РФ. Действительно, ТК РФ в гл. 14 закрепляет основополагающие требования по защите персональных данных работника. Важное значение в регулировании вопросов, связанных с персональными данными муниципальных служащих, имеет Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении положения «О персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»[2].

Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»[3] унифицировал требования к систематизации, накоплению, использованию персональных данных, конкретизировал понятие персональных данных и определил его как любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Под персональными данными указанный федеральный закон понимает любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. В этом же законе предусмотрены случаи получения письменного согласия физического лица на использование персональных данных, определены сроки для предоставления работнику возможности ознакомления с собранными о нем персональными данными, а также более детально прописана обязанность работодателя принимать меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним.

Кадровая работа представителя нанимателя (работодателя) на муниципальной службе связана с подбором кадров, а также с накоплением, формированием, обработкой, хранением и использованием значительных объемов персональных данных о муниципальных служащих. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» предписывает каждому работодателю независимо от организационно-правовой формы заполнять на каждого работника личную карточку формы Т-2. В нее заносятся сведения о месте жительства работника, знании им иностранных языков, состоянии в браке и составе семьи. Кроме того, предоставление работником сведений о частной жизни позволяет ему получить определенные льготы. Например, при наличии у работника несовершеннолетнего ребенка он имеет право подать заявление на получение ежемесячного налогового вычета. Если же сам работник является инвалидом, то он имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени и отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 дней.

3

Персональные данные о работнике по своей сути отражают личную или семейную тайну граждан, их частную жизнь и входят в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа. В то же время эти сведения помогают представителю нанимателя (работодателю) более точно определить деловые качества служащего. Конституция РФ в ст. 23, 24 гарантирует право на неприкосновенность частной жизни граждан. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Эта норма исходит из ст. 17 Международного пакта о гражданских и политических правах от 19 декабря 1966 г., которая гласит: «Никто не может подвергаться произвольному или незаконному вмешательству в его личную и семейную жизнь... Каждый человек имеет право на защиту закона от такого вмешательства или таких посягательств»1.

Статья 86 ТК РФ устанавливает категорический запрет работодателю на получение и обработку персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, кроме случаев, когда это непосредственно связано с вопросами трудовых отношений и получено письменное согласие работника. А получение и обработка персональных данных работника о его членстве в общественных объединениях или профсоюзной деятельности допустимы лишь в случаях, предусмотренных федеральным законодательством.

Согласно ст. 9 Федерального закона «О персональных данных» обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных должно включать в себя: 1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе; 2) наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных; 3) цель обработки персональных данных; 4) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных; 5) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных; 6) срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва. При обработке персональных данных муниципального служащего, т.е. при их получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании, представитель нанимателя (работодателя) обязан соблюдать установленные ст. 86 ТК РФ общие требования.

Рассмотрим их более подробно.

Во-первых, обработка персональных данных муниципального служащего может осуществляться только в определенных целях, связанных с трудовыми отношениями: 1) обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов; 2) содействие муниципальным служащим в обучении и продвижении по службе; 3) обеспечение личной безопасности муниципальных служащих; 4) контроль количества и качества выполняемой работы; 5) обеспечение сохранности государственного и муниципального имущества. Во-вторых, при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных муниципальных служащих работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами, уставами (конституциями) и законами субъектов РФ. Данное требование нацеливает работодателя на соблюдение ограничений, установленных для защиты частной жизни граждан. В-третьих, получение персональных данных должно осуществляться в установленном законом порядке. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого муниципального служащего. Помимо обстоятельств семейнобытового характера (наличие семьи, детей, зарегистрированного или фактического брака) работодатель вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья, наличии инвалидности, о возрасте работника, о фактическом месте проживания, о тех или иных личностных качествах, проявившихся на прежнем месте работы и в иных публичных сферах. К подобным данным можно отнести сведения о наличии судимости или о службе в армии, которые являются сведениями, тесно сопряженными с публичной сферой (ст. 10 Федерального закона «О персональных данных»). В-четвертых, ТК РФ устанавливает ряд ограничений на обработку персональных данных определенного рода. Так, работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные муниципального служащего о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (п. 4 ст. 86), а также сообщать персональные данные муниципального служащего в коммерческих целях без его письменного согласия (ст. 88). Следует также подчеркнуть, что работодатель может самостоятельно оценивать серьезную и неминуемую угрозу жизни и здоровью муниципального служащего, ее степень и с целью необходимости предупреждения такой угрозы предоставлять персональную информацию любым третьим лицам (ст. 88). В-пятых, защита персональных данных муниципального служащего от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет средств местного бюджета.

Возложив на представителя нанимателя (работодателя) обязанности, связанные с получением и обработкой персональных данных, закон предоставляет муниципальному служащему в целях обеспечения защиты своих персональных данных, хранящихся у работодателя, право (ст. 89): на 1) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных (ст. 14 Федерального закона «О персональных данных»); 2) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные муниципального служащего, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; 3) определение своих представителей для защиты своих персональных данных; 4) доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по его выбору;

  • 5) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований трудового законодательства. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные муниципального служащего он имеет право заявить в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
  • 6) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные муниципального служащего, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; 7) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия представителя нанимателя (работодателя) при обработке и защите его персональных данных (ст. 17 Федерального закона «О персональных данных»).

Фактически соблюдение всех изложенных требований должны обеспечивать совместными усилиями кадровая служба, юридическая служба, а если в органе местного самоуправления ведется компьютеризированный учет кадров, то необходимо привлечение еще и специалистов по защите информации.

Согласно ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных муниципальных служащих, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Поскольку персональные данные являются разновидностью личной тайны и, следовательно, личным нематериальным благом, то их защита осуществляется прежде всего гражданским правом. При этом выбираются способы защиты, имеющие целью восстановление нарушенной имущественной сферы потерпевшего лица (ст. 12). Кроме того, потерпевший вправе требовать возмещения морального вреда (ст. 151, п. 5 ст. 152, ст. 10991101). Причем работодатель должен признаваться виновным, если он не проявил соответствующей степени заботливости и осмотрительности и не принял всех мер для надлежащей защиты персональных данных. Меры гражданской ответственности за нарушение правил получения, обработки и защиты персональных данных применяются судом. Меры дисциплинарной ответственности применяются самим представителем нанимателя работодателем (в порядке, установленном ТК РФ) в отношении подчиненных ему лиц, нарушивших правила обращения с персональными данными. Статья 13.11 КоАП РФ предусматривает наступление административной ответственности за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования и распространения информации о гражданах (персональных данных) в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц — от 5 до 10 МРОТ, а на юридических лиц — от 50 до 100 МРОТ. УК РФ предусматривает ответственность за незаконное собирание и распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации, если эти деяния совершены из корыстной или личной заинтересованности и причинили вред правам и законным интересам граждан. При этом квалифицирующим признаком является совершение данного деяния лицом с использованием своего служебного положения.

Вместе с тем защита персональных данных муниципальных служащих должна прежде всего обеспечиваться не мерами ответственности, а четкой регламентацией порядка работы с документацией, образующейся в процессе деятельности службы кадров органа местного самоуправления. Такая документация включает: 1) комплексы документов, сопровождающих процесс оформления трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.); 2) комплексы материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность муниципальной службы; 3) подлинники и копии приказов по личному составу; 4) личные дела и трудовые книжки муниципальных служащих и обслуживающих специалистов; 5) дела, содержащие основания к приказам по личному составу; 6) дела, содержащие материалы аттестации муниципальных служащих, служебных расследований и т.п.; 7) справочно-информационный банк данных по персоналу — учетно-справочный аппарат (журналы, картотеки, базы данных и др.); 8) подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых представителю нанимателя; 9) копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, органы государственной власти.

Главным моментом в защите персональных данных является четкая регламентация функций работников, осуществляющих обработку персональных данных. При работе с отдельными группами документации необходимо установить особые правила (работа с личными делами, картотеками, книгами персонального учета сотрудников идр.).

Теперь рассмотрим следующий вопрос.

Для управления муниципальной службой важна организация реестров и личных дел муниципальных служащих. Федеральный закон № 25-ФЗ в ст. 31 устанавливает, что в муниципальном образовании ведется реестр муниципальных служащих. Термин «реестр муниципальных служащих» означает сводный перечень сведений о прохождении муниципальными служащими муниципальной службы, который ведется кадровой службой органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования на основе личных дел и карточек муниципальных служащих в соответствии с законодательством.

Муниципальный служащий, уволенный с муниципальной службы, исключается из реестра муниципальных служащих в день увольнения. А в случае смерти (гибели) муниципального служащего либо признания муниципального служащего безвестно отсутствующим или объявления его умершим решением суда, вступившим в законную силу, муниципальный служащий исключается из реестра муниципальных служащих в день, следующий за днем смерти (гибели) или днем вступления в законную силу решения суда.

Порядок ведения реестра муниципальных служащих органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования утверждается муниципальным правовым актом1. Целью ведения реестра является совершенствование работы по подбору и расстановке кадров на основе анализа кадровой ситуации в аппарате органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, образованных в соответствии с уставами муниципальных образований, а также повышение эффективности использования кадрового потенциала муниципальной службы при проведении мероприятий по совершенствованию системы муниципального управления. Совокупность сведений, внесенных в реестр, относится к информационным служебным ресурсам ограниченного доступа.

Реестр муниципальных служащих органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования составляется в соответствии с реестром должностей муниципальной службы в субъекте РФ, утверждаемым законом субъекта РФ. Реестр

Собрание законодательства Российской Федерации. — 2007. — № 10. — Ст. 1152.

муниципальных служащих органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования может состоять из следующих разделов.

  • 1. Перечень должностей муниципальной службы, устанавливаемых в соответствующем органе местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования и утверждаемый представительным органом местного самоуправления этого муниципального образования.
  • 2. Список муниципальных служащих в соответствующем органе местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.
  • 3. Список муниципальных служащих, включенных в резерв на замещение должностей муниципальной службы.

В раздел «Перечень должностей муниципальной службы» могут включаться следующие сведения:

  • • дата утверждения последнего штатного расписания (внесения изменений в него) органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования;
  • • наименование структурных подразделений органов местного самоуправления;
  • • перечень должностей муниципальной службы в органах местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования с указанием количества должностей и вакансий по должностям.

В разделы «Список муниципальных служащих соответствующего муниципального образования» и «Список муниципальных служащих, включенных в резерв на замещение должностей муниципальной службы» могут включаться следующие сведения:

  • • фамилия, имя, отчество;
  • • пол;
  • • дата рождения;
  • • место рождения;
  • • занимаемая должность;
  • • структурное подразделение;
  • • квалификационный разряд (если он установлен законом субъекта РФ);
  • • образование (год начала, год окончания, наименование учебного заведения, специальность, квалификация);
  • • повышение квалификации (дата начала, дата окончания, учебное заведение, наименование учебной программы, итоговый документ);
  • • профессиональная переподготовка (дата начала, дата окончания, учебное заведение, наименование учебной программы, итоговый документ);
  • • стажировка (дата начала, дата окончания, итоговый документ);
  • • ученая степень;
  • • ученое звание;
  • • государственные награды Российской Федерации и субъекта РФ;
  • • два предыдущих квалификационных разряда и даты их присвоения (если он установлен законом субъекта РФ);
  • • стаж муниципальной службы (государственной службы) на день представления сведений;
  • • данные об очередной (внеочередной) аттестации;
  • • данные о включении в кадровый резерв;
  • • участие в выборных органах местного самоуправления;
  • • выполняемая работа с начала трудовой деятельности;
  • • домашний адрес;
  • • телефон домашний/телефон сотовой мобильной связи;
  • • телефон рабочий;
  • E-mail.

Заполнение реестра муниципальных служащих должно осуществляться на основании штатных расписаний органов местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, личных дел муниципальных служащих. Причем все сведения о муниципальном служащем, вносимые в реестр муниципальных служащих, должны быть идентичны информации личного дела. Основанием для включения в реестр является назначение служащего на должность муниципальной службы, а также включение муниципального служащего в резерв на замещение вакантной должности муниципальной службы. Основанием для исключения из реестра является увольнение с муниципальной службы соответствующего муниципального образования. При увольнении муниципального служащего в связи с ликвидацией или сокращением штатов в случае непредставления ему муниципальной должности муниципальной службы в соответствии с его квалификацией сведения о муниципальном служащем в течение года должны оставаться в реестре с указанием «В резерве».

Представление информации в реестр муниципальных служащих должно производиться в двух формах:

  • 1) реестр на бумажном носителе на основе штатных расписаний органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования и справок из личных дел муниципальных служащих;
  • 2) реестр на машинном носителе на основе данных, предусмотренных компьютерной программой по кадровому делопроизводству.

Все изменения, связанные с прохождением муниципальной службы муниципальными служащими, вносятся в реестр на бумажном носителе, в соответствии с замещением должностей муниципальной службы и изменениями, вносимыми в личные дела служащих. Реестр на бумажном носителе должен формироваться ежегодно. Документ, оформленный в соответствии с правилами по организации делопроизводства и содержащий сведения реестра на бумажном носителе предшествующего года, должен быть закрыт и сдан в текущий архив органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования. Сведения, содержащиеся в реестре муниципальных служащих, являются основанием для проведения анализа кадрового состава муниципальных служащих и выработки необходимых рекомендаций для представителей нанимателя (работодателя) по вопросам подбора и расстановки муниципальных служащих.

Теперь рассмотрим вопросы, связанные с ведением личных дел муниципальных служащих. Цель формирования личного дела — сосредоточение и хранение всей информации о муниципальном служащем в одном месте. Личные дела ведутся службой кадров органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования. В органе местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, не имеющих службы кадров, личные дела ведет управляющий делами или муниципальный служащий, которому представитель нанимателя (работодателя) поручает ведение кадровой работы. Представитель нанимателя несет ответственность за полноту и адекватность фактическим данным информации, содержащейся в личном деле. Запрещается ведение дубликатов (нескольких экземпляров) личных дел на одного муниципального служащего.

Личное дело муниципального служащего ведется по единым правилам и является документом строгой отчетности[4]. В системе государственной гражданской службы Российской Федерации порядок ведения личного дела установлен Указом Президента РФ «Об утверждении положения от 30.05.2005 № 609 “О персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела”»[2]. С учетом взаимосвязи муниципальной службы и государственной гражданской службы, установленной федеральным законодательством, ст. 30 Федерального закона № 25- ФЗ закрепляет следующее: «ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего».

3

В личное дело муниципального служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы и необходимые для обеспечения деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования. Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, — к сведениям, составляющим государственную тайну.

При перемещении муниципального служащего личное дело передается по новому месту муниципальной службы. Как правило, личное дело является основным документом учета муниципальных служащих, поэтому к нему приобщаются:

  • • письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;
  • • собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации, гражданином иностранного государства — участником международных договоров Российской Федерации, в соответствии с которыми иностранные граждане имеют право находиться на муниципальной службе, анкета установленной формы с приложением фотографии1;
  • • документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
  • • копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
  • • копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
  • • копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
  • • копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
  • • копия муниципального правового акта о назначении на должность муниципальной службы;
  • • экземпляр трудового договора (контракта), а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор (контракт);
  • • копии муниципальных правовых актов о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;
  • • копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • • копия муниципального правового акта об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы, о прекращении трудового договора (контракта);
  • • аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
  • • экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему квалификационного разряда муниципальной службы в субъекте РФ (если квалификационные разряды муниципальной службы установлены законом субъекта РФ);
  • • копии документов о присвоении муниципальному служащему квалификационного разряда муниципальной службы в субъекте РФ (классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации, иного классного чина, дипломатического ранга);
  • • копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
  • • копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
  • • копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;
  • • документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
  • • сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего;
  • • копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
  • • копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
  • • медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;
  • • справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных муниципальным служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных Федеральным законом № 25-ФЗ.

В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела. К личному делу муниципального служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъекта РФ.

Личное дело формируется в два этапа:

  • 1) в процессе назначения муниципального служащего на муниципальную должность после подписания трудового договора и издания распоряжения (приказа) о приеме на муниципальную службу;
  • 2) в процессе ведения личного дела, в течение прохождения муниципальным служащим муниципальной службы.

Муниципальные служащие обязаны представлять в месячный срок в службу кадров информацию о социально-демографических изменениях (семейное положение, место жительства, отношение к воинской службе, образование и др.) сведений, включаемых в личное дело. Личные дела ведутся не по годам, а в течение всего времени работы муниципального служащего в органе местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.

Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Учетные данные муниципальных служащих в соответствии с порядком, установленным муниципальным правовым актом, хранятся кадровой службой органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования на электронных носителях.

Кадровая служба обеспечивает защиту личных дел муниципальных служащих от несанкционированного доступа и копирования.

В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел муниципальных служащих, входит: 1) приобщение необходимых документов к личным делам муниципальных служащих; 2) обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих; 3) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъекта РФ и муниципальными правовыми актами; 4) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих для опубликования средствами массовой информации по их обращениям; предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъектов РФ для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям; 5) ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе муниципального служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих. Так как личные дела для муниципальных служащих имеют постоянный или длительный сроки хранения, то рекомендуется в личные дела формировать документы указанных сроков хранения.

Личные дела муниципальных служащих включаются в номенклатуру дел службы кадров органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)1 личные дела представителя нанимателя (работодателя), муниципальных служащих, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно; остальных работников — 75 лет. Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

Личные дела систематизируются и хранятся либо по порядку номеров личных дел, либо в алфавитном порядке, либо по наименованиям структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием органа местного самоуправления, избирательной комис-

Национальные стандарты. — 2007. — № 3.

сии муниципального образования. При большом количестве личных дел они регистрируются в соответствии с порядковыми номерами и указаниями на обложке дела в специальном журнале учета личных дел. Служба кадров органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования хранит дела только работающих муниципальных служащих в специально оборудованных сейфах и шкафах в вертикальном положении. Изъятие документов из личного дела для уничтожения не допускается. Уничтожение личных дел производится в соответствии с указаниями «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Структурные подразделения кадров органа местного самоуправления обязаны по первому требованию муниципального служащего представить для ознакомления все документы в его личном деле. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые.

При извлечении каких-либо документов из личного дела муниципального служащего по указанию представителя нанимателя (работодателя) работник кадровой службы органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами муниципальных служащих, определяется представителем нанимателя (работодателя). С этой целью составляется список должностных лиц, утверждаемый руководителем органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.

При необходимости в этот список можно вносить изменения и дополнения. Личные дела уволенных муниципальных служащих сдаются в архив органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования в составе описи дел по личному составу. В архиве они хранятся по алфавиту фамилий муниципальных служащих.

Вопросы для самопроверки и схемы

  • [1] Собрание законодательства Российской Федерации. — 2007. — № 10. —Ст. 1152.
  • [2] Собрание законодательства Российской Федерации. — 2005. — № 23. —Ст. 2242.
  • [3] Там же. — 2006. — № 31 (Ч. 1). — Ст. 3451.
  • [4] Анисимов В.М. Кадровая служба и управление персоналом организации:Практическое пособие кадровика. — М., 2003. — С. 313.
  • [5] Собрание законодательства Российской Федерации. — 2005. — № 23. —Ст. 2242.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >