Бланк документа

Бланк представляет собой стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе, от имени которого документ издается.

В организации обычно применяется два вида бланков — для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если существует потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.).

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

Максимальный набор реквизитов:

Бланк письма:

Герб

Эмблема организации Наименование организации — автора документа Справочные данные об организации — авторе

Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Общий бланк:

Герб

Эмблема организации Наименование организации — автора документа

Место для наименования вида документа (или вид документа)

Дата документа Регистрационный номер документа

Место составления или издания документа

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом РФ от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти (ст. 4 указанного Закона).

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Уничтожение гербовыхб ланков осу ществля ют по а кту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Эмблема организации — символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы; может помещаться на бланке организаций, в особенности коммерческих в соответствии с Уставом (Положением об организации). Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Наименованиеисправочныеданныеавторадокумента.

На бланке прежде всего указывается автор документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Письмо, как правило, предполагает переписку, поэтому в бланке письма помешается адрес организации- автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и веб-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, установленными Правилами оказания услуг почтовой связи. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс после названия страны.

Датаирегистрационныйномердокумента. Дата—обязательный реквизит любого документа. На документе всегда несколько дат, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. — датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, идентификатор электронной копии документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков — восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например: 03.04.2002. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат — 21 мая 2002 г., применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан.

Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 2002.03.08.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа—это е го условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию внутренних документов обычно проводят децентрализованно по группам документов — в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы «к» (кадры) или «л/с» (личный состав). Например: приказ № 8к или приказ № 21 л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов (кроме порядкового номера) чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа).

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: № 463/162/298.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Например: На №_от_

Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.

В общем бланке на том месте, где в бланке для письма проставляются ссылка на номер и дата входящего документа, указывается место составления документа. Оформляется этот реквизит в соответствии с официальным названием административно-территориальной единицы России. Место составления документа указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации». Например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должно указать — Москва.

Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >