СЕРИЙНЫЕ ПИСЬМА И ДОКУМЕНТЫ, ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОТЫ ОФИСА

Для создания и применения специальных документов, одинаковых по содержанию, но имеющих, например, разных адресатов, в MS Word предусмотрена сервисная функция «Рассылка».

Процедура реализации рассылки происходит при помощи мастера слияния, расположенного на ленте меню Рассылки.

Документ рассылки может быть создан на основе как нового документа с использованием шаблонов (в том числе и на основе чистого листа), так и уже существующего документа. Налейте меню Рассылки для создания новой рассылки отдельно вынесены команды создания нового документа по типам «конверты» и «наклейки».

Слияние предусматривает наличие по меньшей мере двух основных компонентов: источника данных и основного документа слияния.

Источник данных — документ, который содержит список, оформленный в виде таблицы, заполненной по определенным правилам. Источником данных могут выступать как собственные таблицы MS Word, так и таблицы Excel, адресная книга, таблицы MS Access. В такой таблице столбцы называются полями, а строки — записями. В первой строке таблицы располагаются названия полей. Документ- источник представляет собой последовательность записей данных, каждая из которых состоит из полей данных, имеющих свое уникальное имя. Все записи должны иметь одинаковый формат, т.е. состоять из одних и тех же полей данных.

Основной документ — документ MS Word, представляющий собой, например, текст приглашения на презентацию нового офиса фирмы, где вместо конкретных фамилий, имен и адресов вставляются поля слияния — поля источника данных.

В результате подстановки значений полей в текст основного документа, как правило, создается новый, третий документ, в котором для каждой записи источника данных создается новая страница.

Лента меню Рассылки содержит пять вкладок, которые позволяют пошагово выполнить процедуру создания серийного документа.

Вкладка Создание дает возможность начать процедуру создания нового серийного документа на основе шаблона конверта или наклейки.

Вкладка Начало слияния позволяет выбрать тип документа слияния и источник данных для слияния, включая возможность создания нового источника. Там же может быть выбрана опция «Мастер слияния», которая призвана облегчить процесс создания документа слияния (рис. 2.3.13).

Панель «Слияние»

Рис. 2.3.13. Панель «Слияние»

Мастер слияния позволяет создать серийный документ путем последовательного выполнения шести этапов.

Первый этап — выбор типа основного документа. В качестве основного может быть выбран документ, отформатированный как письмо, сообщение электронной почты, конверт, наклейки или каталог.

Второй этап — выбор способа создания основного документа: объявление основным текущего документа, создание документа на основе шаблона или открытие уже существующего документа.

Третий этап — создание списка получателей, определяет способ получения данных: использование уже имеющегося списка, создание нового списка или использование в качестве списка контактов Outlook.

В случае выбора нового списка на экран выводится диалоговое окно «Новый список адресов», в котором в виде формы выводится новый источник данных с уже сформированными полями данных. Для изменения структуры источника данных (переименования, удаления, добавления полей данных, а также для изменения порядка полей) предназначена кнопка Настройка. После уточнения структуры источника данных его надо наполнить конкретной информацией.

Четвертый этап — создание текста основного документа. На этом этапе набирается текст основного документа и в нужные места вставляются поля слияния. Для удобства работы на этом шаге на панели Слияние выводятся ссылки «Блок адреса», «Строка приветствия», «Почтовая марка», «Другие элементы».

Пятый этап — просмотр результатов слияния с возможностью регулирования количества создаваемых писем.

Шестой, заключительный этап позволяет осуществить немедленную печать результатов слияния или по ссылке «Изменить часть писем» вывести на экран в новом окне документ, получившийся в результате слияния, и внести при необходимости последние изменения перед печатью.

Главным достоинством «Слияния» является то, что однажды созданный основной документ может быть многократно использован с минимальными затратами времени, а однажды созданный хорошо структурированный источник данных может быть использован как для создания других серийных документов, так и для других целей.

Ключевые понятия

Автозамена Поле слияния

Автотекст Поле Word

Документ слияния Примечание

Закладка Сноска

Знак сноски Сортировка данных

Значение поля Столбец

Источник данных Строка

Код поля Таблица

Концевая сноска Указатель

Обычная сноска Формула

Оглавление Ячейка

Основной документ

Вопросы для самоконтроля

  • 1. Какие средства предусмотрены в Microsoft Word для создания таблиц?
  • 2. Как преобразовать таблицу в текст и текст в таблицу?
  • 3. Что означает автоформатирование таблицы?
  • 4. Для чего создаются элементы автотекста?
  • 5. Какие контрольные функции возлагаются на сервисную функцию «Автозамена»?
  • 6. Для чего создаются примечания?
  • 7. В чем отличие обычных сносок от концевых?
  • 8. Для чего используются поля?
  • 9. Перечислите и охарактеризуйте типы полей MS Word.
  • 10. Какие типы сортировки применяются в текстовом процессоре?
  • 11. Как реализовать возможность вычислений?
  • 12. Охарактеризуйте основные шаги по реализации функции «Слияние».

Задания для самостоятельной работы

  • 1. Нарисовать и заполнить таблицу, содержащую расписание занятий на неделю, с использованием панели инструментов «Таблицы и границы».
  • 2. Набрать текст, содержащий перечень изучаемых дисциплин, и преобразовать его в таблицу, состоящую из трех столбцов, таким образом, чтобы каждый предмет находился в отдельной ячейке.
  • 3. Скопировать таблицу и копию преобразовать в текст таким образом, чтобы каждая ячейка представляла самостоятельный абзац.
  • 4. Создать оглавление с использованием стилей и поля «ТС».
  • 5. Создать элемент автотекста, позволяющий вывести на экран Фамилию, Имя и Отчество после ввода инициалов.
  • 6. Для первого слова преобразованной таблицы создать примечание с информацией о том, что следующий ниже текст является результатом преобразования таблицы в текст.
  • 7. В таблице, содержащей перечень предметов, для дисциплины «Иностранный язык» создать сноску, определяющую, какой именно язык изучается.
  • 8. Вставить поля «Дата» и «Время» в начале документа.
  • 9. Пометить несколько слов как элемент указателя и вставить предметный указатель в конце документа.
  • 10. Создать источник данных и основной документ, содержащий приглашение на презентацию нового офиса фирмы. Воспользуйтесь функцией слияния для создания персональных приглашений.

Литература

Офисные приложения — Microsoft Office Word 2010. Обучающий видеокурс. Teachvideo, Teachshop, 2010.

Спиридонов О.В. Работа с Microsoft Word 2010. М.: Национальный открытый университет «ИНТУИТ». 2010. С. 85—101.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >