СОВРЕМЕННОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ключевые слова: стандартизация, документационное обеспечение управления, документирование, официальные документы, юридическая сила документа, система документации, стандартизация, классификация документов.

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает:

• • законодательные акты РФ в сфере информатизации и документации;
• • указы и распоряжения Президента, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• • правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, служб, агентств и др.);
• • правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• • правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические материалы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• • государственные стандарты на документацию;
• • унифицированные системы документации;
• • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• • Государственную систему ДОУ (ГСДОУ);
• • требования к документам и службам документационного обеспечения;
• • нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• • нормативные документы по организации архивного хранения документов.

В Российской Федерации отсутствует единый орган, который несет полную юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность возложена на ряд органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

Существенная роль в управлении документацией в различных ее аспектах принадлежит Государственной архивной службе России (Росархиву), которая занимается сбором и хранением документов. Будучи центральным органом федеральной исполнительной власти, она несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране.

Росархив разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства в целом и по конкретным направлениям работы с управленческой документацией в частности. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства касаются всех организаций независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.

Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации несет ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, а также за координацию проводимых работ по унификации форм документов, обращающихся в различных сферах деятельности.

Таким образом, Росархив и Комитет РФ по стандартизации — основные ведомства, регулирующие документацию в общегосударственном масштабе. Они функционируют в тесном контакте при решении ключевых вопросов управления документацией и совершенствования делопроизводства.

Документационное обеспечение — важнейший аспект деятельности любого предприятия, учреждения, организации. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц.

Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Основные из них — Закон РФ «О стандартизации»; Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»; Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене»; Закон РФ «О государственной тайне»; Закон РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах».

Закон РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 (с изм. от 25 июля 2002 г.) устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений Закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ (в ред. от 10 января 2003 г. № 15-ФЗ) информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Документирование информации (обязательное условие для включения ее в информационные ресурсы) производится в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность РФ. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ, в том числе имеет право назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими; устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним; определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений данного закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января 1994 г., постановлениях Правительства «Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ» от 1 декабря 1994 г., «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ» от 12 января 1996 г. и др.

Федеральный закон «Обучастии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ ориентирован на формирование условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц в условиях международного информационного обмена.

Закон РФ «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Закон РФ «ОбАрхивном фонде РФ и архивах», принятый Верховным Советом РФ 7 июля 1993 г., направлен на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивает сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяет понятия основных терминов архивного дела, характеризует состав Архивного фонда РФ в его государственной и негосударственной частях, устанавливает право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяет ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в Российской Федерации осуществляют архивные органы, поскольку наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на хранение в государственные архивы. В Положении «О федеральной архивной службе России», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562, определены главные задачи Росархива: развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; осуществление межотраслевого организационно-методического руководства и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти; проверка выполнения организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области организации документов в делопроизводстве. Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов; согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве; разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации.

Государственная система документационного обеспечения управления. В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ — системы положений, детерминирующих основные правила работы с документами в организациях. Система состоит из нормативной и методической частей. В нормативной части определяются ключевые задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов для передачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов. Новую систему отличает единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах (зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ) включает общий порядок подготовки и оформления документов и особенности подготовки отдельных видов документов. В ней подробно описаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции представлены формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, ю

описей и др. Инструкция освещает практически все вопросы организации делопроизводства. В первую очередь она предназначена для министерств и ведомств, однако ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

ГОСТ Р 6.30—97. УСД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изм. от 21 января 2000 г.) распространяется на организационно- распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, используемые в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы.

Основные правила работы ведомственных архивов условно можно разделить на две части. В первой (разд. 2—4) раскрыты делопроизводственные вопросы: требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения; порядок формирования дел в делопроизводстве; организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве; порядок выделения документов к уничтожению; подготовка дел к передаче в архив; во второй части Правил (разд. 5—14) детально описана работа с документами в архиве.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает и перечни документов с указанием сроков хранения (типовой или ведомственный).

В типовом положении о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях приведены принципиальные положения по организации работы с данной категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Изложенная в Положении методика может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц. Кроме того, работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами.

Портфель этих документов следует обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Общегосударственные нормативно-методические документы в качестве справочного материала необходимо иметь каждой делопроизводственной службе. Они применяются при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.