ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Ключевые слова: обработка дел, экспертиза ценности документов, оформление дела, сохранность документов, архив, опись дел.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Заключительный этап работы с документами в делопроизводстве — их обработка для дальнейшего хранения и использования. Она предполагает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Многие из них несут в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы утрачивают значение, дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение нескольких лет. Существуют документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Они должны храниться постоянно. В этой связи установлены различные сроки хранения документов: временный до 10 лет, временный свыше 10 лети постоянный. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и продолжительность использования документов обусловлены значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы — определить документы, которые с максимальной полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

Экспертиза ценности документов ставит перед собой следующие задачи:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное и культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

• • отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• • выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• • установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

системности, целостности. Среди критериев оценки документов — их происхождение, содержание и внешние признаки.