СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись дел одновременно служит учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата кдокументам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Опись включает годовые разделы. Она составляется отдельно на дела постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (научные отчеты и т.п.), а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной нумерацией. В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей.

Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать следующие элементы:

• • порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• • индекс дела (тома, части);
• • заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• • дата дела (тома, части);
• • число листов в деле (томе, части);
• • срок хранения;
• • примечание.

В описях дел постоянного хранения срок хранения не указывают. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации. В конце описи делается итоговая запись. В ней указываются цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, а другой передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации. Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он изготавливается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы ДОУ, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. Согласно утвержденным годовым разделам описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив — принять на хранение внесенные в опись дела.

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел осуществляется только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива каждое дело сверяет с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, проставляет дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. При сдаче дел на государственное хранение организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

• 1. Каков порядок оформления дела? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?
• 2. В чем особенности составления описи дел?
• 3. Как оформляется обложка дела?
• 4. Объясните необходимость заверительной надписи. Какова специфика ее составления?
• 5. Опишите порядок передачи дел в архив.
• 6. Каковы функции, права и принцип работы экспертно-проверочной комиссии?