ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
Ключевые слова: компьютеризованные технологии, бумажные носители, файл- сервер, жесткий диск компьютера, бесперебойное электропитание, резервное копирование, защита данных от вирусов, диагностика состояния компьютера.
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии актуализировался вопрос об упорядочении и организации хранения созданных в электронной форме документов. Если технология хранения традиционных бумажных документов в настоящее время четко отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве нередко осуществляется стихийно. Неупорядоченное хранение приводит к значительным временным затратам на поиск необходимых документов, иногда их потере. Документы в электронном виде создаются сотрудниками организации на компьютерах, передаются по электронной почте, в виде факса.
Сегодня все большее число организаций путем сканирования переводит в электронную форму и документы, поступающие к ним на традиционных бумажных носителях, что еще более затрудняет упорядоченное хранение документов на электронных носителях. Созданный или полученный документ нужно сохранить в памяти ПК — записать в виде файла на жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении документов на традиционных бумажных носителях.
Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях. Прежде всего следует создать на жестком диске папки, в которых будут храниться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на ПК во многом схожи с обычным делопроизводством: файлы раскладывают по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые, в свою очередь, тоже могут иметь вложенные папки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Небольшое количество документов чаще всего размещается в одной папке. Пакет MS Office создает папку с названием «Мои документы», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на ПК работают несколько сотрудников, то папки обычно называют по их фамилии. Однако при большом количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких человек требуется более четкая система организации размещения файлов в локальной сети даже небольшой организации.
Наиболее оптимальным решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок, которая основана на номенклатуре дел организации. Основу классификации составляет номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам. Название папки начинается с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.д. Группировка может производиться в несколько уровней. Например: D: Отчеты 2013 г. квартальные отдел комплектованиях имя файла и т.п.
В крупных организациях для хранения документов выделяется уже упоминавшийся специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа «договоры», «типовые соглашения» и т.п. Такой сервер может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным папкам, а также хранить общие базы данных, например сведения по организациям-партнерам. Небольшой организации для этих целей достаточно создать несколько папок на одном или нескольких ПК и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows ХР или Windows 7.
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном ПК. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жесткие диски и т.п.), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен использованием пароля для полного доступа, доступа только для чтения или лишь для определенных пользователей или групп пользователей. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, то пароль не нужен.
Более эффективному использованию места на жестком диске компьютера способствует создание логического диска, использующего сжатие файлов. Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа
bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места может достигать 90% и более.
Подключение пользователей к папкам и дискам на удаленном ПК может производиться по мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы. В последнем случае пользователи могут постоянно обращаться к папкам и файлам, находящимся на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором сейчас работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которых установлен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), поскольку включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск недоступен, приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения. Именно поэтому в организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры — файл-серверы, рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Тем не менее и в небольшой организации при необходимости обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников, тем более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих размер, исчисляемый в десятках килобайт.
Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться в личной папке сотрудника. Поступившие в делопроизводственный оборот документы следует хранить в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.
