ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВОК

Порядок направления работников в командировки определен в Трудовом кодексе РФ (гл. 24), в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках) и в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и Положению о командировках (далее — Инструкция о командировках).

Согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Часто задают вопрос: «Обязателен ли приказ о направлении в командировку?». К сожалению, в нормативных документах этот вопрос трактуется по разному, а Минфин России и налоговые органы порой противоречат не только друг другу, но и сами себе. Например:

  • 1) Инструкция о командировках допускает направление работника в командировку по устному распоряжению работодателя: в абз. 2 п. 2 Инструкции сказано, что направление в командировку по усмотрению руководителя организации, наряду с командировочным удостоверением, может оформляться приказом;
  • 2) Минфин России в письмах от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45 и от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60 дословно повторяет приведенное выше положение абз. 2 п. 2 Инструкции о командировках (которое, заметим, было принято Правительством РФ позднее этих писем);
  • 3) в Положении о командировках сказано только, что командировочное удостоверение оформляется на основании решения работодателя (п. 7 Положения о командировках);
  • 4) УФНС по г. Москве в письме от 22.06.2009 № 16-15/062978@ «О документах, подтверждающих для целей исчисления налога на прибыль расходы на командировки по территории РФ», повторив то, что было написано в письме № 16-15/082607.1 (см. ниже), в заключительном абзаце пишет: «Таким образом, расходы на командировки по территории РФ для целей налогообложения прибыли подтверждаются приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, авансовыми отчетами, авиабилетами, а также другими документами, подтверждающими дополнительные расходы, произведенные во время командировки»;
  • 5) меньше чем через два месяца УФНС по г. Москве в письме от 11.08.2009 № 16-15/082607.1, говоря, что «по усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом», тем не менее, еше раз отмечает, что при направлении работника в командировку должен быть оформлен приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

Извлечение

из письма УФНС по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.1

При направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

  • — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № № Т-9 и Т-9а;
  • — командировочное удостоверение — форма № Т-10. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки;
  • — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а.

Кроме того, на основании п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40, работник не позднее трех дней по возвращении из командировки обязан составить авансовый отчет (форма № АО-1). [1]

7) Федеральная налоговая служба полностью поддерживает позицию финансистов, слово в слово повторяя в письме от 25.11.2009 № МН-22-3/890 приведенный выше фрагмент из письма Минфина № 03-03-05/169.

И наконец, наиболее авторитетный нормативный документ: Трудовой кодекс РФ, в ст. 166 которого командировка определяется как поездка работника по распоряжению работодателя. Распорядительным документом является приказ либо распоряжение. Следовательно, во исполнение требования данного Кодекса приказ должен быть издан.

Делайте выводы сами! Что касается авторов этой книги, то мы считаем, что приказ о направлении в командировку издавать не только нужно, но и весьма полезно — при отсутствии приказа у работника есть все основания не ехать в командировку. Желательно, однако, несколько усовершенствовать его форму по сравнению с госкомстатовской (как это сделать — описано ниже).

Что касается служебного задания и командировочного удостоверения, то никаких сомнений в необходимости этих документов ни у кого не возникает, тем более, что именно по этим документам УФНС устанавливает обоснованность отнесения командировочных компенсационных выплат на затраты.

Важно учитывать, что в соответствии со ст. 259, 264, 268 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин и несовершеннолетних работников. Кроме того, в служебную командировку могут быть направлены, но только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями: женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет; матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет; матери и отцы, имеющие детей-инвалидов; работники, осуществляющие уход за больными членами их семей (в том числе пенсионерами по возрасту до 80 лет при наличии медицинского заключения, престарелыми старше 80 лет, инвалидами I группы). При этом согласно ст. 259 ТК РФ указанные работники, имеющие причины для отказа, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку.

Учитывая, что у сотрудников кадровой службы может не быть всей исчерпывающей информации о работниках, имеющих право отказаться от командировки, и невозможно отследить, например, у кого из работников бабушка достигла 80 лет, мы рекомендуем:

  • 1) ознакомить работников, которых планируется направить в командировку, с информацией о том, кого направлять в командировки нельзя, а кого можно, но при соблюдении определенных условий;
  • 2) предоставить этим работникам возможность выразить согласие или несогласие (при наличии причин для отказа) с направлением в командировку, причем согласие или несогласие с выездом в командировку работник должен выразить до направления приказа на подпись руководителю. После подписания приказа работник должен быть в обычном порядке ознакомлен с приказом под роспись.

Как это сделать с минимальными потерями своего рабочего времени?

Поскольку мы можем продолжать пользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом — как без изменений, так и адаптировав их под свои условия и потребности, после их утверждения приказом руководителя организации введем в формы приказов № Т-9 (Приложение 59) и Т-9а (Приложение 60) три дополнительные строки. В этих строках:

  • 1) будет приведена информация, с которой работники должны быть ознакомлены;
  • 2) может быть выражено согласие или, при наличии оснований для отказа, несогласие работника с направлением в служебную командировку;
  • 3) может быть указано отсутствие оснований для отказа от направления в командировку.

Указанные выше три строки можно было бы ввести и на оборотную сторону унифицированной формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», но на оборотной стороне формы работник должен написать краткий отчет о выполнении командировочного задания, а из-за введения дополнительных реквизитов свободного места будет, как нам представляется, слишком мало.

Подведем итоги. При проверке правильности оформления командировок необходимо убедиться в наличии всех необходимых документов, правильности их оформления, а также соблюдении трудового законодательства в части ограничения возможности направления в командировку ряда категорий работников. Для удобства работы можно использоваться таблицу, приведенную в примере 44.

При выявлении случаев направления в командировку беременных женщин или несовершеннолетних работников, следует незамедлительно поставить об этом в известность руководство организации и в дальнейшем не допускать таких случаев.

ПРИМЕР 44. Форма для проверки правильности оформления командировок

ФИО работника

Наличие служебного задания для направления в командировку (да/нет)

Ознакомление работников определенных категорий (см. условные обозначения к таблице) с правом отказаться от направления в командировку (да/нет)

Согласие работников на направление в командировку при наличии причин для отказа (да/нет)

Отметка об отсутствии причин для отказа (есть/нет)

Наличие приказа о направлении в командировку (да/нет)

Наличие командировочного удостоверения (да/нет; при отсутствии — указать причину)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Условные обозначения к таблице:

ЖД («женщины с детьми»)— женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, в том числе усыновленных и опекаемых;

ОР («одинокие родители») — матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет;

РДИ («родители детей-инвалидов») — матери и отцы, имеющие детей- инвалидов;

УЧС («уход за членами семьи») — работники, осуществляющие уход за больными членами их семей (в том числе пенсионерами по возрасту до 80 лет при наличии медицинского заключения, престарелыми старше 80 лет, инвалидами I группы);

ДР («другие работники») — работники, не относящиеся ни к одной из перечисленных категорий.

  • [1] Минфин России в письме от 14.09.2009 № 03-03-05/169, подчеркивая необходимость оформления служебного задания, командировочного удостоверения, представления документов о найме жилогопомещения, о фактических расходах по проезду и об иных расходах,связанных с командировкой, в заключение письма указывает: «Чтокасается других документов, которыми должна оформляться командировка... (в частности, приказ ... о направлении работника в командировку... и служебное задание), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций неявляется обязательным»;
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >