Чем руководствоваться? (нормативные и правовые документы; локальные нормативные акты)

Что нужно сделать в первую очередь?

На что следует обратить внимание?

Примечание

1

2

3

4

Локальные нормативные акты организации

Ч. 2 ст. 5, ст. 8, ч. 7 и 8 ст. 12, ч. 4 ст. 13, ч. 6 ст. 20, ст. 22, ч. 3 ст. 68, ч. 2 ст. 81, абз. 5 ст. 88, ст. 101, ч. 2 ст. 135, ч. 2 ст. 136, ч. 1 ст. 162, ч. 2 ст. 168, ч. 2 ст. 168.1, ч. 1,3,4 ст. 189, ст. 190, ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ и др., а также ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Разработать и утвердить:

ПВТР;

Положение о защите персональных данных работников;

ДИ и ПИ;

др. необходимые ЛНА

Наличие обязательных ЛНА; ознакомление работников с ЛНА под роспись

Трудовые книжки работников

ТК РФ;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от

• 16.04.2003 № 225 в ред. от 19.05.2008; Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от
• 10.10.2003 № 69

Издать приказ о назначении работника (работников) ответственным(и) за ведение трудовых книжек; подготовить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; приобрести сейф (запирающийся несгораемый, тепло- и влагонепроницаемый металлический шкаф) для хранения трудовых книжек и Книги учета

Своевременное внесение записей в трудовые книжки;

строгое соблюдение правил ведения трудовых книжек и требований Правил и Инструкции;

обеспечение условий и сроков хранения трудовых книжек и Книги учета трудовых книжек и вкладышей в них;

наличие уведомлений о необходимости получить невостребованные трудовые книжки

Трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к ним

Главы 10 и 11 ТК РФ;

ПВТР, ДИ, ПИ, положение об оплате труда и премировании, другие ЛНА

Разработать примерную форму ТД; завести журнал(ы) регистрации ТД и ДС; заключать ТД со всеми принимаемыми на работу

Своевременное оформление ТД (не позднее 3-х дней с момента фактического допуска к работе); соответствие ТД ст. 57 ТК РФ;

1

2

3

4

работниками, в т.ч. с временными работниками и совместителями;

регистрировать ТД и ДС в журнале (журналах)регистрации

соблюдение оснований заключения срочного ТД (ст. 59 ТК РФ); вручение работнику второго экземпляра ТД под роспись на экземпляре, остающемся в кадровой службе

Прием работников на работу

Ст. 68-71 ТК РФ

• 1) Заключить с работником ТД в письменной форме;
• 2) зарегистрировать ТД в специальной регистрационной форме;
• 3) на основании ТД издать приказ о приеме на работу на основании заключенного ТД не позднее трех дней с момента фактического допуска к работе;
• 4) ознакомить работника с приказом под роспись;
• 5) подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;
• 6) передать копию приказа в бухгалтерию;
• 7) заполнить личную карточку, внести в нее запись о приеме на работу;
• 8) внести запись о приеме на работу в трудовую книжку каждого работника, проработавшего более 5 дней;
• 9) ознакомить работника с записью о приеме на работу в трудовой книжке под роспись в разделе III личной карточки;
• 10) один экземпляр ДИ (ПИ) вручить работнику под роспись

Ознакомление работников с Л НА до подписания ТД;

соответствие приказа условиям ТД; ознакомление работника с приказом под роспись не позднее трех дней с даты фактического начала работы; соответствие записей в личной карточке и трудовой книжке работника ТД и приказу о приеме на работу; вручение работнику копии его ДИ (ПИ) под роспись

При приеме на работу, несовершеннолетних соблюдать требования, изложенные в разделе 3 этой книги; соблюдать гарантии, предусмотренные для иных особых категорий работников (инвалидов I и II групп, «вредников», беременных женщин и женщин, имеющих детей и других)

1

2

3

4

Переводы на другую работу

Ст. 72.1,72.2, 73, 74 ТК РФ; ЯНА

• 1) Оформить ДС к ТД;
• 2) зарегистрировать ДС;
• 3) издать приказ о переводе на другую работу;
• 4) ознакомить работника с приказом под роспись;
• 5) подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;
• 6) копию приказа передать в бухгалтерию;
• 7) внести запись о постоянном переводе в личную карточку

и в трудовую книжку работника;

8) ознакомить работника с записью в трудовой книжке под роспись в разделе III личной карточке)

Соблюдение срока ознакомления работника под роспись с приказом о переводе на другую работу; соответствие записей в личной карточке и в трудовой книжке работника приказу о переводе на другую работу;

соблюдение порядка оформления и сроков временных переводов на другую работу

Поручение работникам дополнительной работы

Ст. 60.2, 151 ТК РФ

Получить письменное согласие работника на выполнение дополнительной работы; оформить приказ о поручении дополнительной работы; ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию

Наличие в штатном расписании должности, по которой оформляется дополнительная работа в форме совмещения;

назначение дополнительной оплаты за выполнение дополнительной работы; в необходимых случаях — издание приказа о прекращении выполнения дополнительной работы

1

2

3

4

Отстранение работников от работы и допуск к работе после отстранения

Ст. 76, 73 ТК РФ

Отстранение от работы: издать приказ об отстранении от работы с указанием причины и срока отстранения;

ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию.

Допуск к работе после отстранения: издать приказ о допуске к работе после отстранения; ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию

Соблюдение оснований отстранения работников от работы; наличие документов-оснований для издания приказа об отстранении от работы

Документирование рабочего времени

Гл. 15 (ст. 91-99) и 16 (ст. 100-105)

ТК РФ;

Коллективный договор;

ПВТР; положения о структурных подразделениях; графики работы; графики сменности; табели учета рабочего времени; трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к ним

Установить режимы рабочего времени в коллективном договоре (при его наличии) и в ПВТР; при сменном характере работы разрабатывать графики сменности; при заключении ТД обращать внимание на отражение в них режима работы, если он отличается от обычного (установленного в ПВТР в целом для коллектива)

Соответствие режимов рабочего времени в разных документах для одного и того же работника; своевременное ознакомление работников с графиками сменности; своевременное и правильное ведение табелей учета рабочего времени

1

2

3

4

ВЕДЕНИЕ ТАБЕЛЕЙ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Ч. 4 ст. 91 ТК РФ;

Своевременно и правильно заполнять табели учета рабочего времени

Проставление правильных кодов для командировок, военных сборов и др. периодов (Приложение 79); простановка правильного количества отработанных часов для работающих в режиме неполного и (или) сокращенного рабочего времени; в предпраздничные дни

СОКРАЩЕННАЯ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Ст. 92 и 94 ТК РФ

Составить списки:

• 1) работников в возрасте до 16 лет;
• 2) работников в возрасте от 16 до 18 лет;
• 3) инвалидов I и II групп;
• 4) работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Составить списки учащихся образовательных учреждений, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время:

• 1) в возрасте до 16 лет;
• 2) в возрасте от 16 до 18 лет.

Вести списки других категорий работников, для которых устанавливается сокращенное рабочее время

Соблюдение установленной трудовым законодательством продолжительности рабочего времени для разных категорий работников; исполнение работникам 16 и 18 лет; отражение в ТД с работником (ДС к ТД) и приказе о приеме на работу (о переводе на другую работу) режима рабочего времени с соответствующей трудовому законодательству продолжительностью рабочего времени;

своевременное и правильное заполнение табелей рабочего времени

Отслеживать своевременное обновление справок об инвалидности

1

2

3

4

НЕПОЛНОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Ст. 93; ч. 4 и 5 ст. 173;

ч. 4и 5ст. 174; ч. Зет. 176ТК РФ

Отразить режим работы в ТД или ТД либо получить от работника заявление (для обязательных случаев) о переводе на режим неполного рабочего времени; издать соответствующий приказ; ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию

Наличие оснований для введения режима неполного рабочего времени ИЛИ отнесение работника к категориям, которым работодатель обязан устанавливать по их просьбе неполное рабочее время

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ЕЖЕДНЕВНОЙ РАБОТЫ (СМЕНЫ)

Ст. 94 ТК РФ;

Коллективный договор; ПВТР

Составить списки:

• 1) работников в возрасте от 15 до 16 лет;
• 2) работников в возрасте от 16 до 18 лет;
• 3) инвалидов (с указанием продолжительности рабочего времени по медицинским показаниям;
• 4) работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени.

Указывать в ТД и приказе о приеме на работу продолжительность рабочего времени для тех категорий работников, для которых она отличается от общепринятой

Соответствие продолжительности рабочего времени, установленного в ТД и приказе о приеме на работу, требованиям законодательства; исполнение работникам 16 и 18 лет; своевременное обновление медицинских справок о рекомендованной продолжительности рабочего времени

Контролировать даты наступления 16 и 18 лет

1

2

3

4

РАБОТА В НОЧНОЕ ВРЕМЯ

Ст. 96 ТК РФ;

постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время»

Соблюдать порядок привлечения к работе в ночное время, выплату доплаты, гарантии для особых категорий работников

Ознакомление работников с правом отказаться от привлечения к работе в ночное время (при наличии оснований для отказа);

недопустимость привлечения к работе в ночное время беременных женщин и несовершеннолетних работников; наличие письменного согласия на привлечение к работе в ночное время определенных категорий работников (см. в п. 9.1.5 этой книги)

РАБОТА ЗА ПРЕДЕЛАМИ УСТАНОВЛЕННОЙ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Сверхурочная работа

Ст. 99, 259 и 264 ТК РФ

Оформить документ, в котором выражена инициатива работодателя о привлечении работника к сверхурочной работе; получить письменное согласие работника (в необходимых случаях); учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии); вести журналы/листы учета сверхурочных работ

Ознакомление работников с правом отказаться от привлечения к сверхурочной работе (при наличии оснований для отказа); запрет на привлечение к сверхурочной работе беременных женщин и несовершеннолетних работников; наличие письменного согласия на привлечение к сверхурочной работе определенных категорий работников (см. в п. 9.1.6.1 этой книги); соблюдение ограничений на продолжительность сверхурочной работы

1

2

3

4

Ненормированный рабочий день

Ст. 101 ТК РФ;

утвержденный перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (отдельно либо в коллективном договоре — при его наличии или в ПВТР)

Указать в ТД с работником (в ДС к ТД) условие о работе в режиме ненормированного рабочего дня и предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в этом режиме

Предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день установленной продолжительности

Гибкое рабочее время (ГРВ)

Ст. 102,104 ТК РФ;

Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР № 162 и Секретариата ВЦСПС № 162/12-55 от 30.05.1985

Подготовить инициативный документ о переводе на режим ГРВ (см. в п. 9.1.7 этой книги);

отразить в ТД (ДС к ТД) режим ГРВ; издать приказ о переводе на режим ГРВ;

ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию;

обеспечить учет и контроль отработанного в режиме ГРВ времени; своевременно и правильно заполнять табель учета рабочего времени

Обеспечение суммированного учета рабочего времени; соблюдение норм рабочего времени за учетный период

Сменная работа

Ст. 103 ТК РФ;

утвержденные графики сменности

Указать в ТД (в ДС к ТД) условие о сменной работе;

указать сменный характер работы в приказе о приеме на работу (о переводе на другую работу)

Учет мнения представительного органа работников (при его наличии) при составлении графиков сменности; своевременное доведение графиков сменности до сведения работников

1

2

3

4

Разделение рабочего дня на части

Ст. 105 ТК РФ;

ПВТР или иной локальный нормативный акт, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии)

Указать в ТД (в ДС к ТД) условие о разделении рабочего дня на части (при необходимости; см. в п. 9.1.11 этой книги);

указать режим работы с разделением рабочего дня на части в приказе о приеме на работу (о переводе на другую работу);

ознакомить работника с приказом под роспись

Работа в выходные и нерабочие праздничные дни (ВиНПД)

Ст. 113 ТК РФ;

ч. 7 ст. 113, ч. 1 ст. 259, ст. 264 и 268 ТК РФ

Получить от работника (работников) согласие на привлечение к работе в ВиНПД (кроме особых случаев — см. в п. 9.1.12 этой книги); учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации; издать приказ о привлечении работника(работников) к работе в ВиНПД;

указать в приказе, будут ли предоставляться дополнительные дни отдыха или нет;

ознакомить работника (работников) с приказом под роспись; подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию

Наличие предусмотренных трудовым законодательством оснований привлечения к работе в ВиНПД; запрет на привлечение к работе в ВиНПД беременных женщин и несовершеннолетних работников; ознакомление работников с правом отказаться от привлечения к работе в ВиНПД при наличии оснований для отказа;

наличие заявлений работников о предоставлении дополнительных дней отдыха и издание соответствующих приказов (срок хранения таких приказов —75 лет)

1

2

3

4

РАБОТА ПО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВУ

Ст. 284 ТК РФ

Заключить с совместителем (внешним или внутренним) ТД; на основании ТД издать приказ о приеме на работу;

ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию;

завести на совместителя личную карточку по ф. № Т-2; присвоить совместителю табельный номер;

по желанию работника обеспечить внесение записи о работе по совместительству в трудовую книжку

Ведение на совместителя табеля учета рабочего времени (на внутреннего две строки — одна по основной работе, вторая по работе по совместительству); соблюдение совместителем продолжительности рабочего времени;

соблюдение особенностей работы по совместительству отдельных категорий работников (педагогических, медицинских, фармацевтических и др.)

Переход с работы по совместительству на основную работу

Письмо Роструда от 22.10.2007 № 4299-6-1

Оформить ДС к ТД о том, что с определенной даты работа является основной;

издать приказ о переводе работника с работы по совместительству на основную работу (Приложение 35); ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию;

1

2

3

4

внести изменение в личную карточку (ф. № Т-2);

внести запись в трудовую книжку работника.

ЛИБО:

оформить увольнение работника с работы по совместительству и прием на основную работу

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ ОТДЫХА

Перерывы в работе в течение рабочего дня

Ст. 108 и 109 ТК РФ; ПВТР

Включение условия о времени и продолжительности перерывов: в ПВТР;

в ТД (в ДС к ТД), если они отличаются от установленных в ПВТР

Специальные перерывы для обогревания и отдыха

Ст. 109 ТК РФ; ПВТР

Включение условия о времени и продолжительности перерывов в ПВТР

Предоставление перерывов для обогревания и отдыха тем категориям работников, которым они должны предоставляться в соответствии с нормативными документами (см. в п. 9.3.1.2 этой книги); включение в рабочее время перерывов для обогревания и отдыха и их оплата

Перерывы для кормления ребенка

Конвенция МОТ 1952 г.; ст. 258 ТК РФ

Получить от работника информацию о желаемом времени предоставления перерывов;

Соблюдение периодичности и продолжительности перерывов, указанных в заявлении работника;

Контролировать дату исполнения ребенку (детям) полутора лет

1

2

3

4

издать соответствующий приказ с указанием точного времени предоставления перерывов, их периодичности в течение рабочего дня и периода, в течение которого работница будет пользоваться такими перерывами;

ознакомить работницу (работника) с приказом под роспись; подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию

включение перерывов для кормления ребенка в рабочее время и их оплата

Еженедельный непрерывный отдых (ЕНО)

Ст. 110,111,112 ТК РФ; ст. 262, 319 ТК РФ

Предусмотреть в ПВТР; коллективном договоре (при его наличии); составлять графики работы и сменности с учетом установленной продолжительности ЕНО.

Получить заявление от работника, имеющего право на предоставление дополнительных оплачиваемых или неоплачиваемых выходных дней; издать соответствующий приказ; ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию

Отражение в ПВТР порядка предоставления еженедельного отдыха работников, приостановка работы которых в выходные дни невозможна;

указание в коллективном договоре и (или) ЛНА либо в ТД размера и порядка выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни, в которые работники, не получающие оклад (должностной оклад), не привлекались к работе; соблюдение установленной законом продолжительности еженедельного отдыха у работников, работающих в многосменном режиме

1

2

3

4

График отпусков

Ч. 1 ст. 123 ТК РФ

Разработать и утвердить график отпусков;

своевременно извещать работников о времени наступления отпуска; при наличии оснований своевременно вносить в график отпусков отметки о: фактических датах предоставления отпусков;

перенесении отпусков; датах предполагаемых отпусков; при необходимости вносить в график отпусков дополнения

Своевременное утверждение графика отпусков;

составление графика отпусков в целом по организации

Контролировать соблюдение графика отпусков;

своевременно вносить в график отпусков изменения и примечания (см. в п. 9.3.3.1 этой книги). Предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск

Ежегодные оплачиваемые отпуска

Ст. 122, 124 ТК РФ

При предоставлении отпуска: оформить приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска на основании утвержденного графика отпусков или заявления работника; ознакомить работника с приказом под роспись;

подшить подлинник зарегистрированного приказа в дело «Приказы по личному составу» с 5-летним сроком хранения; передать копию приказа в бухгалтерию;

отметить использование отпуска в личной карточке.

При переносе отпуска: издать приказ на основании заявления работника или служебной записки руководителя структурного подразделения с согласием работника;

Соблюдение продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска; своевременная выплата отпускных сумм;

своевременное и правильное заполнение табеля учета рабочего времени;

правильное определение периодов использования отпуска при заполнении личной карточки; обязательное предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска несовершеннолетним работникам и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Продление или перенос отпуска в случаях, когда работодатель обязан это сделать с учетом пожеланий работника (см. в п. 9.3.3.2 этой книги)

Исключить случаи: предоставления работникам, проработавшим менее года, неполного отпуска с оплатой пропорционально отработанному времени без заявления работника о предоставлении такого отпуска; непредоставления отпуска до истечении шести месяцев непрерывной работы работникам, имеющим на это право и изъявившим на это желание.

По списку несовершеннолетних работников отслеживать дату наступления 18-летия.

Учитывать имеющиеся у работников льготы по времени предоставления отпуска

1

2

3

4

ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 5-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию

Разделение отпуска на части

Ст. 125 ТК РФ

Получить письменное волеизъявление работника и согласие его непосредственного руководителя; предусмотреть в графике отпусков разделение отпуска на части ИЛИ (на основании заявления) издать приказ о предоставлении части отпуска;

ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 5-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию;

заполнить раздел «Отпуска» в личной карточке

Продолжительность одной из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней; верное определение отпускных периодов в приказе и личной карточке работника

Отзыв работника из отпуска

Ст. 125 ТК РФ

Получить согласие работника на отзыв из отпуска;

издать приказ об отзыве из отпуска с указанием количества дней неиспользованной части отпуска; ознакомить работника с приказом под роспись;

Недопустимость отзыва из отпуска несовершеннолетних работников, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

1

2

3

4

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 5-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию;

сделать исправительную запись в разделе «Отпуска» в личной карточке;

внести соответствующие изменения и примечания в график отпусков

Замена части отпуска денежной компенсацией

Ст. 126 ТК РФ

Получить от работника заявление; издать соответствующий приказ; ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию

Недопустимость замены денежной компенсацией части 28-дневного оплачиваемого отпуска; недопустимость замены денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и несовершеннолетним работникам; недопустимость замены денежной компенсацией ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении)

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части

1

2

3

4

Предоставление отпуска совместителям

Ч. 1 ст. 286 ТК РФ

Так же, как и по основному месту работы (см. выше)

Обязательное предоставление лицам, работающим по совместительству, ежегодных оплачиваемых отпусков одновременно с отпуском по основной работе

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска

Ст. 116,118,173,174,175,302,321 ТК РФ;

Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»; Федеральный закон от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЗС»; др. нормативные документы (см. в п. 9.3.3.4 этой книги); коллективный договор или ЛНА

Составить списки работников,

имеющих право на ежегодные

дополнительные оплачиваемые

отпуска, с указанием их

продолжительности;

включать в приказы о предоставлении

отпусков ежегодные дополнительные

оплачиваемые отпуска;

делать соответствующие отметки

в табелях учета рабочего времени

(Приложение 79)

Предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков тем работникам, которым они должны предоставляться по закону (см. в п. 9.3.3.4 этой книги); особенности исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда

Предусматривать в графике отпусков предоставление ежегодных дополнительным оплачиваемых отпусков для тех категорий работников, которым они полагаются по закону.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска могут быть заменены по заявлению работника денежной компенсацией (за исключением работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда и отпусков, оплачиваемых за счет средств органов социальной защиты)

Ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы

Ст. 263, 264 ТК РФ; коллективный договор

Получить от работника заявление с резолюцией руководителя; издать приказ о предоставлении отпуска;

ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения»;

Наличие в коллективном договоре условия о предоставлении определенным категориям работников дополнительного отпуска без сохранения зарплаты; наличие оснований для предоставления отпуска

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты по письменному заявлению работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается

1

2

3

4

копию приказа передать в бухгалтерию; сделать запись в разделе «Отпуска» в личной карточке; проставить отметки в табеле учета рабочего времени (Приложение 79)

Отпуска без сохранения заработной платы

Ст. 128,173,174, 286, 322 ТК РФ

Получить от работника заявление с резолюцией руководителя; издать приказ о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты; ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию; сделать запись в разделе «Отпуска» личной карточки; сделать соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени (Приложение 79)

Наличие оснований для обязательного предоставления отпуска без сохранения зарплаты; обязательное предоставление работникам отпуска без сохранения заработной платы установленной продолжительности в случаях, предусмотренных законом; зачет в стаж, дающий право на отпуск, отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых по закону

Вести списки тех категорий работников, которым работодатель обязан по их заявлению предоставить отпуск без сохранения зарплаты (см. в п. 9.3.3.6 этой книги);

Следует вести точный учет продолжительности предоставляемых отпусков без сохранения зарплаты, так как если количество календарных дней такого отпуска в течение рабочего года превысит 14, то дни превышения исключаются из стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (абз. 5 ч. 1 ст. 121 ТК РФ)

Отпуск по беременности и родам (БиР)

Ст. 255 ТК РФ; Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»; др.

Получить от работницы заявление и листок нетрудоспособности; издать приказ о предоставлении отпуска по БиР;

ознакомить работницу с приказом под роспись или, при невозможности сделать на приказе соответствующую запись (по аналогии с приказом об увольнении с работы — см. ч. 2 ст 84.1 ТК РФ)

Наличие заявления работницы о предоставлении отпуска по БиР

Продолжительность отпуска по БиР определяется работницей в пределах установленной максимальной продолжительности и не зависит от числа дней, фактически предоставленных до родов

1

2

3

4

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

проставить в табеле учета рабочего времени соответствующие отметки (Приложение 79)

Отпуск по беременности и родам совместителю

Ст. 255 ТК РФ; Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»; др.

Так же, как и по основному месту работы

Наличие заявления работницы о предоставлении отпуска по БиР; подчеркнутые слова «по совместительству» на листке нетрудоспособности, выданном совместителю, и указание серии и номера листка нетрудоспособности, выданного для представления по основному месту работы

Продолжительность отпуска по БиР определяется работницей в пределах установленной максимальной продолжительности и не зависит от числа дней, фактически предоставленных до родов

Отпуск по уходу за ребенком

Ст. 256 ТК РФ

Наличие всех документов — оснований для издания приказа

Отпуска по уходу за ребенком могут быть использованы полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком.

Отпуска по уходу за ребенком засчитываются в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев досрочного назначения трудовой пенсии по старости), но на основании абз. 3 ч. 2 ст. 121 ТК РФ не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск

1

2

3

4

При предоставлении отпуска

работнице-матери

получить от работницы:

заявление о предоставлении отпуска

по уходу за ребенком с указанием

даты его рождения;

копия свидетельства о рождении

ребенка;

издать приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

При предоставлении отпуска родственнику, фактически осуществляющему уход за ребенком: получить от работника: заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком с указанием даты его рождения; копию свидетельства о рождении ребенка;

справку с места работы матери и отца о том, что они не используют отпуск по уходу за ребенком и не получают пособие по уходу за ребенком; издать приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

И в том и в другом случае: ознакомить работника с приказом под роспись; в случае невозможности — непосредственно на приказе сделать соответствующую запись и заверить ее подписью работника кадровой службы;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;

1

2

3

4

копию приказа передать в бухгалтерию;

проставить отметки в табеле учета рабочего времени (Приложение 79)

Учебный отпуск

Ст. 173-177 ТК РФ; приказы Минобразования России от 13.05.2003 № 2057 и от 17.12.2002 № 4426

Получить от работника:

заявление о предоставлении учебного

отпуска;

справку-вызов образовательного учреждения;

издать приказ о предоставлении учебного отпуска;

ознакомить работника с приказом под роспись;

подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 5-летним сроком хранения;

копию приказа передать в бухгалтерию;

проставить в табеле соответствующие отметки (Приложение 79)

Своевременная сдача справки- подтверждения

ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК

Глава 24 ТК РФ;

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749;

Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н;

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных

• 1) Оформить служебное задание для направления в командировку;
• 2) подготовить приказ о направлении в командировку;
• 3) получить письменное согласие работника на направление в командировку или подпись об отсутствии причин для отказа;
• 4) после подписания приказа ознакомить с ним работника под роспись;

Недопустимость направления в командировку беременных женщин, несовершеннолетних работников и работающих по ученическим договорам, если командировка не связана с ученичеством; ознакомление работника в письменной форме с правом отказаться от направления в командировку при наличии оснований для отказа

В организации должно быть разработано и утверждено Положение о командировках работников

1

2

3

4

командировках в пределах СССР»

• 5) подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 5-летним (командировки по России) или 75-летним (загранкомандировки) сроком хранения;
• 6) копию приказа передать в бухгалтерию;
• 7) оформить командировочное удостоверение;
• 8) сделать запись в журнале регистрации работников, выезжающих в командировки

ПРИМЕНЕНИЕ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ

Ст. 192,193 ТК РФ

• 1) Получить от непосредственного руководителя работника или другого должностного лица докладную записку о нарушении дисциплины;
• 2) составить акт о нарушении трудовой (производственной) дисциплины;
• 3) ознакомить работника с актом под роспись; в случае отказа от ознакомления или от подписи об ознакомлении составить соответствующий акт;
• 4) затребовать от работника официальные письменные уведомления, письменное объяснение по факту нарушения дисциплины; если письменное объяснение

не представлено,составить соответствующий акт;

• 5) согласовать с руководством вид дисциплинарного воздействия;
• 6) издать приказ о применении дисциплинарного взыскания;

Наличие оснований для наложения взыскания, тщательный их анализ; соотношение времени дисциплинарного проступка и даты наложения взыскания; соблюдение сроков представления работником письменных объяснений по факту нарушения дисциплины; недопустимость применения наказаний, не предусмотренных трудовым законодательством; правильное ведение табеля учета рабочего времени; соблюдение сроков ознакомления работника с приказом о наложении дисциплинарного взыскания

Рекомендуется разработать шаблоны: приказов о наложении дисциплинарного взыскания и о досрочном снятии дисциплинарных взысканий;

актов о нарушении трудовой дисциплины;

актов об отказе от ознакомления с актами о совершении дисциплинарного проступка или от подписи об ознакомлении; актов о непредоставлении объяснений по факту дисциплинарного проступка

1

2

3

4

7) ознакомить работника с приказом под роспись; в случае отказа от ознакомления или от подписи

об ознакомлении составить соответствующий акт;

• 8) подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 5-летним сроком хранения;
• 9) все документы, связанные с конкретным случаем нарушения дисциплины и послужившие основанием для издания приказа, подшить в дело «Основания к приказам по личному составу»

Досрочное снятие дисциплинарных взысканий

Ст. 194,195 ТК РФ

• 1) Издать приказ о досрочном снятии дисциплинарного взыскания;
• 2) ознакомить работника с приказом под роспись;
• 3) подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 5-летним сроком хранения

Наличие оснований для досрочного снятия дисциплинарного взыскания

Оформление увольнений

Глава 13 «Прекращение трудового договора» (ст. 77 — 84.1)

• 1) Подобрать документы — основания для издания приказа об увольнении;
• 2) издать приказ об увольнении с использованием унифицированных форм № Т-8 или Т-8а;
• 3) ознакомить работника с приказом под роспись; в случае отказа от ознакомления или от подписи

об ознакомлении составить соответствующий акт; в случае, если приказ об увольнении невозможно

Наличие и комплектность документов — оснований увольнения; соответствие записей в личной карточке (ф. № Т-2) и в трудовой книжке работника формулировке приказа об увольнении; наличие подписей работника в конце второй страницы; в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» и в конце четвертой страницы после подписи работника кадровой

1

2

3

4

довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе производится соответствующая запись;

• 4) подлинник зарегистрированного приказа подшить в дело «Приказы по личному составу» с 75-летним сроком хранения;
• 5) копию приказа передать в бухгалтерию;
• 6) все документы-основания подшить в дело «Основания к приказам по личному составу);
• 7) внести запись о прекращении трудового договора в личную карточку работника;
• 8) в день увольнения:

получить подпись работника в личной карточке после записи о прекращении ТД;

в трудовой книжке работника сделать запись об увольнении,заверить ее подписью и печатью, получить подпись работника;

выдать трудовую книжку работнику под роспись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; в случае невозможности выдать трудовую книжку работнику направить ему письменное уведомление о необходимости явиться в кадровую службу за трудовой книжкой. Неполученную работником трудовую книжку хранить 75 лет

службы;

своевременная выдача работнику трудовой книжки

1

2

3

4

РЕГИСТРАЦИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Постановление Минтрудсоцразвития России от 10.10.2003 № 69; приказ Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141;

приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н

Завести обязательные учетные формы:

• 1) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• 2) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• 3) журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
• 4) журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;
• 5) журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Завести рекомендуемые учетные формы:

• 1) журнал учета приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет;
• 2) журнал учета приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет;
• 3) журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
• 4) журнал регистрации листков нетрудоспособности и др.