ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

ТЕХНИЧЕСКОЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Основные понятия о документе и нормативнометодическая база документоведения

В процессе решения большинства задач возникает потребность в каких-либо сведениях. Эти сведения, т.е. информацию, получают в готовом виде из определенных источников (документов), в которых эти сведения могут находиться. Классификация информации (рис. 18.1) предусматривает два вида информации: документальную, т.е. сведения об источниках, где могут находиться необходимые данные (факты), и фактографическую, т.е. собственно данные, пригодные для непосредственного использования.

Классификация информации

Рис. 18.1. Классификация информации

Исходя из этого документоведение — это научная дисциплина, изучающая в историческом развитии закономерности образования документов, способы их создания, становления и развития систем документации и систем документоведения. Важнейшей задачей до- кументоведения является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления обществом.

Нормативно-методическую базу документоведения в Российской Федерации составляют:

  • • законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
  • • указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
  • • правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
  • • правовые акты органов власти субъектов РФ и их территориальных образований;
  • • правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы организаций и предприятий;
  • • государственные стандарты на документацию;
  • • унифицированные системы документации;
  • • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • • государственная система документационного обеспечения управления;
  • • нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
  • • нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Под реквизитом понимается обязательный элемент оформления официального документа.

Для передачи и хранения информации используются различные знаки (символы), позволяющие представить ее в определенной форме. Этими символами могут быть слова и фразы человеческой речи, тексты, рисунки, математические знаки, формы колебаний и т.п. Совокупность знаков, отображающих ту или иную информацию, называется сообщением. Так, например, при телеграфной передаче сообщением является текст телеграммы, представляющий собой последовательность отдельных знаков — букв и цифр. При разговоре по телефону сообщением выступает изменение во времени звукового давления, отображающее не только содержание, но и интонацию, тембр, ритм и другие свойства речи. При передаче движущихся изображений в телевизионных системах сообщение представляет собой изменение во времени элементов изображения.

Таким образом, сообщение — это кодированный эквивалент события, зафиксированный источником информации и выраженный с помощью последовательности условных символов, образующих некоторую упорядоченную совокупность.

Переменные, функцией которых является сообщение, могут быть заданы следующим перечнем:

  • а) целевая направленность сведений, отраженных в сообщении, определяющая область их применения;
  • б) содержание сообщения, т.е. данные, отражаемые в сообщении и определяющие его практическую ценность;
  • в) языки (алфавиты, правила, методы, алгоритмы, программы) преобразования информации (сведений и соответствующих им сообщений), в том числе при изменении носителя информации, устройств воспроизведения, фиксации, сбора, передачи, хранения, обработки, ввода-вывода сообщений;
  • г) устройства, обеспечивающие взаимодействие источника и приемника при передаче-приеме сообщений, а также их обработку;
  • д) способ сохранения (закрепления, записи) информации;
  • е) носитель информации.

В основном используют следующие виды носителей: бумажные (для традиционных видов полиграфии); магнитные и магнитооптические (магнитные ленты, диски и др.); микрофильмовые и кинофотоматериалы; устройства отображения (табло для алфавитно-цифровой информации, экраны и др.).

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >