Отличительные свойства, признаки и конфиденциальность документов

Документ как частный случай сообщения обладает всеми инвариантными свойствами информации, но в отличие от сообщения он имеет ряд свойств (функций и признаков), налагаемых на него сектором действенности в целях его последующего общественного использования.

Отсюда вытекают следующие свойства, которыми должно обладать сообщение, чтобы стать документом: доступность, подлинность и легитимность.

Одним из основополагающих понятий в документоведении является качество документа, под которым понимается совокупность присущих документу существенных признаков и особенностей, позволяющих выделить его из среды других предметов.

Признак документа — это показатель (параметр, атрибут), по которому можно определить тот или иной предмет как документ. Признаки документа подразделяют на внешние и внутренние.

Внешние признаки отображают форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты).

К внутренним признакам документа относятся его язык, стиль, юридическая и управляющая сила.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Однако существует группа элементов, присущих любому документу, поскольку они характеризуют его юридическую силу, т.е. позволяют его идентифицировать именно как документ, а не как сообщение. К их числу относятся: авторство, наименование вида документа, датирование, удостоверение, которые в совокупности с формой и размером документа, способом документирования и используемым носителем информации составляют документообразующие признаки.

Вид документа — это классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, имеющих общее назначение и единую структуру построения. Например, протоколы — это один вид, приказы — другой, отчеты — третий и т.д.

Разновидность документа — более узкое, частное понятие, которое детализирует, уточняет характер деятельности, документируемой тем или иным видом, например акт экспертизы, акт приемки, акт инвентаризации и т.д.

К юридически значимым элементам оформления документа относятся:

  • 1) наименование организации, являющейся автором документа;
  • 2) дата подписания, утверждения документа или того события, которое зафиксировано в документе;
  • 3) регистрационный номер документа, являющийся гарантией того, что он прошел все предусмотренные в организации стадии обработки, и подтверждением официального характера документа, его законности, отражения действительного мнения организации по тому или иному вопросу;
  • 4) подпись документа — она подтверждает ответственность поставившего ее лица за содержание, изложенное в документе. Ряд документов обретает юридическую силу только с момента их утверждения руководящими органами или должностными лицами организации, в компетентность которых входит решение вопросов, изложенных в документах;
  • 5) оттиск печати — применяется для заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов и является дополнительным свидетельством подлинности документа и его принадлежности к указанному на документе наименованию организации.

Для обретения документом своего основного свойства — юридической и управленческой силы — он должен отвечать следующим требованиям:

  • • документ не должен противоречить действующему законодательству, нормативным и правовым актам, а также руководящим документам вышестоящих органов;
  • • орган, издавший данный документ, должен обладать соответствующей компетенцией, определяемой ему нормативно-правовыми актами;
  • • документ должен быть изготовлен и оформлен по определенной форме и технологии.

Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» информация может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную и конфиденциальную, т.е. информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами и другими официальными документами.

Информация в зависимости от порядка ее представления или распространения подразделяется на следующие категории:

  • • свободно распространяемая;
  • • предоставляемая по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
  • • подлежащая предоставлению или распространению в соответствии с федеральными законами;
  • • распространение которой ограничено или запрещено в РФ.

В целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов граждан и других субъектов социума, обеспечения обороны страны и безопасности государства федеральными законами устанавливается ограничение доступа к информации. При этом действуют следующие общие правила.

  • 1. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.
  • 2. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством РФ о государственной тайне.
  • 3. Информация, составляющая коммерческую, служебную или иную тайну, подлежит защите.
  • 4. Информация, полученная гражданами при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности, также подлежит защите.
  • 5. Информация, составляющая профессиональную тайну, может быть предоставлена третьим лицам только в соответствии с федеральными законами или по решению суда.
  • 6. Запрещается требовать от гражданина предоставление информации, касающейся его частной жизни, в том числе информации, составляющей его личную или семейную тайну.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >