Технология II. Использование СЭД

При использовании СЭД ситуация очень похожа на предыдущую. Разница в том, что согласование проектов регламентов осуществляется в электронной форме в рамках СЭД (система электронного документооборота). Утверждается регламент также в СЭД, в том числе с использованием ЭЦП (электронная цифровая подпись). Далее регламент в электронном виде помещается, например, в защищенное файловое хранилище. Естественно, на каждый регламент есть своя регистрационно-контрольная карточка, показывающая его историю (в том числе версии, дату утверждения и пр.). За счет наличия в СЭД развитых средств поиска сотрудники могут достаточно быстро находить нужные им регламенты. Однако проблема быстрого изменения связанной группы нормативно-методических документов остается неизменной, то есть внедрение СЭД не позволят полностью решить эту проблему. Хотя наличие развитой системы поиска существенно облегчает жизнь как обычным сотрудникам, так и специалистам подразделения организационного развития.

Потенциально возможная скорость согласования при использовании технологии II может быть оценена как средняя и высокая. Скорость внесения изменений — средняя. Простота доступа пользователей к документам — «Просто».

В целом, использование СЭД существенно повышает качество работы со стандартами компании.

Технология III. WеЬ-портал

При использовании we^-портала (технология III) ситуация радикально меняется. Во-первых, нет необходимости формировать какие-либо регламентирующие документы в виде файлов MS Word. Вся информация о процессе представлена на we^-портале, причем в интерактивном, гипертекстовом виде: графическая схема, ответственные сотрудники, требования к выполнению процесса, описание используемых ресурсов, цели и показатели и т.п. Кроме того, здесь же может быть информация по проведенным аудитам, выполненным корректирующим действиям, предложениям сотрудников, выполненным проектам оптимизации, учебные материалы и т.п.

Все процессы связаны между собой — можно легко перемещаться от одного процесса к другому, просматривать требования к ресурсам и т.д. Согласование требований к процессу может осуществляться прямо на web-портале, причем с использованием ЭЦП (без необходимости установки СЭД).

При использовании технологии III согласованная, утвержденная в электронном виде и размещенная на w^-портале информация считается нормативной.

Последнее утверждение в корне меняет подход к регламентации бизнес-процессов в компании. Зачем создавать горы бумажных или электронных (в файловых хранилищах СЭД) регламентов? У каждого сотрудника сегодня есть PC, планшет или смартфон. При необходимости он обращается к we^-порталу компании и практически мгновенно находит нужную ему информацию нормативнометодического характера.

Такой подход является в достаточной степени революционным. Для его внедрения нужно твердое желание руководства компании. Кроме того, ограничивающим фактором являются возможности среды моделирования.

Однако технология III имеет и свои недостатки. Проблема в том, что при согласовании документов в гипертекстовом виде на портале сложно управлять самим процессом согласования. Если в СЭД для этого есть утвержденный и контролируемый маршрут движения документа, то на we^-портале так сделать, как правило, нельзя. Впрочем, это зависит от конкретного инструмента.

Возможно, нужно рассматривать технологию IV, которая позволяет с использованием функционала we^-портала организовать контролируемый (по ответственным и срокам) процесс согласования и утверждения документов.

На мой взгляд, преимущества использования портала существенно перевешивают его недостатки.

Современные среды моделирования очень похожи с точки зрения возможностей представления и работы с информацией на vre^-портале. Однако есть и различия, которые могут сыграть свою роль при выборе соответствующей системы. Если руководством компании принято решение сделать ставку на безбумажную технологию регламентации процессов на we^-портале, то нужно выбирать систему, обеспечивающую наиболее легкую и удобную работу сотрудников организации именно с we^-порталом.

Ключевыми требованиями при выборе we^-решения могут быть:

  • • простота и скорость размещения информации на w^-портале;
  • • возможность автоматического обновления информации (причем автоматически в нерабочее время по расписанию);
  • • возможность автоматической интеграции с другими базами данных (учетные системы, ERP) для автоматического вывода на портал информации по плановым и фактическим значениям показателей по бизнес-процессам;

• возможность согласования контента на wcZj-портале с использованием ЭЦП.

Современный мир быстро меняется. Эти изменения влияют на организацию очень сильно. Российским компаниям еще предстоит переход от бумажной технологии регламентации к простой, удобной и эффективной технологии регламентации деятельности через угсб-порталы, содержащие знания по выполняемым бизнес- процессам, требования к ресурсам, цели и показатели для управления.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >