Положение о подразделении

Положение о подразделении относится к структурным нормативно-методическим документам компании. При использовании среды моделирования бизнес-процессов можно добиться того, чтобы такой документ формировался полностью автоматически. Но для этого необходимо, чтобы процессы, в которых участвует подразделение, были полностью описаны и представлены в базе знаний компании, что сделать непросто. Это занимает много времени.

В большинстве компаний формирование новых (обновленных) положений о подразделениях является насущной, срочной задачей. Дело в том, что проекты по бизнес-моделированию часто запускаются в компаниях, в которых назрела необходимость оптимизации организационной структуры, четкого закрепления границ ответственности менеджеров. Но ждать, пока все процессы будут описаны, некогда. Поэтому положение о подразделении можно сделать при помощи «полуавтоматической» сборки — часть документа выгружается на основе описания процессов («сборка по процессам»), часть — из полей, заполненных информацией вручную без привязки к процессам.

В табл. 5.2 представлена структура положения о подразделении. Для каждого раздела указана возможность автоматического формирования из среды моделирования процессов.

Структура положения о подразделении

Таблица 5.2

Название

раздела

Содержание раздела

Как формируется. Источники данных

Титульный

лист

Колонтитул с данными компании и кодом документа.

Место для утверждающей подписи руководителя, дата, год.

Название подразделения.

Код положения о подразделении. Год,город

Автоматически из данных, введенных в среду моделирования

Паспорт положения о подразделении

Код положения.

Дата ввода в действие.

Введен (впервые/взамен положения__).

Срок действия положения. Должность сотрудника, ответственного за актуализацию положения.

Периодичность актуализации.

Лист согласования.

Перечень изменений и дополнений

Автоматически из данных, введенных в среду моделирования

Содержание

Автоматически формируемое оглавление положения о подразделении

Автоматически средствами MS Word

Общие положения

Наименование.

Главная цель деятельности подразделения.

Создается и ликвидируется. Руководитель.

Назначается и освобождается. Замещающие лица.

Сотрудники подразделения назначаются и освобождаются.

Список должностей и ролей, которые должны знать и соблюдать требования положения. Используемые сокращения. Термины и определения.

Автоматически из данных, введенных в среду моделирования. Особенность: форматирование текстового шаблона положения таким образом, чтобы можно было использовать названия подразделений и должностей в только в именительном падеже

Название

раздела

Содержание раздела

Как формируется. Источники данных

Нормативные ссылки, в том числе:

  • — внешние документы (код, наименование, ссылка);
  • — внутренние документы (код, наименование, ссылка)

Организационная

структура

Схема организационной структуры подразделения

Автоматически из среды моделирования

Цели и показатели

Табличное или текстовое описание целей и показателей для управления подразделением:

  • — номер;
  • — наименование цели;
  • — код цели;
  • — код показателя;
  • — наименование показателя;
  • — ссылка на паспорт показателя (или некоторые данные из паспорта, например формула для расчета)

Автоматически из данных, введенных в среду моделирования

Выполняемые процессы

Перечень процессов, владельцами которых являются сотрудники подразделения.

Перечень операций, которые выполняют сотрудники подразделения

На первом этапе (при внедрении среды моделирования)— вручную на уровне перечисления перечня выполняемых процессов (в соответствующем поле среды моделирования). Далее — полностью автоматически на основе описания процессов

Взаимодействие с другими подразделениями

Входы подразделения, подразделения-поставщики.

Выходы подразделения, подразделения-потребители

На первом этапе (при внедрении среды моделирования)— вручную в файле MS Word.

Далее — полностью автоматически на основе описания процессов

Название

раздела

Содержание раздела

Как формируется. Источники данных

Регламентные

работы1

Перечень операций, выполняемых сотрудниками подразделения в установленные сроки

Автоматически из данных, введенных в среду моделирования

Приложения

Формы, справочники, перечни, критерии, примеры, таблицы

Автоматически из среды моделирования

Из табл. 5.2 видно, что большая часть разделов может быть сформирована автоматически из среды моделирования. Внесение необходимых данных в систему не занимает много времени.

Основная проблема заключается в формировании списка процессов, в которых участвуют сотрудники подразделения. На начальном этапе проекта этот раздел вообще может быть заполнен вручную, причем в привычных терминах функций подразделения. Затем, когда процессы будут описаны в системе, можно будет автоматически сформировать разделы «Выполняемые процессы» и «Взаимодействие...».

Какие процессы попадают в раздел «Выполняемые процессы»? Если сотрудник подразделения выполняет одну простую операцию в процессе, где все остальные операции выполняются сотрудниками других подразделений, — как быть в этом случае? Включать данный процесс в список процессов, выполняемых подразделением?

Очевидно, что нужно определить некоторую методику выбора процессов, которые должны попадать в положение о подразделении из базы знаний по процессам компании.

Можно поступить следующим образом. Разбить раздел «Выполняемые процессы» на две части:

  • 1) перечень процессов, владельцами которых являются начальник рассматриваемого подразделения или его сотрудники;
  • 2) перечень процессов, владельцами которых являются сотрудники других подразделений, но при этом какие-то операции выполняют сотрудники рассматриваемого подразделения.

Очевидно, что при таком подходе структура и качество информации в разделе «Выполняемые процессы» будет полностью за-

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >