Положение о подразделении
Положение о подразделении относится к структурным нормативно-методическим документам компании. При использовании среды моделирования бизнес-процессов можно добиться того, чтобы такой документ формировался полностью автоматически. Но для этого необходимо, чтобы процессы, в которых участвует подразделение, были полностью описаны и представлены в базе знаний компании, что сделать непросто. Это занимает много времени.
В большинстве компаний формирование новых (обновленных) положений о подразделениях является насущной, срочной задачей. Дело в том, что проекты по бизнес-моделированию часто запускаются в компаниях, в которых назрела необходимость оптимизации организационной структуры, четкого закрепления границ ответственности менеджеров. Но ждать, пока все процессы будут описаны, некогда. Поэтому положение о подразделении можно сделать при помощи «полуавтоматической» сборки — часть документа выгружается на основе описания процессов («сборка по процессам»), часть — из полей, заполненных информацией вручную без привязки к процессам.
В табл. 5.2 представлена структура положения о подразделении. Для каждого раздела указана возможность автоматического формирования из среды моделирования процессов.
Структура положения о подразделении
Таблица 5.2
|
Название раздела |
Содержание раздела |
Как формируется. Источники данных |
|
Титульный лист |
Колонтитул с данными компании и кодом документа. Место для утверждающей подписи руководителя, дата, год. Название подразделения. Код положения о подразделении. Год,город |
Автоматически из данных, введенных в среду моделирования |
|
Паспорт положения о подразделении |
Код положения. Дата ввода в действие. Введен (впервые/взамен положения__). Срок действия положения. Должность сотрудника, ответственного за актуализацию положения. Периодичность актуализации. Лист согласования. Перечень изменений и дополнений |
Автоматически из данных, введенных в среду моделирования |
|
Содержание |
Автоматически формируемое оглавление положения о подразделении |
Автоматически средствами MS Word |
|
Общие положения |
Наименование. Главная цель деятельности подразделения. Создается и ликвидируется. Руководитель. Назначается и освобождается. Замещающие лица. Сотрудники подразделения назначаются и освобождаются. Список должностей и ролей, которые должны знать и соблюдать требования положения. Используемые сокращения. Термины и определения. |
Автоматически из данных, введенных в среду моделирования. Особенность: форматирование текстового шаблона положения таким образом, чтобы можно было использовать названия подразделений и должностей в только в именительном падеже |
|
Название раздела |
Содержание раздела |
Как формируется. Источники данных |
|
Нормативные ссылки, в том числе:
|
||
|
Организационная структура |
Схема организационной структуры подразделения |
Автоматически из среды моделирования |
|
Цели и показатели |
Табличное или текстовое описание целей и показателей для управления подразделением:
|
Автоматически из данных, введенных в среду моделирования |
|
Выполняемые процессы |
Перечень процессов, владельцами которых являются сотрудники подразделения. Перечень операций, которые выполняют сотрудники подразделения |
На первом этапе (при внедрении среды моделирования)— вручную на уровне перечисления перечня выполняемых процессов (в соответствующем поле среды моделирования). Далее — полностью автоматически на основе описания процессов |
|
Взаимодействие с другими подразделениями |
Входы подразделения, подразделения-поставщики. Выходы подразделения, подразделения-потребители |
На первом этапе (при внедрении среды моделирования)— вручную в файле MS Word. Далее — полностью автоматически на основе описания процессов |
|
Название раздела |
Содержание раздела |
Как формируется. Источники данных |
|
Регламентные работы1 |
Перечень операций, выполняемых сотрудниками подразделения в установленные сроки |
Автоматически из данных, введенных в среду моделирования |
|
Приложения |
Формы, справочники, перечни, критерии, примеры, таблицы |
Автоматически из среды моделирования |
Из табл. 5.2 видно, что большая часть разделов может быть сформирована автоматически из среды моделирования. Внесение необходимых данных в систему не занимает много времени.
Основная проблема заключается в формировании списка процессов, в которых участвуют сотрудники подразделения. На начальном этапе проекта этот раздел вообще может быть заполнен вручную, причем в привычных терминах функций подразделения. Затем, когда процессы будут описаны в системе, можно будет автоматически сформировать разделы «Выполняемые процессы» и «Взаимодействие...».
Какие процессы попадают в раздел «Выполняемые процессы»? Если сотрудник подразделения выполняет одну простую операцию в процессе, где все остальные операции выполняются сотрудниками других подразделений, — как быть в этом случае? Включать данный процесс в список процессов, выполняемых подразделением?
Очевидно, что нужно определить некоторую методику выбора процессов, которые должны попадать в положение о подразделении из базы знаний по процессам компании.
Можно поступить следующим образом. Разбить раздел «Выполняемые процессы» на две части:
- 1) перечень процессов, владельцами которых являются начальник рассматриваемого подразделения или его сотрудники;
- 2) перечень процессов, владельцами которых являются сотрудники других подразделений, но при этом какие-то операции выполняют сотрудники рассматриваемого подразделения.
Очевидно, что при таком подходе структура и качество информации в разделе «Выполняемые процессы» будет полностью за-
