ПРОЦЕСС 9. «ОТМЕНА НМД»

Схема процесса

На рис. 6.12 представлена схема процесса отмены НМД. Выше мы уже обсуждали, что своевременная и грамотная отмена НМД снижает риски ведения бизнеса. Эти риски возникают из-за того, что сотрудники могу использовать устаревшие версии документов. Выполнение действий в соответствии с таким документами может привести к ошибкам, потере времени и ресурсов компании, недовольству клиента и т.д.

Представленная схема является довольно простой. При наступлении плановой даты отмены НМД бизнес-аналитик, отвечающий за эту работу, готовит проект приказа (распоряжения) и передает его руководителю, который утверждает приказ. Далее бизнес-аналитик уведомляет сотрудников об отмене НМД (рассылка по e-mail, задачи в СЭД, объявление на web-портале). Обязательно уведомляются сотрудники, ответственные за поддержку базы знаний и web- портала, а также за ведение архива НМД.

Кроме того, в рамках данной схемы процесса показана ежемесячно выполняемая операция по контролю наличия отмененных копий НМД на рабочих местах сотрудников.

Бизнес-аналитик OOP без предупреждения делает выборочные обходы рабочих мест в подразделениях и проверяет наличие учтенных (и неучтенных, конечно) копий отмененных нормативнометодических документов.

В случае, если такие копии обнаружены, они изымаются. Подготавливается служебная записка на руководителя сотрудника, на рабочем месте которого обнаружены копии отмененных НМД. Факт

Рис. 6.12. Схема отмены НМД

нарушения также может фиксироваться в системе управленческого учета и использоваться при определении, например, квартальных KPI сотрудников.

Чек-лист для процесса

Пожалуйста, не забудьте заполнить следующий чек-лист по схеме процесса.

Практическое задание

Ответьте на вопросы чек-листа № 10. «Отмена НМД»