Телефон

Вы должны научиться использовать телефон с максимальной пользой для себя, чтобы эффективно распоряжаться своим временем и достигать нужных вам результатов.

Вашим правилом должно стать: отвечаю на звонки только тогда, когда я хочу, и говорю с теми, с кем я хочу. Менеджеры, эффективно управляющие своим временем, неизменно руководствуются принципом не отвечать на входящие звонки, а «возвращать» их (т.е. звонить тогда, когда им удобно и они подготовлены к разговору).

Основное правило—не отвечать на телефонные звонки во время:

• • беседы,
• • неформального совещания,
• • встречи с клиентом или поставщиком,
• • официального совещания,
• • иной важной работы.

Телефонные разговоры лучше сгруппировать на определенный период рабочего дня и перед каждым звонком подумать о его цели. Следует сократить потери времени на поиски и набор номеров, а также звонки справочного характера, максимально используя работу помощника. При этом целесообразно предоставить ему список нужных абонентов, а не просить о каждом соединении.

Помощник должен также систематически отслеживать изменения телефонных номеров ваших абонентов и отмечать самое удобное время для звонка.

Кроме того, помощник должен принимать входящие звонки (выясняя их цель) и отвечать на рутинные вопросы либо переадресовывать звонки по назначению. Если вас нет в офисе или вы не хотите отвечать на звонок, он должен принять сообщение и выяснить, когда лучше перезвонить.

Любителей поболтать следует сдерживать, сказав, что у вас есть лишь несколько минут (и перезванивать им в обеденный перерыв или после окончания рабочего дня, когда они, скорее всего, не отнимут у вас много времени).

Личная мотивация

Крайне важно овладеть приемами самомотивации, поскольку без этого вы не только не достигнете поставленных целей, но и не сумеете побуждать других помогать вам в их достижении.

Ниже представлен контрольный список по самомотивации (который надо использовать всякий раз, когда вы чувствуете, что ваша мотивация ослабевает).

Контроль самомотивации

• • Сфокусируйте внимание на целях и отодвиньте трудности на задний план.
• • Относитесь к проблемам как к благоприятным возможностям.
• • Станьте «результатоголиком», а не «трудоголиком».
• • Устанавливайте сроки исполнения.
• • Делайте то, что важно, а не то, что представляется срочным.
• • Выделяйте время на обдумывание.
• • Развивайте внерабочие увлечения и виды деятельности.
• • Выпишите ваши опасения/проблемы/разочарования и способы их преодоления.
• • Не откладывайте трудную работу — начните день с нее или зафиксируйте время для ее выполнения.

В целом, сфера самомотивации требует отдельного изучения, однако если вы столкнулись с реальной перспективой мотивационного кризиса, то следует вернуться к главе «Высокие результаты» и попытаться сконцентрироваться на том, чего вы хотите достичь.

Помните также, что левое полушарие мозга может «конфликтовать» с правым. Вам нужно стараться преодолевать определенные мотивационные трудности, используя возможности одного полушария для компенсации помех, порождаемых другим.

Ниже приведено сравнение характеристик левого и правого полушарий.

Левое полушарие

• (доминирующая сторона) контролирует:
• • правую часть тела,
• • речь,
• • рациональное, контролируемое,
• • логическое,
• • чтение, письмо,
• • названия,
• • математическое/научное.

Правое полушарие

контролирует:

• • левую часть тела,
• • бессловесное,
• • нерациональное, эмоциональное,
• • интуитивное, творческое,
• • узнавание лиц,
• • артистизм, музыка, песни, понимание юмора.

Полезной методикой, позволяющей «изменить ход мыслей» относительно какой-либо ситуации, особенно когда вы чувствуете ослабление мотивации, является изменение негативного образа мышления на позитивный.

НЕГАТИВНЫЙ ПОДХОД

• • Я не могу.
• • Мне следовало бы.
• • Я надеюсь.

• • Это не моя вина.
• • Это проблема.
• • Это трудно.
• • Если бы только.
• • Это ужасно.
• • Что я могу сделать?

ПОЗИТИВНЫЙ ПОДХОД

• • Я не буду.
• • Я мог бы.
• • Я знаю.
• • Я отвечаю за это.
• • Это благоприятная возможность.
• • Это вызов.
• • В следующий раз я буду.
• • Это ошибки, на которых учатся.
• • Я знаю, что могу справиться.

Знание бизнеса

Эффективному менеджеру необходимо постоянно совершенствовать свои знания в избранной области бизнеса и сопряженных сферах. Для этого следует:

• • регулярно читать профессиональную прессу;
• • использовать Интернет для получения информации о конкурентах, поставщиках и клиентах;
• • просматривать деловые страницы соответствующих газет в поисках событий, которые могут затронуть ваш бизнес;
• • поддерживать связи с соответствующими кафедрами вузов и отраслевыми научно-исследовательскими институтами;
• • обязательно использовать возможность встречи с важными клиентами, даже если вы уже не имеете непосредственного отношения к продажам;
• • периодически посещать торговые точки, занимающиеся сбытом ваших товаров, например оптовую базу, магазин розничной торговли или собственный филиал, чтобы быть в курсе происходящего;

• • периодически встречаться с нынешними и потенциальными поставщиками, чтобы знать, что у них происходит;
• • посещать крупные отраслевые выставки, чтобы иметь информацию о конкурентах;
• • выезжать в другие страны специально для того, чтобы встретиться с зарубежными конкурентами, или найти нового поставщика, или оценить благоприятные возможности для экспорта, или самому выяснить, что там происходит;
• • слушать, что говорят о конкурентах менеджеры по сбыту;
• • расспрашивать своих клиентов об их благоприятных возможностях и трудностях, чтобы быть в состоянии откликнуться на их нужды.

Эффективный менеджер

Как памятку следует держать перед глазами 10 качеств, являющихся, согласно исследованиям, признаками эффективного управляющего:

• (1) Четко указывать направление.
• (2) Не только говорить, но и слушать.
• (3) Демонстрировать честность.
• (4) Подбирать способных людей.
• (5) Учить и поддерживать подчиненных.
• (6) Давать объективную оценку.
• (7) Осуществлять постоянный контроль.
• (8) Понимать финансовые последствия решений.
• (9) Поощрять новые идеи и новшества.
• (10) Отдавать четкие приказы, когда необходимо.