Телефон

Вы должны научиться использовать телефон с максимальной пользой для себя, чтобы эффективно распоряжаться своим временем и достигать нужных вам результатов.

Вашим правилом должно стать: отвечаю на звонки только тогда, когда я хочу, и говорю с теми, с кем я хочу. Менеджеры, эффективно управляющие своим временем, неизменно руководствуются принципом не отвечать на входящие звонки, а «возвращать» их (т.е. звонить тогда, когда им удобно и они подготовлены к разговору).

Основное правило—не отвечать на телефонные звонки во время:

  • • беседы,
  • • неформального совещания,
  • • встречи с клиентом или поставщиком,
  • • официального совещания,
  • • иной важной работы.

Телефонные разговоры лучше сгруппировать на определенный период рабочего дня и перед каждым звонком подумать о его цели. Следует сократить потери времени на поиски и набор номеров, а также звонки справочного характера, максимально используя работу помощника. При этом целесообразно предоставить ему список нужных абонентов, а не просить о каждом соединении.

Помощник должен также систематически отслеживать изменения телефонных номеров ваших абонентов и отмечать самое удобное время для звонка.

Кроме того, помощник должен принимать входящие звонки (выясняя их цель) и отвечать на рутинные вопросы либо переадресовывать звонки по назначению. Если вас нет в офисе или вы не хотите отвечать на звонок, он должен принять сообщение и выяснить, когда лучше перезвонить.

Любителей поболтать следует сдерживать, сказав, что у вас есть лишь несколько минут (и перезванивать им в обеденный перерыв или после окончания рабочего дня, когда они, скорее всего, не отнимут у вас много времени).

Личная мотивация

Крайне важно овладеть приемами самомотивации, поскольку без этого вы не только не достигнете поставленных целей, но и не сумеете побуждать других помогать вам в их достижении.

Ниже представлен контрольный список по самомотивации (который надо использовать всякий раз, когда вы чувствуете, что ваша мотивация ослабевает).

Контроль самомотивации

  • • Сфокусируйте внимание на целях и отодвиньте трудности на задний план.
  • • Относитесь к проблемам как к благоприятным возможностям.
  • • Станьте «результатоголиком», а не «трудоголиком».
  • • Устанавливайте сроки исполнения.
  • • Делайте то, что важно, а не то, что представляется срочным.
  • • Выделяйте время на обдумывание.
  • • Развивайте внерабочие увлечения и виды деятельности.
  • • Выпишите ваши опасения/проблемы/разочарования и способы их преодоления.
  • • Не откладывайте трудную работу — начните день с нее или зафиксируйте время для ее выполнения.

В целом, сфера самомотивации требует отдельного изучения, однако если вы столкнулись с реальной перспективой мотивационного кризиса, то следует вернуться к главе «Высокие результаты» и попытаться сконцентрироваться на том, чего вы хотите достичь.

Помните также, что левое полушарие мозга может «конфликтовать» с правым. Вам нужно стараться преодолевать определенные мотивационные трудности, используя возможности одного полушария для компенсации помех, порождаемых другим.

Ниже приведено сравнение характеристик левого и правого полушарий.

Левое полушарие

  • (доминирующая сторона) контролирует:
  • • правую часть тела,
  • • речь,
  • • рациональное, контролируемое,
  • • логическое,
  • • чтение, письмо,
  • • названия,
  • • математическое/научное.

Правое полушарие

контролирует:

  • • левую часть тела,
  • • бессловесное,
  • • нерациональное, эмоциональное,
  • • интуитивное, творческое,
  • • узнавание лиц,
  • • артистизм, музыка, песни, понимание юмора.

Полезной методикой, позволяющей «изменить ход мыслей» относительно какой-либо ситуации, особенно когда вы чувствуете ослабление мотивации, является изменение негативного образа мышления на позитивный.

НЕГАТИВНЫЙ ПОДХОД

  • • Я не могу.
  • • Мне следовало бы.
  • • Я надеюсь.
  • • Это не моя вина.
  • • Это проблема.
  • • Это трудно.
  • • Если бы только.
  • • Это ужасно.
  • • Что я могу сделать?

ПОЗИТИВНЫЙ ПОДХОД

  • • Я не буду.
  • • Я мог бы.
  • • Я знаю.
  • • Я отвечаю за это.
  • • Это благоприятная возможность.
  • • Это вызов.
  • • В следующий раз я буду.
  • • Это ошибки, на которых учатся.
  • • Я знаю, что могу справиться.

Знание бизнеса

Эффективному менеджеру необходимо постоянно совершенствовать свои знания в избранной области бизнеса и сопряженных сферах. Для этого следует:

  • • регулярно читать профессиональную прессу;
  • • использовать Интернет для получения информации о конкурентах, поставщиках и клиентах;
  • • просматривать деловые страницы соответствующих газет в поисках событий, которые могут затронуть ваш бизнес;
  • • поддерживать связи с соответствующими кафедрами вузов и отраслевыми научно-исследовательскими институтами;
  • • обязательно использовать возможность встречи с важными клиентами, даже если вы уже не имеете непосредственного отношения к продажам;
  • • периодически посещать торговые точки, занимающиеся сбытом ваших товаров, например оптовую базу, магазин розничной торговли или собственный филиал, чтобы быть в курсе происходящего;
  • • периодически встречаться с нынешними и потенциальными поставщиками, чтобы знать, что у них происходит;
  • • посещать крупные отраслевые выставки, чтобы иметь информацию о конкурентах;
  • • выезжать в другие страны специально для того, чтобы встретиться с зарубежными конкурентами, или найти нового поставщика, или оценить благоприятные возможности для экспорта, или самому выяснить, что там происходит;
  • • слушать, что говорят о конкурентах менеджеры по сбыту;
  • • расспрашивать своих клиентов об их благоприятных возможностях и трудностях, чтобы быть в состоянии откликнуться на их нужды.

Эффективный менеджер

Как памятку следует держать перед глазами 10 качеств, являющихся, согласно исследованиям, признаками эффективного управляющего:

  • (1) Четко указывать направление.
  • (2) Не только говорить, но и слушать.
  • (3) Демонстрировать честность.
  • (4) Подбирать способных людей.
  • (5) Учить и поддерживать подчиненных.
  • (6) Давать объективную оценку.
  • (7) Осуществлять постоянный контроль.
  • (8) Понимать финансовые последствия решений.
  • (9) Поощрять новые идеи и новшества.
  • (10) Отдавать четкие приказы, когда необходимо.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >