Бухгалтерский учет денежных средств учреждений

  • 3.1. Учет наличных денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе / 3.2. Учет денежных средств на лицевых счетах в органах казначейства /
  • 3.3. Учет операций с денежными средствами на счетах в банках / 3.4. Учет финансовых вложений

Учет наличных денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе

Для формирования информации о наличии и движении денежных средств учреждений применяются следующие группы счетов:

  • 20110 «Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства»;
  • 20120 «Денежные средства на счетах учреждения в кредитной организации»;
  • 20130 «Денежные средства в кассе учреждения».

Денежные средства учреждения учитываются на счете, содержащем соответствующий аналитический код группы синтетического счета и вида синтетического счета объекта учета:

  • 1 «Денежные средства учреждения на счетах»;
  • 2 «Денежные средства учреждения, размещенные на депозиты»;
  • 3 «Денежные средства учреждения в пути»;
  • 4 «Касса»;
  • 5 «Денежные документы»;
  • 6 «Аккредитивы»;
  • 7 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте». Основные задачи учета денежных средств государственных
  • (муниципальных) учреждений представлены на рис. 3.1.

Для расчетов наличными денежными средствами любая организация независимо от организационно-правовой формы должна

3.1. Учет наличных денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе

Основные задачи бухгалтерского учета денежных средств

Рис. 3.1. Основные задачи бухгалтерского учета денежных средств

иметь кассу. Наличные денежные средства могут поступать в кассу учреждения, в частности, в следующих случаях:

  • • для выплаты заработной платы работникам учреждения, социальных пособий, стипендий и т.п., а также депонированных сумм;
  • • для выдачи под отчет на административно-хозяйственные, командировочные расходы и при возврате не использованных работниками подотчетных сумм;
  • • наличной оплаты оказанных учреждением платных услуг, выполненных платных работ, за реализованную продукцию и другие активы;
  • • в счет возмещения причиненного учреждению ущерба;
  • • во временное распоряжение и при возврате собственникам.

Наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между

юридическими лицами в рамках одного договора возможны в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов (Указания Банка России № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

При реализации товаров, работ, услуг необходимо применять контрольно-кассовую технику (ККТ), которая должна быть зарегистрирована в налоговых органах.

В соответствии с Указаниями Банка России РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами...» организациям и учреждениям необходимо утвердить распорядительный акт об установленном лимите остатка наличных денег. Этими указаниями предусмотрено два варианта расчета лимита.

1. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо — ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле

где L — лимит остатка наличных денег в рублях; V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями); Р — расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при этом могут быть приняты во внимание периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица); Nc период между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Этот период не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором нет банка, — 14 рабочих дней. В случае действия обстоятельств непреодолимой силы 7V определяется после прекращения действия этих обстоятельств. Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня равен трем рабочим дням. При определении Nc могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

  • 3.1. Учет наличных денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе
  • 2. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо — ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле

где R объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитывает наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях); Nn период между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Этот период не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором нет банка, — 14 рабочих дней. В случае действия обстоятельств непреодолимой силы Nn определяется после прекращения действия этих обстоятельств.

Пример 3.1

В учреждении установлена шестидневная рабочая неделя (выходной день — воскресенье). Сумма наличных, выданных учреждением, составила:

  • • за 19 октября 2015 г. — 470 000 руб. (наибольшая сумма выданных за день наличных, но из них 200 000 руб. — заработная плата);
  • • за период с 1 сентября 2015 г. по 4 сентября 2015 г. — 680 000 руб. (3 сентября — только заработная плата в сумме 320 000 руб.).

Наибольший промежуток между визитами в банк, находящийся в том же городе, для получения наличных — девяти рабочих дней. Количество рабочих дней между снятием наличных по чеку равно 7 (9 дн. > 7 дн.). Лимит остатка кассы будет зависеть от того, какой период взять в качестве расчетного.

Вариант 1. Если в качестве расчетного периода взять один день — 19 октября 2015 г., лимит остатка кассы составит 1 890 000 руб. (470 000 руб. — 200 000 руб. : 1 дн. х 7 дн.).

Вариант 2. Если в качестве расчетного периода взять период с 1 сентября 2015 г. по 4 сентября 2015 г., составляющий три рабочих дня (2 сентября 2015 г. — воскресенье), лимит остатка кассы равен 840 000 руб. (680 000 руб. — 320 000 руб.: 3 дн. х 7 дн.).

Лимит для вновь созданного учреждения, которое не планирует получать наличную выручку, можно определить исходя из ожидаемых наличных трат (п. 2 приложения к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Рассчитанный лимит согласовывать с банком не нужно, его утверждает только руководитель учреждения и его соблюдение контролируют налоговые органы. За накопление в кассе учреждения наличных денег сверх установленного лимита налоговый орган может наложить одновременно два штрафа (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ; п. 4 письма ФНС России от 9 июля 2014 г. № ЕД-4-2/13338):

  • • на организацию — в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
  • • на руководителя — в размере от 4000 до 5000 руб.

Для проведения кассовых выплат бюджетное учреждение представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания в электронном виде или на бумажном носителе следующие платежные документы:

  • • заявку на кассовый расход;
  • • заявку на кассовый расход (сокращенную);
  • • заявку на получение наличных денег;
  • • заявку на возврат;
  • • заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту.

Кассовые выплаты за счет средств, предоставленных федеральным бюджетным учреждениям в виде целевых субсидий, проводятся после проверки органом Федерального казначейства документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, и соответствия содержания операции кодам КОСГУ и целям предоставления субсидии.

Заявка представляется отдельно по каждому лицевому счету и виду средств, за счет которых должны совершаться операции по обеспечению денежными средствами. Одновременно с заявкой учреждение представляет в орган Федерального казначейства денежный чек, оформленный отдельно на каждую заявку. Для получения денежных чековых книжек учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявление на получение денежных чековых книжек.

Полученные наличные денежные средства поступают в кассу учреждения, что оформляется приходным кассовым ордером.

Выдача из кассы денежных средств оформляется расходными кассовыми ордерами. Приходные и расходные кассовые ордера фиксируются в журнале их регистрации.

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведет кассир в книге учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий. При выдаче наличных денег под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам.

С 1 ноября 2014 г. учреждения могут сдавать наличные деньги для зачисления сумм денежных средств на банковские счета через автоматическое приемное устройство. Подтверждением данной операции служит распечатка автоматического приемного устройства, в которой содержится информация об учреждении, кредитной организации, идентификаторе автоматического приемного устройства, дате и времени вложения наличных денег в автоматическое приемное устройство, банковском счете и сумме вложенных наличных денег.

Кассовые операции как в валюте РФ, так и в иностранных валютах учитываются в кассовой книге, причем поступление и расходование наличной иностранной валюты — на отдельных листах кассовой книги по видам иностранных валют. Записи в кассовой книге выполняет кассир сразу после получения или выдачи денег по каждому кассовому приходному и расходному ордеру. Кассовая книга должна быть прошнурована и опечатана сургучной (мастичной) печатью, а количество листов в ней заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера. При автоматизированном способе совершения кассовых операций должно быть обеспечено соблюдение установленных правил ведения кассовой книги.

При оказании услуг населению могут использоваться бланки строгой отчетности — квитанции. Наличные денежные средства принимаются в кассу от физических лиц по приходным кассовым ордерам и квитанциям. Если наличные денежные средства принимают уполномоченные лица, которые назначены приказом руководителя, то они ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

Документооборот по расходованию наличных денежных средств представлен на рис. 3.2 на примере казенного учреждения г. Нижний Новгород.

Накануне дня получения наличных денежных средств получатель представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег в двух экземплярах (1), одновременно с заявкой получатель средств представляет в орган Федерального казначейства денежный чек (2).

На следующий день бюджетное учреждение представляет чек в РКЦ района г. Нижнего Новгорода, где по этому чеку получает наличные денежные средства (3). РКЦ выдает ОФК выписку со счета расходов (4), затем ОФК выдает мемориальный ордер и выписку с лицевого счета бюджетного учреждения (5).

Расходование бюджетных средств наличными через кассу

Рис. 3.2. Расходование бюджетных средств наличными через кассу

Для учета движения и наличия денежных средств, находящихся в кассе в валюте РФ и в иностранной валюте, предусмотрен счет 20134 «Касса».

Для учета учреждением временных кассовых разрывов (это период времени с момента списания денежных средств с лицевого счета до момента их оприходования в кассу учреждения) по операциям с наличными денежными средствами предусмотрен счет 21003 «Расчеты с финансовыми органами по наличным денежным средствам».

Бухгалтерские записи по учету наличных денежных средств в кассе бюджетного учреждения представлены в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Корреспонденция счетов бухгалтерского учета по счету «Касса»

Содержание операции

Дебет

Кредит

1. Оприходованы в кассу денежные средства, полученные по чеку с лицевого счета, открытого учреждению в органе казначейства, на расходы учреждения

20134510

21003660

2. Оприходованы денежные средства в иностранной валюте в кассу бюджетного учреждения со счета в кредитной организации

20134510

20127610

3. Оприходованы в кассу денежные средства, возвращенные работниками учреждения в качестве остатка неиспользованных подотчетных сумм, выданных на хозяйственные и командировочные расходы, а также в сумме остатков невыплаченных заработной платы, пособий, пенсий, стипендий

20134510

20800660

4. Оприходованы в кассу суммы пожертвований, грантов

Здесь в 18-м разряде кода счета бухгалтерского учета указывается код вида финансового обеспечения (деятельности) 2 — приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения)

20134510

20581660

5. Оприходованы в кассу возвращенные займы, ссуды, предоставленные согласно законодательству РФ, а также поступившие штрафы, пени, проценты, начисленные по ним

Здесь в 18-м разряде кода счета бюджетного учета указывается код вида финансового обеспечения (деятельности) 2 — приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения)

20134510

20714640

  • 6. Оприходованы в кассу учреждения денежные средства, поступившие:
    • • от собственности
    • • в счет погашения дебиторской задолженности за выполненные работы и оказанные услуги
    • • от операций с основными средствами

20134510

  • 20521660,
  • 20531660,
  • 20571660

Продолжение табл. 3.1

Содержание операции

Дебет

Кредит

7. Оприходованы денежные средства в кассу учреждения в возмещение материального ущерба виновного лица за нефинансовые активы

20134510

20970660

8. Оприходованы в кассу денежные средства, поступившие во временное распоряжение учреждения, которые подлежат возврату при наступлении определенных условий

Здесь в 18-м разряде кода счета бюджетного учета указывается код вида финансового обеспечения (деятельности) 3 — средства во временном распоряжении

20134510

30401730

9. Оприходованы денежные средства в кассу учреждения в возмещение недостачи денежных средств, выявленной в ходе проведения инвентаризации имущества, поступившие от виновного лица

20134510

20981660

10. Оприходованы в погашение материального ущерба в кассу учреждения денежные средства, поступившие от виновного лица, за недостачу иных финансовых активов, выявленную в ходе проведения инвентаризации имущества

20134510

20982660

11. Из кассы учреждения сданы денежные средства на лицевой счет учреждения, открытый в органе казначейства. Данные суммы относятся на восстановление кассовых расходов учреждения

21003560

20134610

12. Из кассы учреждения по назначению выданы денежные средства во временном распоряжении Здесь в 18-м разряде кода счета бюджетного учета указывается код вида финансового обеспечения (деятельности) 3 — средства во временном распоряжении

30401830

20134610

13. Из кассы учреждения выданы денежные средства в счет погашения задолженности по оплате труда, денежному довольствию военнослужащих

30211830

20134610

14. Из кассы учреждения выданы денежные средства в счет погашения задолженности по прочим выплатам

30212830

20134610

15. Из кассы учреждения выданы денежные средства в счет погашения задолженности по стипендиям

30291830

20134610

Окончание табл. 3.1

Содержание операции

Дебет

Кредит

16. Из кассы учреждения выданы денежные средства в счет погашения задолженности по оплате труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера за оказание услуг связи

30221830

20134610

17. Из кассы учреждения выданы денежные средства в счет погашения задолженности по оплате труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера за оказание транспортных услуг

30222830

20134610

18. Из кассы учреждения выданы денежные средства в счет погашения задолженности по оплате труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера за оказание коммунальных услуг

30223830

20134610

19. Из кассы учреждения выданы денежные средства в счет погашения задолженности по оплате труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера за оказание услуг по содержанию имущества

30225830

20134610

20. Из кассы учреждения выданы денежные средства в счет погашения задолженности по оплате труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера за оказание прочих работ, услуг

30226830

20134610

21. Из кассы учреждения выданы денежные средства в счет погашения задолженности по оплате труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера за прочие расходы

30291830

20134610

22. Из кассы учреждения выданы денежные средства в счет погашения задолженности по выплате сумм, ранее учтенных как депонированные

30402830

20134610

23. Оприходованы в кассу денежные средства, полученные с использованием банковской карты, на основании чека банкомата

20134510

21003660

3. Бухгалтерский учет денежных средств учреждений Денежные документы

В кассе бюджетных учреждений хранятся денежные документы, к которым относятся:

  • • талоны на нефтепродукты;
  • • пластиковые карты на бензин, дизельное топливо;
  • • талоны на питание;
  • • санаторно-курортные путевки на лечение и отдых сотрудников учреждения и членов их семей;
  • • авиационные и железнодорожные билеты;
  • • единые проездные билеты;
  • • проездные билеты на отдельные виды транспорта;
  • • карты экспресс-оплаты мобильной связи, доступа в Интернет, IP-телефонии междугородных, международных переговоров;
  • • полученные извещения на почтовые переводы;
  • • марки (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины и др.);
  • • маркированные конверты и т.п.

Такие документы учитываются на счете 20135 «Денежные документы»[1].

Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются фондовыми приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами. Эти кассовые ордера фиксируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от операций с наличными денежными средствами.

Аналитический учет денежных документов ведут по видам в карточке учета средств и расчетов, синтетический учет операций с денежными документами — в журнале по прочим операциям.

Бухгалтерские записи по учету денежных документов представлены в табл. 3.2.

3.1. Учет наличных денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе Таблица 3.2. Корреспонденция счетов по счету «Денежные документы»

Содержание операции

Дебет

Кредит

  • 1. Учреждением на основании приходного кассового ордера приняты к бухгалтерскому учету денежные документы:
    • • путевки
    • • почтовые марки, маркированные конверты
    • • железнодорожные, авиационные билеты
    • • талоны на бензин, масло и т.д.

20135510

30213730, 30221730, 30222730, 30234730 и ДР-

2. Учреждением на основании расходного кассового ордера выданы денежные документы под отчет работникам (соответственно см. выше)

20813560, 20821560, 20822560, 20826560 и др.

20135610

3. Учреждением на основании приходного кассового ордера приняты к бухгалтерскому учету денежные документы в порядке расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами)

20135510

30404510

4. Учреждением на основании акта о приеме-передаче приняты к бухгалтерскому учету денежные документы, поступившие в безвозмездном порядке от государственных учреждений, организаций

20135510

40110180

5. Учреждением приняты к бухгалтерскому учету денежные документы в порядке возмещения виновными лицами ущерба в натуральной форме

20135510

40110172

6. Учреждением приняты к бухгалтерскому учету излишки денежных документов, обнаруженные при инвентаризации, согласно акту о результатах инвентаризации

20135510

40110180

7. Учтена безвозмездная передача денежных документов между головным учреждением и обособленными подразделениями (филиалами)

30404610

20135610

8. Учтена безвозмездная передача денежных документов в рамках приносящей доход деятельности, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям

Здесь в 18-м разряде кода счета бухгалтерского учета указывается код вида финансового обеспечения (деятельности) 2 — приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения)

40120241

20135610

Окончание табл. 3.2

Содержание операции

Дебет

Кредит

9. Учтена безвозмездная передача денежных документов организациям, за исключением государственных и муниципальных

40120242

20135610

10. Списаны с бухгалтерского учета денежные документы в результате выявленных недостач, их хищений и порчи

40110172

20135610

11. Списаны с бухгалтерского учета денежные документы по причине уничтожения, порчи в результате форс-мажорных обстоятельств

40120273

20135610

  • [1] В составе денежных документов нс отражаются путевки, полученные учреждениями от региональных отделений ФСС, а также путевки, полученные безвозмездно отобщественных, профсоюзных и других организаций. Эти путевки учитываются на забалансовом счете 08 «Путевки неоплаченные», при этом они должны храниться в кассенаравне с другими денежными документами.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >