Учет расчетов с подотчетными лицами

Наличные денежные средства выдаются под отчет только сотрудникам, работающим в учреждении. Подотчетными лицами нужно считать работников учреждения, получивших денежные средства из кассы авансом. Денежные средства под отчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению.

Расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам учитывают на счете 20800 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе аналитических счетов. Информацию для распределения по аналитическим счетам берут из заявления о выдаче сумм под отчет работника, на котором бухгалтерия проставляет коды статей КОС ГУ.

Расчеты с подотчетными лицами группируются в разрезе видов выплат, утвержденных планом ФХД по аналитическим группам синтетического учета объекта бухгалтерского учета:

  • 20810 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда»;
  • 20820 «Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам»;
  • 20830 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
  • 20860 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
  • 20890 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов.

Под отчет денежные средства из кассы могут быть выданы:

  • • на командировочные расходы;
  • • на операционные и хозяйственные расходы;
  • • на представительские расходы.

Остановимся подробнее на каждом виде расходов.

Командировочные расходы

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ; далее — ТК РФ). Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Срок командировки работодатель определяет с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только сотрудник, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность сотрудника, с которым заключен договор гражданско-правового характера (например, договор подряда, договор поручения), командировкой не считается. Если данному сотруднику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору, а не командировочными расходами.

В командировки не могут быть направлены:

  • • беременные женщины;
  • • сотрудники, не достигшие 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов);
  • • сотрудники, работающие по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой).

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что им это не запрещено медицинскими рекомендациями. Кроме того, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ). Такие же права предоставляются работникам, имеющим детей-ин- валидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, которые осуществляют уход за больными членами их семей в соответствии с медицинскими заключениями.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

Вопрос о явке на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с руководителем учреждения.

Труд работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплачивается в соответствии с российским трудовым законодательством.

С 8 января 2015 г. фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам.

Гарантии командированным работникам. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов, связанных со служебной командировкой[1].

Командированному сотруднику оплачиваются (ст. 168 ТК РФ):

  • • расходы по найму жилого помещения;
  • • расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  • • суточные;
  • • другие расходы. Например, оплата услуг связи или почты, произведенная с разрешения или ведома работодателя.

При переезде работника на работу в другую местность по предварительной договоренности с работодателем он (работодатель) обязан возместить работнику:

  • • расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
  • • расходы, связанные с обустройством на новом месте жительства.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Однако для правильной организации и ведения бухгалтерского учета командировочных расходов необходимо учитывать размеры, установленные постановлениями Правительства РФ.

Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 729 установлено, что возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

а) расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки;

б) расходов на выплату суточных — 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

При направлении работника в место командировки, из которого он имеет возможность вернуться в тот же день домой, суточные ему не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из командировки в каждом конкретном случае решает руководитель организации (п. 11 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749н).

Во время временной нетрудоспособности работника ему выплачиваются суточные на протяжении всего времени, пока он не может по состоянию здоровья выполнять возложенную на него работу или вернуться к месту постоянного жительства. Однако временная нетрудоспособность должна быть удостоверена в соответствующем порядке.

Необходимо помнить, что в налоговом законодательстве предусмотрены суточные в пределах:

  • 700 руб. — за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • 2500 руб. — за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Возмещаются также расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

  • • железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • • водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • • воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
  • • автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
  • • при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:
  • • железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • • водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • • автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

  • [1] Средний заработок, сохраняемый за время командировки, рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработнойплаты, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >