ВВЕДЕНИЕ

В современном мире огромное внимание уделяется качеству и правильности составления документа. Ни одно современное предприятие не обходится без документального оформления своей деятельности. Исходя из этого важнейшим направлением управленческой деятельности является организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельно взятого предприятия, организации, учреждения.

Очень многое зависит от качества и правильности оформленных документов, и поэтому для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов. В этой связи к 2000 г. более чем в 30 вузах Российской Федерации развернулась подготовка кадров высшей квалификации — документоведов, изучающих такой предмет, как «Документационное обеспечение управления».

А что такое «документ»? Какими бывают документы?

Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.

В различных науках существует свое определение понятия «документ». В юриспруденции под документом понимается письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (свидетельство о рождении и т.д.). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чем-либо.

Как мы уже определили, документ — это объект, несущий в себе определенную информационную нагрузку. Одновременно он выполняет несколько функций, среди которых выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

• • информационная: документ создается для фиксирования и хранения информации;
• • социальная: документ является социально значимым, так как олицетворяет ту или иную социальную потребность;
• • коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры (отделами, учреждениями...);
• • культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

• • управленческая: этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др.), которые специально создаются для целей управления;
• • правовая: правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (использование в целях доказательства любого документа);
• • функция исторического источника: документ может выступать в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов.

Документ имеет юридическую силу. Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Документы создаются по различным вопросам, различного содержания и в больших объемах. Классификацией документов, определением способа их создания и обработки занимается документоведение.

Обобщают и различают документы:

• 1) по назначению:
  • • организационные (должностная инструкция, положение, штатное расписание, устав, коллективный договор);
  • • распорядительные (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);
  • • информационно-справочные (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);
• 2) по содержанию:
  • • научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчеты и описания);
  • • правовые (постановления, указы, договоры и др.);
  • • управленческие (приказы, директивы) и др.;
• 3) по времени создания:
  • • первичные (накладная, карта хронометража и т.д.);
  • • вторичные (рефераты, пояснения, бухгалтерская отчетность и т.д.);
• 4) по способу изготовления: рукописные; машинописные; печатные (журнал, буклет, книга);
• 5) по типу содержания: текстовые; иконические (графические); идеографические (схемы, карты, ноты); аудиальные; мультимедийные;
• 6) по месту издания: внутренние; внешние.
• 7) по уровню секретности: несекретные; секретные; с разным уровнем секретности;
• 8) по направлению: входящие; исходящие;

• 9) по распространению: опубликованные; неопубликованные; непубликуемые; промежуточные;
• 10) по способу представления (носители): электронные; на бумажных носителях.
• 11) по необходимости привлечения технических средств:
  • • человекочитаемые;
  • • машиночитаемые — форма, коренным образом отличается от традиционно привычной формы документа. Обработка ее происходит с применением компьютерных технологий в рамках систем управления электронными документами (Electronic Document Management Systems — EDMS)
• 12) no видам обработки:
  • • семантические (перевод, реферирование, аннотирование);
  • • несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы, объединенные по направленности, смыслу, применяемости и т.д. называются документацией.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Так, например, в бухгалтерском учете существует пять основных этапов документооборота:

• 1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.
• 2. Передача документа в бухгалтерию.
• 3. Проверка принятого документа бухгалтером по форме, содержанию и арифметическая проверка.
• 4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
  • • таксировку (расценку);
  • • группировку;
  • • контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов).
• 5. Сдача документа на хранение в архив.

В современном, постоянно прогрессирующем обществе особое значение придается электронному документу. В соответствии с этим было принято Постановление Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)"». Оно было принято с целью установления на законодательном уровне правовых основ документирования, организации работы с документами, их хранения на базе новых информационных технологий для обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций.

Система электронного документооборота — организационнотехническая система, обеспечивающая и контролирующая процесс создания, хранения документа и полный контроль над документооборотом, осуществление обмена информацией, управляющая доступом к электронным документам внутри организации и за ее пределами.

Основные принципы действия электронного документооборота:

• • однократная регистрация документа, позволяющая идентифицировать документ в данной системе;
• • непрерывность движения документа и возможность контроля на любой стадии процесса за его исполнителем;
• • возможность параллельного выполнения операций, повышение оперативности работы над документом;
• • единая документальная информационная база, позволяющая избежать возможность дублирования документов;
• • эффективная система поиска документа по имеющейся минимальной информации о нем;

Передача документов с аналогом собственноручной подписи между организациями при помощи факсов, электронной почты и иных средств допускается при наличии электронно-цифровой подписи (ЭЦП) либо письменного соглашения между организациями (в соответствии с действующим законодательством). В остальных случаях передача должна сопровождаться бумажным документом, оформленным в соответствии со стандартными требованиями. Порядок применения ЭЦП определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Что же такое документационное обеспечение управления?

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это деятельность аппарата управления компании, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

История возникновения данной дисциплины уходит своими корнями в далекое прошлое. Практическое документоведение возникло еще в XVI-XVII вв. с появлением науки о развитии письменности (палеографии) и науки, изучающей форму и содержание правовых актов (дипломатики). Научная же заинтересованность и появление специальностей, связанных с документоведением — сравнительно молодое направление. У истоков современного документационного обеспечения управления стояло архивоведение.

Правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления, стали зарождаться уже с начала XVIII в., когда многие формы документов были закреплены законодательными актами. В первой половине XIX в. предпринимаются первые попытки подойти к этому вопросу с научной точки зрения. В своих работах Н. Варадинов и В. Вельдбрехт впервые предложили ввести правила составления документов на основании законодательных актов.

Вплоть до революции 1917 г. исследования в области документо- ведения не получили сколько-нибудь серьезного продолжения, за исключением, пожалуй, работ инженера-путейца И.И. Рихтера. Автор предпринял небезуспешную попытку классификации «делопроизводства и делохранения казенных железных дорог».

Начиная с 1920 г. к этому вопросу стали подходить более серьезно. В Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления и в этот же период возникло несколько школ управленческой мысли: школа А.К. Гастева (Центральный институт труда), направление П.М. Керженцева, школа Е.Ф. Розмирович (Институт техники управления при Наркомате рабоче-крестьянской инспекции СССР).

Но работа в данном направлении велась не только в России. Поль Отле с своим коллегой Анри Лафонтеном создал крупнейшую базу печатных материалов (в том числе небиблиотечных) — Универсальную десятичную классификацию, являющуюся одним из наиболее выдающихся примеров фасеточной классификации.

Развитие науки создало ряд неудобств и привлекло к себе негативное внимание со стороны правящих кругов: изучение и развитие до- кументоведения привело к существенным изменениям во всех сферах жизни общества. Процесс был свернут и сопровождался массовыми политическими репрессиями. Это в значительной мере отразилось на научных и управленческих кадрах, отбросив и притормозив процесс развития на несколько лет. Только отдельные направления, такие как совершенствование системы учета советских граждан, введение паспортной системы, а также те, которые проводились некоторыми крупными ведомствами (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и т.п.) избежали данной участи.

В начале 1930-х гт. в Москве был открыт Государственный историко-архивный институт (МГИАИ). Основной задачей его создания была подготовка специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а в последствии — и работников государ- ^{[1] [2]}

ственного делопроизводства. В МГИАИ в рамках учебной дисциплины «Теория и практика архивного дела» появился учебный курс «Общее делопроизводство», а с 1942 г. уже возник самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР». Сам термин «до- кументоведение» впервые появился в 1943 г. И уже в связи с появлением учебного курса «История и организация делопроизводства в СССР» изучение проблем документоведения приобрело новое дыхание. Это стимулировало ученых вновь направить свою деятельность на работу в этом направлении и исследовать данную проблему с большим интересом. В 1960-е гг. документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной и в 1969 г. вносится в номенклатуру специальностей научных работников, а уже в 1966 г. создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Начиная с середины XX столетия, в связи с бурным развитием наук об информации, документация стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом значительно расширилось само понятие управления. Исходя из этого можно считать 1960- 70-е гг. поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало разработке системного подхода в исследованиях документоведения было положено фундаментальными работами Г.Г. Воробьева. Прежде всего стоит обратить внимание на его труд «Документ: информационный анализ», опубликованный в 1973 г., который способствовал появлению публикаций В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко^[3], В.И. Кокорева ^{[4] [5], Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов, тем самым ознаменовав начало нового этапа в развитии отечественного документоведения.}

В связи со сменой политического и экономического строя в России и входом в мировое информационное пространство в работе с документами стали широко применяться новейшие компьютерные технологии. Уже начиная с этого периода работа по усовершенствованию документоведения получает новые направления: информационнодокументационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и др. Дальнейшее развитие документоведения тесно связано с постоянно возрастающими социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.

После изучения курса «Документационное обеспечение управления» выпускник должен

знать:

• • тенденции развития информационно-документационного обеспечения с применением новых технологий;
• • закономерности документообразования;
• • системы хранения текущей и ретроспективной документации;
• • законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;
• • критерии и принципы оценки ценности документов и порядок определения сроков их хранения;
• • новейшие информационные технологии;
• • современные технические средства управления;
• • основы развития и проектирования рациональных систем документационного обеспечения управления, методы и оценки эффективности проектирования документационного обеспечения управления;

уметь:

• • разрабатывать организационные и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;
• • составлять и оформлять любые виды документов;
• • проектировать унифицированные формы документов;
• • проектировать унифицированные системы документации, осуществлять их внедрение и ведение в условиях автоматизированных технологий;
• • выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;
• • анализировать состояние документационного обеспечения управления конкретной организации;
• • составлять техническое задание на проектирование систем информационно-документационного обеспечения деятельности конкретной организации;

• • разрабатывать проектные решения по совершенствованию документационного обеспечения управления в целом (или ее отдельных составных частей);
• • разрабатывать и внедрять новейшие информационные технологии в организации;
• • организовывать контроль за исполнением;
• • проводить экспертизу ценности документов, подготавливать их к архивному хранению или уничтожению;
• • руководить службой документационного обеспечения управления и совершенствовать организацию ее работы;
• • владеть методами анализа и проектирования систем документации, управления ими, подготавливать управленческое решение;
• • осуществлять социально-психологическое регулирование в трудовых коллективах, разрабатывать программы и планы социального развития;

владеть:

• • методами сбора, анализа, проектирования систем документационного обеспечения управления;
• • методикой унификации и стандартизации управленческих документов;
• • методами проектирования автоматизированных систем учета, регистрации, контроля и информационно-справочной работы по документам организации;
• • методикой составления классификационных справочников;
• • критериями проведения экспертизы ценности документов и определения сроков их хранения;
• • навыками технической обработки документов для сдачи в архив;
• • методами расчета экономической эффективности проектируемых систем.

• [1] Варадинов Н.В. Делопроизводство или теоретическое и практическоеруководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличномуписьмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловыхбумаг и к ведению самых дел, с приложением к оным образцов и форм. СПб.,1857; Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловыхбумаг и актов, по данным формам и образцам. Второе, по современному законодательству измененное издание. СПб., 1873.
• [2] Вельдбрехт В. Общие основания русского делопроизводства с приложением основных его форм. СПб., 1854.
• [3] 2 Банасюкевич В.Д. Классификация форм и информации организационнораспорядительной документации // Внедрение Унифицированной системыорганизационно-распорядительной документации (УСОРД) в условиях АСУи традиционных методов управления: тез. докладов и сообщенийВсесоюзного совещания (Москва, 20-22 октября 1976 г.). М., 1977. С. 48-59;Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник(на материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971—1975 годы): автореф. дис. к. ист. наук. М., 1977. 19 с.; Банасюкевич В.Д.Функции управленческих документов // Терминологические проблемы вобласти документоведения и архивоведения: тез. сообщ. к теорет. семинару(январь 1974). М„ 1973. С. 35^12.
• [4] Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение.Документ и системы документации: учеб, пособие / МГИАИ. М., 1977. 83 с.
• [5] 1 Кокорев В.И. Основы стандартизации в информационных системах:учебник. М.: Изд-во стандартов, 1988.